Aufgaben-Manager

Mit dem Aufgaben-Manager können Sie von jeder vitomed-Arbeitsstation an eine(n) oder mehrere Benutzer, Benutzergruppen, Mandanten und/oder Arbeitsstationen eine Aufgabe senden. Beispielsweise können Sie vom Untersuchungszimmer einen Auftrag an den Empfang erteilen, für einen Patienten eine Röntgenaufnahme vorzubereiten, einem Patienten Medikamente abzugeben, usw. Der Empfänger sieht die erhaltenen Aufgaben im Fenster Aufgaben-Liste.

Das Design des neuen Aufgaben-Managers orientiert sich an Outlook 2013 (und neuer), weshalb am oberen Bildschirmrand ein sog. Menüband (engl.: Ribbon) angezeigt wird, in welchem die Funktionen auf verschiedene Register verteilt sein können. Viele Funktionen können Sie über Tastenkombinationen aufrufen.

Dieses Hilfe-Video gibt Ihnen einen Überblick zum Thema. Klicken Sie , um den Film im Vollbildmodus zu sehen, und , um die Qualität zu ändern (beachten Sie auch die Übersicht aller Hilfe-Videos).

Falls Sie noch mit dem alten Aufgaben-Manager arbeiten, können Sie diesen ab vitomed 2.71.002 selbstständig auf diese neue Version migrieren.

Ab Version 2.70 gilt: das Dokumenten Management System (DMS) benötigt aus technischen Gründen den neuen Aufgaben-Manager. Wenn Sie mit DMS arbeiten und die vitomed-Version 2.70 installieren, geschieht deshalb automatisch Folgendes:

·  der neue Aufgaben-Manager wird aktiviert;

·  Ihre bestehenden Aufgaben werden migriert.

Wenn Sie den Schalter FensterFarbeGemeinsam auf Nein setzen, werden die Statuszeilen folgender Fenster in der in den Mandanten-Stammdaten definierten Farbe des angemeldeten Mandanten angezeigt:

·  vitomed-Hauptfenster

·  Agenda

·  Neuer Aufgaben-Manager

·  Dokumenten-Management-System DMS


Dieses Thema enthält:

·  Aufgabe erstellen/senden

·  Patient suchen

·  Aufgabe beantworten/weiterleiten

·  Aufgabe bearbeiten

·  Aufgabe löschen

·  RTF-Felder - Funktionen

·  Aufgabenliste - Funktionen/Optionen

·  Aufgabenliste - Layout bearbeiten

·  Pendenzen

·  Freigaben

·  Vorlagen

·  Aufgabe aus Leistungserfassung und Medikation erstellen

·  KG-Direktaufruf anwenden

·  Benutzer-Wechsel


Aufgabe erstellen/senden

Eine Aufgabe können Sie aus der Aufgabenliste heraus oder direkt mit der Tastenkombination Ctrl+Alt+W erstellen (ein allfällig geöffneter Patient wird automatisch in die Aufgabe übernommen). Obligatorische Eingaben sind mit gekennzeichnet:

Eingabefelder bzw. Auswahltabellen

Absender

Wird erst nach dem Versenden abgefüllt und kann nicht verändert werden.

Patient

Falls in vitomed ein Patient geöffnet ist und Sie eine neue Aufgabe erstellen, wird dieser Patient automatisch abgefüllt. Sie können ihn aber löschen oder einen anderen Patienten suchen.

Wenn Sie einen Patienten einsetzen, wird die Aufgabe bei diesem im Node Pendenzen (in der Explorer-Struktur) gespeichert.

Empfänger

Klicken Sie die Schaltfläche Empfänger, um aus der Liste die passenden Einträge (Kategorie Benutzer, Benutzergruppe, Computer und/oder Mandant) auszuwählen, oder schreiben Sie den Namen bzw. das Kurzzeichen direkt in das Eingabefeld.

Solange Sie keinen Patienten erfassen, ist dieses Feld ein Muss-Feld; sobald ein Patient erfasst ist, wird es zum Kann-Feld.

Nicht mehr aktive Computer, welche in der Auswahl angezeigt werden, können Sie in der Login-Kontrolle vollständig löschen.

Betreff

Muss-Feld; schreiben Sie aussagekräftigen Text. In bestimmten Situationen (z.B. wenn Sie eine Aufgabe aus der Medikation erstellen) wird dieses Feld automatisch befüllt, kann aber geändert werden.

Wenn Sie dieses Feld erst ganz am Schluss ausfüllen, verhindern Sie, dass die Aufgabe irrtümlich zu früh gesendet wird.

Dokumente

Über die Schaltfläche Anfügen im Menüband können Sie beliebige Dokumente anhängen; ein einzelnes Dokument darf jedoch nicht grösser als 5 MB sein.

Priorität

Wählen Sie den passenden Wert aus der Combobox.
Hat Einfluss auf den Ton, welcher beim Eingang der Aufgabe beim Empfänger abgespielt wird, und auf die Funktionen Wichtigkeit hoch bzw. Wichtigkeit niedrig im Menüband.

Fällig am

Bestimmen Sie, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss.

Status

Wählen Sie den passenden Wert aus der Combobox.

Anweisungen

Schreiben Sie aussagekräftigen Text.
Dies ist ein RTF-Feld.

Notiz

Schreiben Sie aussagekräftigen Text. Nach dem Senden wird dieser im Feld Notiz History archiviert und kann nicht mehr geändert werden.
Dies ist ein RTF-Feld.

Notiz History

Archiviert den Text aus dem Feld Notiz; dieser Feldinhalt kann nicht verändert werden.
Wird die Aufgabe weitergeleitet und erneut Text im Feld Notiz erfasst, werden beide Texte hier archiviert, usw.
Diesen Notiz-Text können Sie markieren, mit Ctrl+C in die Zwischenablage kopieren und an einem beliebigen Ort mit Ctrl+V einfügen.

