docbox - Elektronische Dienstleistungen

Diese Beschreibung betrifft nur den Installationstyp 3.

Allgemeines

Die Schnittstelle docbox vernetzt Ärzte, Ärztegesellschaften, Pharmafirmen, Spitäler und Patienten und erlaubt, verschiedene Planungs- und Kommunikationsaufgaben schnell und einfach zu erledigen. Die Schnittstelle unterstützt als Gegenstelle für den Datenaustausch die Infrastruktur von docbox (visionary AG). Die Komponenten ermöglichen ausserdem den Zugang zur Webplattform von docbox und der dort durch docbox bereitgestellten Funktionalitäten (unabhängig von der Vitodata AG). Die wichtigsten Dienstleistungen:

Elektronischer Datenaustausch Mein Patient: Patienten elektronisch an Spitäler und Ärzte überweisen sowie Dateien (Bilder, Dokumente) empfangen und patientenspezifisch ablegen;

Terminvereinbarung;

Notfalldienstplanung;

Ärztebesucherplanung.

Beachten Sie, dass diese Dienstleistungen kostenpflichtig sein können. Für genaue Auskünfte wenden Sie sich an die visionary AG; auf deren Webseiten finden Sie unter anderem Antworten zu den häufigsten Fragen.

In diesem Hilfe-Video erhalten Sie einen Überblick zum Thema. Klicken Sie , um den Film im Vollbildmodus zu sehen, und (erst sichtbar nach dem Starten), um die Qualität zu ändern (beachten Sie auch die Übersicht aller Hilfe-Videos).

Benutzen Sie zum Navigieren im docbox-Fenster immer die entsprechend gekennzeichneten Schaltflächen (z.B. Zurück, Abbrechen, Weiter), nicht die Navigationssymbole des Browsers; andernfalls könnten Daten verloren gehen.

Zu welchem Thema möchten Sie mehr erfahren?

Daten exportieren (Überweisung/Anmeldung)

Daten (Bilder/Dokumente) importieren

Termine für Ärzte/Patienten freigeben

Termine für Ärztebesucher freigeben

Terminabgleich aus docbox in die vitomed-Agenda

Daten exportieren (Überweisung/Anmeldung - Upload)

  1. Suchen Sie den Patienten in vitomed.

  2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste das Icon docbox Überweisung (Datenexport).
    Falls bei Ihnen mehrere Leistungserbringer mit gültigem docbox-Login definiert sind, müssen Sie ggf. den passenden Eintrag auswählen und mit OK bestätigen.
    Das docbox-WebBrowser-Fenster wird geöffnet; bestimmte Patientenfelder sind bereits vorbefüllt.

  3. Wählen Sie das Spital, den Fachbereich und die Leistung aus.

  4. Klicken Sie Vorname Nachname Anmelden.

  5. Füllen Sie die notwendigen Felder aus.
    Obligatorische Eingaben sind mit einem * gekennzeichnet; am Schluss wird eine Zusammenfassung angezeigt.

  6. Klicken Sie An Spital senden in dieser Zusammenfassung.
    Eine Versandbestätigung wird angezeigt und die Anmeldung als PDF aufbereitet.

  7. Klicken Sie docTrans in der Navigation.
    Eine Übersicht zeigt alle empfangenen Nachrichten; zuoberst müsste die soeben versandte Spitalanmeldung stehen (falls nicht, können Sie die Liste mit der gleichnamigen Schaltfläche Aktualisieren).

  8. Markieren Sie das gewünschte Dokument in der Liste und klicken Sie im Bereich Nachricht Details den PDF-Dateinamen.
    Das Dateidownload-Fenster wird geöffnet.

  9. Klicken Sie Speichern, wählen Sie den Ablageort im Speichern unter-Fenster, ändern Sie ggf. den Dateinamen und klicken Sie Speichern.
    Das Dokument wird am gewünschten Ort abgelegt und im Protokoll als Heruntergeladen gekennzeichnet.

  10. Schliessen Sie das WebBrowser-Fenster, falls Sie dieses nicht mehr brauchen.

Die Vitodata AG hat keinen Einfluss auf die Gestaltung der Formulare in docbox; aus diesem Grund beschreiben wir diese nicht.

Der erste Aufruf der Funktionalität kann nach einem Neustart von vitomed länger dauern als die nachfolgenden Aufrufe, da zuerst das .Net-Framework geladen werden muss.