Funktionen im Menüband, Register START

Neue Aufgabe

Erstellt eine neue Aufgabe (und schliesst nach Rückfrage eine allfällig bereits geöffnete Aufgabe)

Speichern

Speichert und sendet die Aufgabe, ohne diese zu schliessen.
Ist erst möglich, wenn mindestens die obligatorischen Felder befüllt sind.

Speichern&Schliessen

Speichert, sendet und schliesst die Aufgabe.
Ist erst möglich, wenn mindestens die obligatorischen Felder befüllt sind.

Einzelaufgabe drucken

Öffnet die Aufgabe in einem Report-Fenster; von hier aus können Sie diese drucken, exportieren (als PDF- oder XML-Datei) und via E-Mail senden.
Ist erst möglich, wenn die Aufgabe gespeichert wurde.

Patient entfernen

Entfernt den Patienten aus der Aufgabe.

Aufgabe/Details anzeigen

Zeigt entweder die Aufgabe oder die Details an.
Details sind erst befüllt, wenn die Aufgabe gespeichert/gesendet wurde.

Datei anfügen/entfernen

Anfügen: Öffnet einen Dialog, in welchem Dateien ausgewählt und der Aufgabe angefügt werden können.
Entfernen: Entfernt den markierten Anhang ohne Rückfrage aus der Aufgabe.

Privat

Deaktiviert das Eingabefeld Empfänger.
Eine als privat markierte Aufgabe wird nicht gesendet, sondern beim Ersteller (Absender) in der Aufgabenliste gespeichert.

Wichtigkeit hoch/niedrig

Hat Einfluss auf den Ton, welcher beim Eingang der Aufgabe abgespielt wird, und auf die Combobox Priorität.

Lesebestätigung anfordern

Wenn Checkbox aktiviert, erhält der Absender eine Nachricht, wenn der Empfänger die Aufgabe öffnet (liest).

Erledigungsbestätigung anfordern

Wenn Checkbox aktiviert, erhält der Absender eine Nachricht, wenn der Empfänger die Aufgabe als erledigt kennzeichnet.

Relevant Agenda

Aktivieren nur sinnvoll, wenn die Aufgabe einen Patienten enthält.
Wenn Sie für diesen Patienten zu einem späteren Zeitpunkt einen Termin in der Agenda erfassen, wird das Fenster Pendenzen automatisch geöffnet; die Einträge werden angezeigt und können bearbeitet werden.

KG-Direktaufruf

Funktioniert wie im Kapitel KG-Direktaufruf beschrieben.
Ist nur anwählbar, wenn ein Patient in der Aufgabe erfasst ist.

Markierte Notizen kopieren

Ist nur anwählbar, wenn Text im Feld Notiz History markiert ist, und kopiert diesen Text in die Zwischenablage (alternativ verwenden Sie die Tastenkombination Ctrl+C). Mit Ctrl+V können Sie diesen Text an einem beliebigen Ort (auch ausserhalb vitomed) einfügen.

Aufgabe aus KG-Fenster erstellen

Sie können eine neue Aufgabe auch aus verschiedenen KG-Fenstern (z.B. Medikation, Leistungserfassung, Verlauf) erstellen:

1.

Markieren Sie die zu kopierende(n) Zeile(n) im Grid.

2.

Rechtsklicken Sie die Markierung und wählen Sie Neue Aufgabe im Kontextmenü.
Jetzt wird das Fenster Vorlage wählen angezeigt (nur, wenn mindestens 1 Vorlage vorhanden ist).

3.

Markieren Sie das gewünschte Element (Standardvorlage = leer bzw. mit Standardtext) und klicken Sie OK.
Die neue Aufgabe wird anhand der gewählten Vorlage erstellt; diese Vorlage wird pro Station und Aufrufort gespeichert.

Aufgabe aus Vorlage erstellen

Voraussetzung: Sie haben mindestens 1 Aufgaben-Vorlage erstellt.

1.

Drücken Sie die Tastenkombination Ctrl+Alt+X.
Die Aufgabenliste wird geöffnet.

2.

Klicken Sie den unteren Teil der Schaltfläche Neue Aufgabe.
In einem Popup-Fenster werden die verfügbaren Vorlagen angezeigt.

3.

Markieren Sie die gewünschte Vorlage.
Eine neue Aufgabe wird geöffnet; die Felder sind gemäss Vorlage vorbefüllt.

4.

Bearbeiten Sie ggf. die Daten.

5.

Klicken Sie Speichern&Schliessen.
Die Aufgabe wird geschlossen und gesendet.

Patient suchen

Beachten Sie die Informationen im separaten Thema Funktionen im Feld 'Suche'.


Aufgabe beantworten/weiterleiten

Sie können eine erhaltene Aufgabe beantworten oder weiterleiten.

1.

Öffnen Sie die Aufgabenliste; dies funktioniert via Tastenkombination Ctrl+Alt+X oder indem Sie in der Statuszeile doppelklicken.
Die Aufgabenliste wird geöffnet; aktive Aufgaben werden angezeigt.

2.

Markieren Sie eine Aufgabe und klicken Sie im Menüband ...:

 

·  Antworten: das Aufgaben-Fenster wird geöffnet. Als Empfänger ist der Absender vorbefüllt; Daten wie Patient, Betreff, Dokumente, etc. werden übernommen, sind aber änderbar.

·  Weiterleiten: das Aufgaben-Fenster wird geöffnet. Feld Empfänger ist leer; Daten wie Patient, Betreff, Dokumente, etc. werden übernommen, sind aber änderbar.

3.

Befüllen Sie die Felder und klicken Sie Speichern&Schliessen.
Die Aufgabe wird geschlossen und gesendet.


Aufgabe bearbeiten

1.

Öffnen Sie die Aufgabenliste; dies funktioniert via Tastenkombination Ctrl+Alt+X oder indem Sie in der Statuszeile doppelklicken.
Die Aufgabenliste wird geöffnet; aktive Aufgaben werden angezeigt.

2.

Markieren Sie eine Aufgabe und klicken Sie im Menüband Öffnen.
Das Aufgaben-Fenster wird geöffnet.

3.

Bearbeiten Sie die Daten und klicken Sie Speichern&Schliessen.
Die Aufgabe wird mit den geänderten Daten geschlossen und gespeichert.

Wenn eine Aufgabe gleichzeitig an mehrere Empfänger (z.B. A, B und C) geht, verschwindet sie aus der Aufgabenliste von B und C, sobald A diese als erledigt markiert. Nur A findet sie danach im Filter Erledigt von. Falls ein Patient in dieser Aufgabe erfasst war, ist sie jedoch in dessen Pendenzen ersichtlich.


Aufgabe löschen

Ab der Version 2.68 können Aufgaben nicht mehr gelöscht, sondern nur noch auf den Status Als erledigt markieren gesetzt werden (via Rechtsklick oder Menüband).

Bereits existierende, gelöschte Aufgaben werden beim Update auf diese Version mit dem Status Erledigt versehen, damit sie nicht wieder in den aktiven Aufgaben erscheinen.


RTF-Felder - Funktionen

RTF-Felder (engl.: Rich Text Format) sind Textfelder, welche zusätzliche Funktionen bieten; bei einer Aufgabe sind dies die Felder Anweisungen und Notiz. Wenn Sie dort eine Textpassage markieren, wird eine zusätzliche Werkzeugleiste eingeblendet, welche Formatierungsfunktionen (z.B. fett, kursiv, zentriert) enthält (alternativ können Sie den markierten Text rechtsklicken und die Funktionen im Kontextmenü aufrufen):

Um die letzte Aktion rückgängig zu machen, drücken Sie die Tastenkombination Ctrl+Z (auch mehrmals möglich, d.h. mehrere Schritte nacheinander); um eine rückgängig gemachte Aktion wiederherzustellen, drücken Sie Ctrl+Y (ebenfalls mehrmals möglich, wenn Ctrl+Z mehrmals ausgeführt wurde).

Beachten Sie auch die Informationen bezüglich Multiline-Feldern.


Aufgabenliste - Funktionen/Optionen

Die Aufgabenliste rufen Sie mit der Tastenkombination Ctrl+Alt+X auf; sie wird als nichtmodales Fenster geöffnet. Das bedeutet, dass Sie dieses Fenster ständig geöffnet lassen und z.B. auf einen zweiten Bildschirm verschieben können; in vitomed arbeiten Sie ganz normal weiter. Bei einem Benutzer- und/oder Mandanten-Wechsel wird die Aufgabenliste entsprechend angepasst:

Funktionen im Register DATEI (Optionen)

Zeit-Intervall für AutoRefresh

Definiert, in welchem Zeitabstand die Aufgabenliste aktualisiert wird.
Wir empfehlen die Einstellung 30 Sekunden; ein kürzerer Intervall (und somit häufigeres Ausführen) bindet mehr Ressourcen und verlangsamt möglicherweise Ihr System.

Diese Einstellung wird für den angemeldeten Benutzer gespeichert. Wenn Sie mit dem Benutzer Systemadministrator vitomed (SA) angemeldet sind, wird das Fenster Gültigkeitsbereich dieser Einstellung festlegen geöffnet.

Benachrichtigung fälliger Aufgaben (in Tagen)

Definiert, wie viele Tage (0 - 60) im voraus eine in der Zukunft fällige Aufgabe/Pendenz erinnert werden soll (d.h. das Glöckchen unten rechts wechselt von grau auf gelb ). Mit der Einstellung 0 werden Aufgaben/Pendenzen erst am Fälligkeitsdatum erinnert.

Zuletzt verwendete Aufgaben-Empfänger speichern

Wenn Sie häufig Aufgaben an mehrere gleiche Empfänger senden, können Sie diese Checkbox aktivieren, worauf die jeweils zuletzt verwendeten Empfänger bei einer neuen Aufgabe vorbefüllt werden. Trotzdem können Sie jeweils Empfänger entfernen bzw. hinzufügen.

Zuletzt verwendete Priorität speichern

Wenn Sie häufig Aufgaben mit z.B. Priorität Tief senden, können Sie diese Checkbox aktivieren, wodurch bei einer neuen Aufgabe die zuletzt verwendete Priorität vorbefüllt wird. Diese können Sie dort natürlich trotzdem ändern.
Ausnahme: wenn Sie eine Aufgabe aus einer Vorlage erstellen, wird immer die Priorität der Vorlage vorbefüllt.

Vorgabe Anzahl Tage für
Listen-Filter

Standardmässig werden beim Aufruf der Filter Erstellt von, Gesendet von, Erledigt von, Erledigt (Pendenzen) und Systemmeldungen (letztere sind nur sichtbar für den Systemadministrator vitomed (SA)) die Einträge der letzten 180 Tage angezeigt. Hier können Sie diese Zeitspanne für jeden dieser Filter individuell zwischen 0 und 730 Tagen festlegen. Das Fenster Eingrenzen Zeitraum wird trotzdem immer angezeigt; so können Sie diese Zeitspanne bei jedem Aufruf manuell anpassen.

Versandauftrag bei Dokumentfreigabe

Mit der Freigabe durch die letzte Person kann ein Versandauftrag automatisiert gesendet werden (funktioniert nur bei ausgehenden Dokumenten). In dieser Auswahltabelle können Sie definieren, ob und an wen ein solcher Versandauftrag gehen soll (kann bei der Freigabe jeweils übersteuert werden).

Audio

Wenn Sie Audio klicken, wird das Fenster Akustische Hinweise definieren geöffnet. Hier bestimmen Sie pro Priorität, welche Audio-Datei beim Eingang einer Aufgabe abgespielt werden soll. Über können Sie diese probehören. Zusätzliche Dateien müssen Sie im vitomed-hom-Verzeichnis unter Symbole | Audio-Dateien ablegen; unterstützt werden die Formate mp3 und wav.

Hilfe

Öffnet die vitomed-Hilfe beim Thema Aufgaben-Manager (alternativ drücken Sie die F1-Taste).

Schliessen

Schliesst das Fenster Aufgaben-Liste.

Funktionen im Register START

Neue Aufgabe

Erstellt eine neue Aufgabe (ein allfällig geöffneter Patient wird automatisch in die Aufgabe übernommen).