Daten importieren/löschen (Bilder/Dokumente - Download)

  1. Klicken Sie in der Werkzeugleiste das Icon docbox Dokumenten-Import.
    Falls bei Ihnen mehrere Leistungserbringer mit gültigem docbox-Login definiert sind, müssen Sie ggf. den passenden Eintrag auswählen und mit OK bestätigen.
    Das Dokumentenimport-Fenster wird geöffnet, worauf neue Dokumente heruntergeladen werden (falls Internet-Verbindung aktiv); Sie können während dieser Zeit weiterarbeiten.

  2. Dokumente können auf verschiedene Arten einem Patienten zugewiesen sein:

    gar nicht

    Keine Übereinstimmung gefunden; Sie müssen die Zuweisung über Zuweisung anpassen vornehmen.

    automatisch

    Die Zuweisung wird vorgeschlagen, weil Nachname, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort übereinstimmen, kann aber trotzdem gelöscht oder angepasst werden; falls OK, das kleine Icon Übernehmen beim Vorschlag klicken.

    erfolgreich

    Dieses Icon wird nur aufgrund des im vorherigen Abschnitt beschriebenen manuellen Eingriffes angezeigt; die Zuweisung kann trotzdem noch gelöscht oder angepasst werden.
    Im schlimmsten Fall können Sie ein Dokument einem anderen Patienten zuteilen.

  3. a) Importieren

    Aktivieren Sie die Checkboxen der Dokumente, welche Sie importieren möchten.

    Klicken Sie in der Werkzeugleiste, um die ausgewählten Dokumente zu importieren.
    Das Import-Fenster in vitomed wird geöffnet.

    Falls Sie mehrere Dokumente markiert haben, wird das Import-Fenster für jedes Dokument einzeln angezeigt.
    Falls Sie nicht zugewiesene Dokumente markiert haben, werden Sie gefragt, ob Sie nach einem Patienten suchen möchten;
    beantworten Sie diese Frage mit Ja.
    Die importierten Dokumente sind in der Dokumentenverwaltung bzw. Berichtsübersicht ersichtlich.

    b) Löschen

    Aktivieren Sie die Checkboxen der Dokumente, welche Sie löschen möchten.

    Klicken Sie , um die Dokumente zu löschen.

    Beantworten Sie die Kontrollfrage mit Ja.

Termine freigeben

In docbox können Sie Termine und Zeitfenster für Ärzte/Patienten und Ärztebesucher freigeben.

a) Termine für Ärzte/Patienten freigeben

a1) Leistungen definieren

Bevor Sie Termine freigeben können, müssen Sie Leistungen definieren.

  1. Öffnen Sie in vitomed einen Patienten.

  2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste das Icon docbox Überweisung (Datenexport).

  3. Klicken Sie in der Navigation Patiententermine freigeben, danach oben Leistungen definieren.

  4. Klicken Sie Neue Leistung eingeben.

  5. Befüllen Sie Name, Dauer und Beschreibung für diese Leistung.

  6. Definieren Sie über die Checkboxen Patienten und Zuweiser, wer diese Leistung buchen darf.

  7. Wenn Sie dieser Leistung ein Dokument (z.B. Merkblatt) anhängen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

    Klicken Sie Durchsuchen..., markieren Sie das gewünschte Dokument und klicken Sie Öffnen.

    Erfassen Sie einen Titel sowie ggf. eine Beschreibung.

    Klicken Sie Hinzufügen.

  8. Klicken Sie Speichern.
    Wiederholen Sie die Schritte 4 - 8 für allfällige weitere Leistungen.

a2) Benutzer autorisieren

Bevor Sie Termine freigeben können, müssen Sie bestimmen, welche Ärzte/Patienten bei Ihnen Termine für welche Leistungen buchen dürfen.

  1. Öffnen Sie in vitomed irgend einen Patienten.

  2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste das Icon docbox Überweisung (Datenexport).

  3. Klicken Sie in der Navigation Patiententermine freigeben, danach oben Benutzer autorisieren.
    Jetzt sollte die Funktion Ärzte aktiviert sein.

  4. Jetzt haben Sie zwei Möglichkeiten:

    Wenn Sie möchten, dass alle bei docbox registrierten Ärzte für alle Leistungen bei Ihnen Termine buchen können, klicken Sie Terminbuchung für alle docbox-Ärzte zulassen.