Dokument-Freigabe

Wenn ein anderer Benutzer ein Dokument importiert und Sie als Leistungserbringer definiert, welcher dieses Dokument freigeben muss, und veranlasst, dass Ihnen dies mit einer Aufgabe mitgeteilt wird, können Sie, wenn diese Aufgabe markiert ist, direkt aus der Aufgaben-Liste dieses Dokument freigeben.
Die Funktion ist nur anwählbar, wenn eine Dokumentenfreigabe mit der markierten Aufgabe verknüpft ist.

Öffnen

Öffnet die markierte Aufgabe.

Antworten

Öffnet eine neue Aufgabe als Antwort auf die markierte Aufgabe.

Weiterleiten

Öffnet eine neue Aufgabe zur Weiterleitung der markierten Aufgabe.

Als gelesen markieren

Markiert eine Aufgabe als gelesen.
Die Funktion ist nur anwählbar, wenn die markierte Aufgabe noch ungelesen ist.

Als erledigt markieren

Markiert eine Aufgabe als erledigt.
Die Funktion ist nur anwählbar, wenn die markierte Aufgabe noch unerledigt ist.

Wenn eine Aufgabe gleichzeitig an mehrere Empfänger (z.B. A, B und C) geht, verschwindet sie aus der Aufgabenliste von B und C, sobald A diese als erledigt markiert. Nur A findet sie danach im Filter Erledigt von. Falls ein Patient in dieser Aufgabe erfasst war, ist sie jedoch in dessen Pendenzen ersichtlich.

Filter

Der Inhalt dieser Auswahltabelle hängt ab von der aktiven Funktion (fett dargestellt) in der Navigationsleiste:


Die Zahlen in den roten Kreisen (die sogenannten Bubbles) zeigen, wie viele unerledigte Elemente sich darin befinden.

Aufgaben

·  Aktiv: zeigt unerledigte Aufgaben mit mindestens 1 Empfänger (wenn mindestens 1 Empfänger mit dem aktuellen vitomed-Kontext PC/Mandant/Benutzergruppe/Benutzer übereinstimmt).

·  Erstellt/Gesendet/Erledigt von: zeigt die erstellten/gesendeten/erledigten Aufgaben des angemeldeten Benutzers. Beim Aufruf wird das Fenster Eingrenzen Zeitraum angezeigt. Vorgeschlagen werden defaultmässig die letzten 180 Tage; diese Zeitspanne können Sie im Register DATEI anpassen.

Pendenzen

Die Anzeige ist abhängig davon, ob ein Patient geöffnet ist oder nicht.

Patient in vitomed geöffnet

Eigene

Zeigt vom geöffneten Patienten die unerledigten Pendenzen, bei welchen der angemeldete Benutzer (oder seine Benutzergruppe) als Empfänger definiert ist.

Alle

Zeigt alle unerledigten Pendenzen des geöffneten Patienten.

Erledigt

Zeigt alle erledigten Pendenzen des geöffneten Patienten.

Kein Patient in vitomed geöffnet

Eigene

Zeigt von allen Patienten die unerledigten Pendenzen, bei welchen der angemeldete Benutzer (oder seine Benutzergruppe) als Empfänger definiert ist.

Alle

Zeigt alle unerledigten Pendenzen aller Patienten.

Erledigt

Zeigt alle erledigten Pendenzen aller Patienten.

Freigaben

·  Eigene: zeigt Dokumentfreigaben, welche durch den angemeldeten Benutzer erledigt werden müssen;

·  Alle: zeigt Dokumentfreigaben aller Benutzer.

Systemmeldungen

Nur sichtbar, wenn als Systemadministrator vitomed (SA) angemeldet.

·  Aktiv: zeigt unerledigte Systemmeldungen.

·  Erledigt: zeigt erledigte Systemmeldungen (bei Aufruf wird Fenster Eingrenzen Zeitraum angezeigt).

Vorlagen

Zeigt die Aufgaben-Vorlagen aller Benutzer (sofern diese bezüglich Sichtbarkeit nicht beschränkt sind).

Aufgabe drucken

Öffnet die markierte Aufgabe in einem Report-Fenster; von hier aus können Sie diese drucken, exportieren (als PDF- oder XML-Datei) und via E-Mail senden.

Liste drucken

Öffnet die aktuelle Aufgabenliste (abhängig von Einstellung in der Combobox Filter) in einem Report-Fenster; von hier aus können Sie diese drucken, exportieren (als PDF- oder XML-Datei) und via E-Mail senden.

Aktualisieren

Aktualisiert die Aufgabenliste sofort (unabhängig von Zeit-Intervall für AutoRefresh).

KG-Direktaufruf

Funktionalität wie im Kapitel KG-Direktaufruf beschrieben.
Die Funktion ist nur anwählbar, wenn ein Patient in der Aufgabe erfasst ist.

Behandlungs-Übersicht

Schliesst das Fenster Aufgabenliste und springt in die Behandlungsübersicht des in der Aufgabe hinterlegten Patienten.
Die Funktion ist nur anwählbar, wenn ein Patient in der Aufgabe erfasst ist.

Suche

Wenn der aktuell eingestellte Filter viele Aufgaben zeigt, können Sie mit der Suche die Anzeige einschränken.
Die vielfältigen Suchmöglichkeiten werden Ihnen im separaten Thema Funktionen im Feld 'Suche' gezeigt.

Funktionen im Register ANSICHT

Layout speichern / zurücksetzen / kopieren von...

Sämtliche Informationen bezüglich Layout bearbeiten finden Sie in diesem Thema.

Detailansicht

Zeigt die Details (z.B. Anhänge, Notiz-History) der markierten Aufgabe; deren Daten können Sie hier bearbeiten. Um Ihre Änderungen zu speichern, markieren Sie eine andere Aufgabe; die jetzt angezeigte Speicherfrage beantworten Sie mit Ja.
Ab der Version 2.71 zeigt die Detailansicht zusätzlich die Notiz-History.
Um die Detailansicht auszuschalten, klicken Sie diese Schaltfläche im Menüband erneut (alternativ drücken Sie die Tastenkombination Alt+E).


Aufgabenliste - Layout bearbeiten

Sämtliche Informationen bezüglich Layout bearbeiten finden Sie in diesem Thema.


Pendenzen

Die Pendenzen finden Sie im gleichnamigen Navigationspunkt. Grundsätzlich sind Aufgaben und Pendenzen dasselbe; eine Pendenz muss jedoch zwingend einen Patienten (aber nicht unbedingt einen Empfänger) enthalten:

Die rote Bubble zeigt die Anzahl ungelesener Pendenzen (in obiger Abbildung: 1). Wenn Sie eine Pendenz ...

·  Als gelesen markieren, ändert der Schriftschnitt von fett auf normal;

·  Als erledigt markieren, verschwindet sie aus dieser Auflistung und wird in den Filter Erledigte verschoben.


Freigaben

Dieses Hilfe-Video gibt Ihnen einen Überblick zum Thema Dokumenten-Freigabe. Klicken Sie , um den Film im Vollbildmodus zu sehen, und , um die Qualität zu ändern (beachten Sie auch die Übersicht aller Hilfe-Videos).

Sie können beim Erstellen eines Berichtes oder beim Import eines Dokumentes definieren, dass dieser Bericht/dieses Dokument (der Einfachheit halber nennen wir freizugebende Elemente nur noch Dokumente) durch einen Leistungserbringer freigegeben werden muss; die betreffende Person erhält in einem solchen Fall automatisch eine Freigabe-Aufgabe.

Ab der vitomed-Version 2.70 enthält die Aufgabenliste am unteren Rand eine Navigationsleiste; Freigabe-Aufgaben werden automatisch im Navigationspunkt Freigaben aufgeführt:

Der Navigationspunkt Freigaben ist grundsätzlich eine Kopie des DMS-Fensters mit den Bereichen Dokumente, Vorschau und Versandmappen; allerdings sind hier nicht alle aus dem DMS bekannten Funktionen verfügbar (z.B. können Sie eine Neue Versandmappe nur über die gleichnamige Funktion im Menüband erstellen, nicht aber via Rechtsklick des Dokumentes). In der Spalte Freigabe können folgende Icons stehen:

Dokument kann durch den angemeldeten (und ggf. weitere) Leistungserbringer freigegeben werden

Dokument muss durch andere(n) Leistungserbringer freigegeben werden

Dokument wurde freigegeben

Eine Freigabe-Aufgabe enthält zusätzliche Felder:

·  Ersteller: Kurzzeichen des Benutzers, welcher die Freigabe erstellt hat (schreibgeschützt);

·  Erstellt am: Datum/Zeit, als die Freigabe erstellt wurde (schreibgeschützt);

·  Freigabe durch: Kurzzeichen des Leistungserbringers, welcher die Freigabe vorgenommen hat (kann vom Empfänger oder Ersteller geändert werden, solange die Freigabe noch nicht erfolgt ist);

·  Freigabe am: Datum/Zeit, als die Freigabe vorgenommen wurde (schreibgeschützt; wird bei der Freigabe automatisch befüllt).

Dokument freigeben

Ausgangslage: für dieses Beispiel gehen wir davon aus, dass der Benutzer MPA einen Bericht erstellt, welchen der Arzt MM prüfen und danach freigeben soll. MM soll gleichzeitig mit der Freigabe einen Versandauftrag an MPA erteilen.

1.

MPA erstellt einen Bericht mit Freigabe durch MM.

2.

MM, der den von MPA erstellten Bericht freigeben muss, meldet sich in vitomed an.
Abhängig von Ihren Schalter-Einstellungen wird das Fenster Freigaben - Eigene bereits während des Startens angezeigt. Schliessen Sie dieses und allfällige weitere Fenster ohne Aktion.

3.

Wenn vitomed vollständig gestartet ist, drückt MM Ctrl+Alt+X.
Die Aufgabenliste wird geöffnet; beim Navigationspunkt Freigaben steht mindestens eine 1 in der roten Bubble (für die offene/unerledigte Freigabe von MPA).

4.

MM klickt den Navigationspunkt Freigaben.
Freigaben werden aufgelistet (abhängig vom letzten Aufruf entweder Eigene oder Alle); mindestens die Freigabe-Aufgabe von MPA wird angezeigt.
In der Spalte Freigabe steht ein ; der Tooltip auf diesem Icon zeigt, dass MM dieses Dokument freigeben muss.

Das Fenster Freigaben können Sie auch aufrufen über Hilfsprogramme | Dokumenten-Freigabe | ...

·  Dokumente ohne Freigabe des Leistungserbringers 'MM' anzeigen: öffnet Fenster Freigaben - Eigene und zeigt offene und unerledigte Freigaben des Leistungserbringers MM;

·  Dokumente ohne Freigabe aller Leistungserbringer anzeigen: öffnet das Fenster Freigaben - Alle und zeigt offene Freigaben aller Leistungserbringer.

5.

MM öffnet das Dokument, welches er freigeben soll, indem er es doppelklickt.
MM kann das Dokument lesen und ggf. bearbeiten.

6.

MM schliesst das Dokument über das oben rechts.
Falls MM Änderungen vorgenommen hat, fragt ihn Word jetzt, ob er diese speichern möchte.

7.

MM klickt Speichern.
Änderungen werden gespeichert und das Dokument wird geschlossen.
(Alternativ zur Freigabe kann MM eine der Funktionen Antworten, Rückfrage oder Weiterleiten anwählen.)

8.

MM kann jetzt das Dokument freigeben, indem er in der Spalte Freigabe klickt, oder er kann Antworten, Rückfrage oder Freigabe weiterleiten anwählen.
Gemäss Ausgangslage soll aber MM das Dokument nicht nur freigeben, sondern auch einen Versandauftrag an MPA senden. In den Optionen der Aufgabenliste können Sie einen Default-Empfänger für Versandaufträge definieren, welchen Sie aber bei jeder Freigabe übersteuern können.
Sobald Sie in der Liste ein ausgehendes, freizugebendes Dokument markieren, erhält die Schaltfläche Freigeben eine Doppelfunktion; wenn Sie die ...