    Wenn Sie möchten, dass nur bestimmte Ärzte für bestimmte Leistungen bei Ihnen Termine buchen können, klicken Sie Weitere Ärzte berechtigen, suchen den Arzt und klicken Autorisieren auf der entsprechenden Zeile. Wählen Sie danach, welche Leistungen dieser Arzt buchen darf, und klicken Sie Speichern. Wenn Sie danach Zur Übersicht klicken, wird der soeben berechtigte Arzt mit den autorisierten Leistungen aufgeführt. Ausserdem erhält der berechtigte Arzt eine E-Mail, in welcher er sieht, welcher Arzt ihn für welche Leistungen freigegeben hat.
    Wiederholen Sie diese Schritte für zusätzliche Ärzte.

  5. Klicken Sie oben Patienten (die Funktion Benutzer autorisieren muss immer noch aktiv sein).

  6. Sie haben erneut zwei Möglichkeiten:

    Wenn Sie möchten, dass alle Patienten bei Ihnen Termine buchen können, klicken Sie Terminbuchung für alle docbox-Patienten zulassen.

    Wenn Sie möchten, dass nur bestimmte Patienten bei Ihnen Termine buchen können, klicken Sie Weitere Patienten berechtigen, erfassen Vorname/Name/E-Mail-Adresse und klicken Autorisieren.
    Der Patient erhält die Zugangsdaten per E-Mail zugesandt. Sie erhalten diese Daten zusätzlich als PDF und können sie ihm auch persönlich übergeben.
    Wiederholen Sie diese Schritte für zusätzliche Patienten.

a3) Termine freigeben

  1. Öffnen Sie in vitomed irgend einen Patienten.

  2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste das Icon docbox Überweisung (Datenexport).

  3. Klicken Sie in der Navigation Patiententermine freigeben, danach oben Termine freigeben.

  4. Wählen Sie die Termin-Art.
    Die Erläuterung für Zeitfenster mit Cluster-Funktion finden Sie unterhalb der Auswahlfelder.

  5. Wählen Sie ggf. die Wiederholungs-Art und klicken Sie Weiter.

  6. a) Sie haben beim Schritt 4 Einzelner Termin gewählt:

    Erfassen Sie das Startdatum oder klicken Sie Kalender und wählen Sie eines aus.

    Erfassen Sie den Startzeitpunkt im Feld Von.

    Wählen Sie die Leistung (Mehrfachauswahl nicht möglich), welche mit diesem Termin gebucht werden darf, und klicken Sie Weiter.

    b) Sie haben beim Schritt 4 Zeitfenster gewählt:

    Erfassen Sie das Startdatum oder klicken Sie Kalender und wählen Sie eines aus.

    Erfassen Sie den Startzeitpunkt im Feld Von und den Endzeitpunkt im Feld Bis.

    Bestimmen Sie den Terminstart alle nn Minuten.
    So können Sie definieren, dass zwischen den einzelnen Terminen eine gewisse Zeit nicht verbucht ist.

    Wählen Sie die Leistungen (Mehrfachauswahl möglich), welche mit diesem Zeitfenster gebucht werden dürfen, indem Sie die entsprechenden Checkboxen (de-)aktivieren, und klicken Sie Weiter.

  7. Prüfen Sie die Übersicht dieser Terminfreigabe sorgfältig; klicken Sie Speichern, wenn die Daten korrekt sind.
    Die docbox-Agenda wird angezeigt.

Über die Schaltflächen Agenda | Terminserien Übersicht erhalten Sie eine Liste aller freigegebenen Termine und Terminserien.

Über die Schaltflächen Agenda | Gebuchte Termine  erhalten Sie eine Liste der gebuchten Termine (künftige und vergangene).

b) Termine für Ärztebesucher freigeben

b1) Pharmafirmen suchen

Klicken Sie Besucherverzeichnis in der Navigation, um die Pharmafirmen zu sehen, welche ihre Daten in docbox zur Verfügung stellen. Schreiben Sie dort die gewünschten Suchkriterien und klicken Sie Suchen; unterhalb wird die Trefferliste angezeigt.

b2) Einstellungen anpassen

Bevor Sie Termine freigeben, müssen Sie möglicherweise gewisse Einstellungen anpassen. Klicken Sie hierzu Ärztebesucherplanung in der Navigation, danach oben Einstellungen. Hier bearbeiten Sie die Daten in den Bereichen Generell (z.B. Standard-Termindauer), Indikationen (buchbar bzw. nicht buchbar), Firmen (z.B. maximale Anzahl Besuche pro Jahr) und Abgleich Agenda (z.B. Häufigkeit von Benachrichtigungen). Klicken Sie jeweils Speichern (bzw. Anpassen), bevor Sie in den nächsten Bereich wechseln.

b3) Termine freigeben

Die Terminfreigabe für Ärztebesucher definieren Sie in einem sogenannten Buch.