·  obere Hälfte klicken, wird das Dokument freigegeben;

·  untere Hälfte klicken, können Sie in einem Popup-Fenster definieren, ob und an wen der Versandauftrag gesendet werden soll; die Freigabe erfolgt gleichzeitig:

Optionen:

·  Versandauftrag an mich: Versandauftrag geht an angemeldeten Benutzer (hier: MM);

·  Versandauftrag an Freigabeersteller: Versandauftrag geht an den Benutzer, welcher die Freigabe erstellt hat (hier: MPA);

·  Versandauftrag festlegen: Versandauftrag geht an beliebigen Empfänger;

·  Kein Versandauftrag: Versandauftrag wird nicht gesendet.

9.

In unserem Fall wählen wir die Option Versandauftrag an Freigabeersteller (= MPA).
Jetzt passiert Folgendes im Hintergrund:

·  das Dokument wird freigegeben;

·  die Aufgabe wird als erledigt markiert (und verschwindet deshalb aus der Übersicht der Freigaben);

·  der Versandauftrag wird an MPA gesendet.

Den Versandauftrag findet MM im Navigationspunkt Aufgaben, Filter Gesendet von...:

10.

MPA findet diesen Versandauftrag in ihrem Aufgaben-Manager im Navigationspunkt Freigaben; dort ist ersichtlich, dass das Dokument freigegeben wurde:

11.

MPA versendet den Bericht; anschliessend kann sie diesen Eintrag über das Menüband Als erledigt markieren.
Das Element wird jetzt in den Navigationspunkt Aufgaben, Filter Erledigt von... verschoben:

Freigabe - Antworten

Wenn Sie auf eine erhaltene Freigabe-Aufgabe antworten möchten, können Sie dies wie folgt tun (wir gehen hier wiederum davon aus, dass MPA eine Freigabe für MM erstellt, lassen aber den Schritt Versandauftrag weg):

1.

MPA erstellt einen Bericht mit Freigabe durch MM.

2.

MM klickt den Navigationspunkt Freigaben, rechtsklickt die Freigabe-Aufgabe und wählt Antworten im Kontextmenü.
Das Fenster Dokumenten-Freigabe wird geöffnet; MPA ist als Empfänger vorbefüllt (können Sie ändern und/oder ergänzen).
Falls Sie eine Vorlage für diesen Aufgabentyp haben, werden die Felder Betreff und Anweisungen vorbefüllt, können aber geändert werden.

3.

MM schreibt Kommentar in die gewünschten Felder (Betreff, Anweisungen, Notiz); auch die übrigen Felder können bearbeitet werden.

4.

MM klickt Speichern&Schliessen.
Die Aufgabe wird gesendet; das Dokument verbleibt im Navigationspunkt Freigaben.
Die Checkbox in der Spalte Ausstehend (enthält ausstehende Antworten, Rückfragen und Weiterleitungen) wurde aktiviert:

5.

MPA sieht und liest diese Aufgabe im Navigationspunkt Freigaben.
MPA schreibt die Antwort und sendet sie zurück an MM.
Die Aufgabe verschwindet bei MPA aus den Freigaben.

6.

MM sieht die Antwort im Navigationspunkt Freigaben; die Checkbox Ausstehend ist jetzt deaktiviert (weil nicht mehr ausstehend).

7.

MM kann das Dokument freigeben, indem er in der Spalte Freigabe klickt.

Freigabe - Rückfrage

Wenn Sie auf eine erhaltene Freigabe-Aufgabe rückfragen möchten, können Sie dies wie folgt tun (wir gehen hier wiederum davon aus, dass MPA eine Freigabe für MM erstellt, lassen aber den Schritt Versandauftrag weg):

1.

MPA importiert im DMS ein Dokument mit Freigabe durch MM.

2.

MM klickt den Navigationspunkt Freigaben, rechtsklickt die Freigabe-Aufgabe und wählt Rückfrage im Kontextmenü.
Das Fenster Dokumenten-Freigabe wird geöffnet; Feld Empfänger ist nicht vorbefüllt.
Falls Sie eine Vorlage für diesen Aufgabentyp haben, werden die Felder Betreff und Anweisungen vorbefüllt, können aber geändert werden.

3.

MM erfasst den Empfänger CHI (s. auch unten), schreibt Kommentar in die gewünschten Felder (Betreff, Anweisungen, Notiz); auch die übrigen Felder können bearbeitet werden.

4.

MM klickt Speichern&Schliessen.
Die Aufgabe wird gesendet; das Dokument verbleibt im Navigationspunkt Freigaben.
Die Checkbox in der Spalte Ausstehend (enthält ausstehende Antworten, Rückfragen und Weiterleitungen) wurde aktiviert:

5.

CHI sieht und liest diese Rückfrage im Navigationspunkt Freigaben.
CHI schreibt die Antwort und sendet sie zurück an MM.
Die Aufgabe verschwindet bei CHI aus den Freigaben.

6.

MM sieht die Antwort im Navigationspunkt Freigaben; die Checkbox Ausstehend ist jetzt deaktiviert (weil nicht mehr ausstehend).

7.

MM kann die Aufgabe freigeben, indem er in der Spalte Freigabe klickt.

Für die Empfängerauswahl können Sie aus diesen Kategorien wählen:

Bei einer Freigabe-Rückfrage müssen Sie Folgendes beachten:

·  Empfänger = ein einzelner Benutzer

·  Wenn dieser Benutzer die Rückfrage beantwortet, verschwindet sie bei ihm aus dem Navigationspunkt Freigaben;

·  Beim Absender dieser Rückfrage wird die Checkbox Ausstehend deaktiviert.

·  Empfänger = mehrere einzelne Benutzer

·  Wenn einer der Empfänger die Rückfrage beantwortet, bleibt sie bei den anderen Empfängern trotzdem im Navigationspunkt Freigaben;

·  Erst wenn jeder einzelne Empfänger die Rückfrage beantwortet hat, wird beim Absender der Rückfrage die Checkbox Ausstehend deaktiviert.

·  Empfänger = Benutzergruppe oder Computer oder Mandant

·  Wenn einer der Benutzer, welcher zur empfangenden Benutzergruppe gehört oder am empfangenden Computer arbeitet oder sich mit dem empfangenden Mandanten anmelden kann, die Rückfrage beantwortet, verschwindet die Rückfrage bei allen anderen Empfängern aus dem Navigationspunkt Freigaben;

·  Beim Absender dieser Rückfrage wird die Checkbox Ausstehend deaktiviert.

Möchten Sie also, dass mehrere Empfänger auf eine Rückfrage antworten sollen, müssen Sie diese als einzelne Empfänger (Kategorie Benutzer) erfassen, nicht mit Kategorie Benutzergruppe, Computer oder Mandant.

Freigabe - Weiterleiten

Wenn Sie ein Dokument nicht selber freigeben möchten, können Sie diese Freigabe-Aufgabe an einen anderen (oder mehrere andere) Empfänger weiterleiten (wir gehen hier wiederum davon aus, dass MPA eine Freigabe für MM erstellt, lassen aber den Schritt Versandauftrag weg):

1.

MPA importiert im DMS ein Dokument mit Freigabe durch MM.

2.

MM klickt den Navigationspunkt Freigaben, rechtsklickt die Freigabe-Aufgabe und wählt Freigabe weiterleiten im Kontextmenü.
Das Fenster Dokumenten-Freigabe wird geöffnet; Feld Empfänger ist nicht vorbefüllt.
Falls Sie eine Vorlage für diesen Aufgabentyp haben, werden die Felder Betreff und Anweisungen vorbefüllt, können aber geändert werden.

3.

MM erfasst den Empfänger ERP, schreibt Kommentar in die gewünschten Felder (Betreff, Anweisungen, Notiz); auch die übrigen Felder können bearbeitet werden. Im Feld Freigabe durch muss ein neuer Leistungserbringer ausgewählt werden; wir wählen ebenfalls ERP.

4.

MM klickt Speichern&Schliessen.
Die Aufgabe wird gesendet; das Dokument verschwindet aus dem Navigationspunkt Freigaben (weil die Freigabe delegiert wurde).

5.

ERP sieht diese Freigabe-Aufgabe im Navigationspunkt Freigaben.
ERP öffnet das Dokument, welches er freigeben soll, indem er die Aufgabe doppelklickt.
ERP kann Dokument lesen und ggf. bearbeiten.

6.

ERP schliesst das Dokument über das oben rechts.
Falls ERP Änderungen vorgenommen hat, fragt ihn Word jetzt, ob er diese speichern möchte.

7.

ERP klickt Speichern.
Änderungen werden gespeichert und das Dokument wird geschlossen.

8.

ERP gibt das Dokument frei, indem er in der Spalte Freigabe klickt.
Dokument wird freigegeben und verschwindet aus dem Navigationspunkt Freigaben.
ERP findet diese Aufgabe im Navigationspunkt Aufgaben, Filter Erledigt von... .


Vorlagen

Wiederkehrende Aufgaben, welche identische Angaben enthalten (z.B. Empfänger, Anhänge, Anweisungen etc.), können Sie als Aufgaben-Vorlagen speichern. Diese Vorlagen werden in einem Auswahlfenster angezeigt, wenn Sie eine neue Aufgabe aus einem Grid-Feld in einem KG-Fenster (z.B. der Medikation) erstellen:

Wenn Sie Standardvorlage wählen, werden z.B. bei der Medikation im Feld Betreff Leistungen ausführen und im Feld Anweisungen die Medikamente aufgeführt.

Vorlage erstellen

Auch wenn Sie eine Aufgabe auf Basis einer Vorlage erstellen und bestimmte Felder vorbefüllt werden, können Sie sämtliche Felder bearbeiten.

1.

Drücken Sie die Tastenkombination Ctrl+Alt+X.
Die Aufgabenliste wird geöffnet.

2.

Klicken Sie  Vorlagen in der Navigationsleiste.

3.

Klicken Sie Neue Vorlage im Menüband.
Das Fenster Aufgabe-Vorlage wird geöffnet.

4.

Befüllen Sie die Felder nach Ihren Bedürfnissen:

 

·  Betreff: ist ein Muss-Feld;

·  Frist: können Sie manuell eintippen oder über die Pfeile  bzw. (nachdem Sie in das Feld geklickt haben) über das Mausrad in 0.5er-Schritten einstellen;

·  Anweisungen: ist auch in der Aufgaben-Vorlage ein RTF-Feld.

Schaltfläche Sichtbarkeit: hier können Sie bestimmen, ob eine Vorlage nur für bestimmte Mandantengruppen, Mandanten, Benutzergruppen und/oder Benutzer sichtbar sein soll. Rechtsklicken Sie in den weissen Bereich unterhalb des Menübandes und wählen Sie Anfügen im Kontextmenü; jetzt wird eine Zeile in diesem Grid eingefügt und Sie können die gewünschten Elemente aus den Auswahltabellen wählen. Beispiel:
Obige Vorlage sieht nur der Mandant MM, wenn er mit der Mandantengruppe PP angemeldet ist. Der Systemadministrator vitomed (SA) sieht jedoch immer alle Vorlagen.

5.

Klicken Sie Speichern&Schliessen.
Die Vorlage wird gespeichert und in der Liste aufgeführt:

Vorlage aus neuer Aufgabe erstellen

1.

Drücken Sie die Tastenkombination Ctrl+Alt+W.
Das Fenster Aufgabe wird geöffnet.

2.

Befüllen Sie die Felder.
Ausser den Feldern Patient, Fällig am und Notiz werden alle Angaben in die Vorlage übernommen.

3.

Klicken Sie Speichern, danach den unteren Teil der Schaltfläche Speichern und wählen Als Vorlage speichern (alternativ drücken Sie Ctrl+Shift+S).
Die Frage Möchten Sie die Aufgabe speichern und anschliessend eine neue Vorlage daraus erstellen? wird angezeigt.