  1. Klicken Sie Ärztebesucherplanung in der Navigation, danach oben Buch anlegen.

  2. Wählen Sie einen Starttermin aus der Liste.
    Es werden nur Zeitspannen angezeigt, welche noch nicht vergeben sind.

  3. Wählen Sie eine Dauer aus der Liste.

  4. Bestimmen Sie, ab wann die Termine buchbar sein sollen.
    Dies kann frühestens der nächste Arbeitstag sein.

  5. Klicken Sie Weiter.

  6. Definieren Sie wiederholende/einzelne Termine.
    Möglicherweise werden bereits Vorschläge angezeigt; diese können Sie Bearbeiten oder Löschen.

  7. Wählen Sie Neuen wiederholenden Termin eingeben oder Neuen Einzeltermin eingeben.

  8. Befüllen Sie die notwendigen Felder und klicken Sie Speichern, danach Weiter.

  9. Prüfen Sie die Übersicht sorgfältig; klicken Sie Bestätigen, wenn die Daten korrekt sind.
    Die Übersicht der Ärztebesucherplanung mit der docbox-Agenda wird angezeigt; im Bereich Aktuelle Bücher finden Sie das soeben erstellte Buch.

  10. Wiederholen Sie diese Schritte für allfällige weitere Bücher.

Terminabgleich aus docbox in die vitomed-Agenda

Sie können die Einträge der docbox-Agenda (freigegebene und gebuchte Termine/Zeitfenster) regelmässig und automatisiert in die vitomed-Agenda übertragen lassen (nicht aber umgekehrt!).

Damit dieser Abgleich funktioniert, müssen Sie den Schalter StartAutomatischAbgleich auf Ja stellen.

Der Abgleich von vitomed zu docbox funktioniert nur, wenn Sie in der vitomed-Agenda einen Termin, welcher in docbox gebucht wurde, verschieben oder löschen.

Das folgende Bild zeigt, wie docbox-Einträge in der vitomed-Agenda aussehen können; einerseits ein freigegebenes Zeitfenster, andererseits ein gebuchter Ärztebesucher-Termin:

 

Im Zusammenhang mit dem Terminabgleich gibt es ein paar Schalter, von denen nachfolgend einige beschrieben sind (suchen Sie in der Schalterverwaltung nach docbox, um alle diesbezüglichen Schalter zu sehen):

AppointmentReasonBooked: Besuchsgrund-Kürzel für gebuchte Termine (Default: docbox);

AppointmentReasonEmergency: Besuchsgrund-Kürzel für Notfalldienst (Default: docbox_em);

AppointmentReasonOpen: Besuchsgrund-Kürzel für reservierte Zeitslots (Default: docbox_res)

AppointmentStateToDelete: Terminstatus, welche als zu löschende Termine gewertet werden sollen. Die so markierten Termine werden beim nächsten Sync auf der docbox gelöscht (Default: -1, entspricht ungültigem Status und somit inaktiv);

DefaultAppointmentData: Falls beim Insert von neuen docbox-Terminen zusätzliche Felder gesetzt werden müssen, können Sie dies hier eingeben (Format: Feld1=Wert1,Feld2=Wert2 (Syntax wie im SQL!), Default=(leer));

LastUpdate_XXX: Hier wird der Zeitpunkt des letzten Sync-Vorganges für jeden Benutzer gespeichert;

UpdateCurrentProviderOnly: Kann gesetzt werden, falls auf den Stationen nur der aktuelle Leistungserbringer (sofern konfiguriert) aktualisiert werden soll (Default: false).

Sie können auf der Werkzeugleiste des Terminerfassungsfensters ein Icon parametrieren, über welches Sie den entsprechenden Termin in docbox aufrufen können.

Beachten Sie auch die Systemanforderungen für diese Funktionen.

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