4.

Klicken Sie Ja.
Die Ansicht wechselt; das Fenster heisst jetzt Aufgaben-Vorlage.

5.

Klicken Sie Speichern&Schliessen.
Die Vorlage wird gespeichert, das Fenster geschlossen.

6.

Drücken Sie Ctrl+Alt+X, um die Aufgabenliste zu öffnen, und wählen Sie Vorlagen in der Combobox Filter.
Die soeben erstellte Vorlage wird aufgelistet.

Vorlage aus bestehender Aufgabe erstellen

1.

Drücken Sie die Tastenkombination Ctrl+Alt+X.
Die Aufgabenliste wird geöffnet.

2.

Wählen Sie einen Wert in der Combobox Filter und doppelklicken Sie die Aufgabe, welche künftig als Vorlage dienen soll.
Die Aufgabe wird geöffnet.

3.

Bearbeiten Sie ggf. die Daten.
Ausser den Feldern Patient, Fällig am und Notiz werden alle Angaben in die Vorlage übernommen.

4.

Klicken Sie Speichern, danach den unteren Teil der Schaltfläche Speichern und wählen Als Vorlage speichern (alternativ drücken Sie Ctrl+Shift+S).
Die Frage Möchten Sie die Aufgabe speichern und anschliessend eine neue Vorlage daraus erstellen? wird angezeigt.

5.

Klicken Sie Ja.
Die Ansicht wechselt; das Fenster heisst jetzt Aufgaben-Vorlage.

6.

Klicken Sie Speichern&Schliessen.
Die Vorlage wird gespeichert, das Fenster geschlossen.

7.

Drücken Sie Ctrl+Alt+X, um die Aufgabenliste zu öffnen, und klicken Sie Vorlagen in der Navigationsleiste.
Die soeben erstellte Vorlage wird aufgelistet.

Vorlage bearbeiten

1.

Drücken Sie die Tastenkombination Ctrl+Alt+X.
Die Aufgabenliste wird geöffnet.

2.

Klicken Sie Vorlagen in der Navigationsleiste.

3.

Markieren Sie eine Vorlage und klicken Sie im Menüband Öffnen.
Die Vorlage wird geöffnet.

4.

Bearbeiten Sie die Daten und klicken Sie Speichern&Schliessen.
Die Vorlage wird mit den geänderten Daten geschlossen und gespeichert.

Vorlage löschen

1.

Drücken Sie die Tastenkombination Ctrl+Alt+X.
Die Aufgabenliste wird geöffnet.

2.

Klicken Sie Vorlagen in der Navigationsleiste.

3.

Markieren Sie eine Vorlage und klicken Sie im Menüband Löschen.
Löschen ist nur anwählbar, wenn Sie der Ersteller der Vorlage oder als Systemadministrator vitomed (SA) angemeldet sind.

4.

Beantworten Sie die Sicherheitsfrage mit Ja.
Die Vorlage wird aus der Liste entfernt.


Aufgabe aus Leistungserfassung und Medikation erstellen

Wenn Sie eine Aufgabe aus der Leistungserfassung erstellen, werden die verrechneten Medikamente mit Anzahl in eine neue Aufgabe übernommen; diese Aufgabe können Sie danach z.B. an Ihren Empfang senden, wo die Medikamente bereitgestellt werden können.
Dies funktioniert auch in der Medikation, allerdings nur für Lager-Medikamente. Sollen auch die rezeptierten Medikamente in eine neue Aufgabe übernommen werden, müssen Sie den Schalter RezeptierteMedikamenteInAufgabenManagerNehmen auf Ja setzen.

1.

Markieren Sie in der Leistungserfassung die Medikamentenzeilen in der Spalte Z-Nr.

2.

Rechtsklicken Sie eine der Zeilen und wählen Sie Neue Aufgabe im Kontextmenü.
Das Fenster Vorlage wählen wird angezeigt.

3.

Markieren Sie die gewünschte Vorlage.
Nur wenn Sie Standardvorlage wählen, werden die Medikamente inkl. Anzahl in das Feld Anweisungen der Aufgabe übertragen.

3.

Die neue Aufgabe wird wie folgt erstellt (s. Grafik unten)t:
- Patient: wird übernommen
- Betreff: wird befüllt mit Leistungen ausführen
- Anweisungen: wird befüllt mit den Medikamenten inkl. Anzahl

4.

Bestimmen Sie einen Empfänger.

5.

Klicken Sie Speichern&Schliessen.
Die Aufgabe wird geschlossen und gesendet.


KG-Direktaufruf anwenden

Die Funktion KG-Direktaufruf können Sie in der Aufgabe oder in der Aufgabenliste aufrufen. Sie ist jedoch nur anwählbar, wenn in der geöffneten bzw. markierten Aufgabe ein Patient enthalten ist.

Weitere Informationen finden Sie im separaten Thema.


Benutzer-Wechsel

Falls bei Ihnen mehrere Benutzer an derselben Station arbeiten und jeweils in vitomed den Benutzer wechseln, kann es sinnvoll sein, wenn Ihr System-Administrator bestimmte Schalter so einrichtet, dass Ihnen Dokumenten-Freigaben bzw. Offene Aufgaben sowie Offene Bearbeitungssperren beim Benutzerwechsel angezeigt werden.

Schalter

Beschreibung

LoginWechselDokumentenFreigabeAnzeigen

Steht dieser Schalter auf Ja, werden nach jedem Benutzerwechsel allfällig vorhandene offene Dokumentenfreigaben für den neuen Benutzer angezeigt.

LoginWechselOffeneAufgabenAnzeigen

Steht dieser Schalter auf Ja, werden nach jedem Benutzerwechsel allfällig vorhandene offene Aufgaben für den neuen Benutzer angezeigt.

LoginWechselOffeneBearbeitungsSperrenAnzeigen

Steht dieser Schalter auf Ja, werden nach jedem Benutzerwechsel allfällig vorhandene offene Bearbeitungssperren für den neuen Benutzer angezeigt (betrifft DMS).