Dokumenten-Management-System (DMS)

Im Dokumenten-Management-System (DMS; Nachfolger der Berichtsübersicht) können Sie verschiedenste Arten von Dokumenten (Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc.) und Bildern (JPG, PNG, TIF, DICOM, etc.) importieren und ablegen. Die Handhabung des DMS-Fensters entspricht in einigen Punkten dem neuen Aufgaben-Manager. Beachten Sie auch die DMS-Tastenkombinationen.

Voraussetzungen für DMS:

·  vitomed Typ 3, Version 2.63

·  Microsoft SQL-Server 2012

·  Neueste Datenbankversion (ORI 2.63) oder manuelle Migration der vorhandenen Datenbank

Diese Hilfe-Videos geben Ihnen einen Überblick zum Thema: Teil 1 - DMS Basis bzw. Teil 2 - DMS erweitert. Klicken Sie , um den Film im Vollbildmodus zu sehen, und , um die Qualität zu ändern (beachten Sie auch die Übersicht aller Hilfe-Videos).

Ab Version 2.70 gilt: das Dokumenten Management System (DMS) benötigt aus technischen Gründen den neuen Aufgaben-Manager. Wenn Sie mit DMS sowie dem alten Aufgaben-Manager arbeiten und die vitomed-Version 2.70 installieren, geschieht deshalb Folgendes automatisch:

·  der neue Aufgaben-Manager wird aktiviert;

·  Ihre bestehenden Aufgaben werden migriert.

Wenn Sie den Schalter FensterFarbeGemeinsam auf Nein setzen, werden die Statuszeilen folgender Fenster in der in den Mandanten-Stammdaten definierten Farbe des angemeldeten Mandanten angezeigt:

·  vitomed-Hauptfenster

·  Agenda

·  Neuer Aufgaben-Manager

·  Dokumenten-Management-System DMS


Dieses Thema enthält:

·  Übersicht

·  Dokumente

·  Kategorien

·  Archivieren

·  Importvorlagen

·  Importverzeichnisse

·  Vorschau

·  Versandmappen

·  Import

·  Dicom-Import

·  Export

·  Bilderanzeige (Viewer) mit erweiterten Funktionen

·  Druckvorschau

·  Dokumenten-Freigabe

·  Layout bearbeiten

·  Optionen

·  Volltextsuche

·  Suche in Grids

·  Benutzer-Wechsel


Übersicht

Das DMS-Fenster rufen Sie auf wie die Berichtsübersicht: mit der Tastenkombination Ctrl+Alt+B; es wird als nicht-modales Fenster geöffnet. Das bedeutet, dass Sie dieses Fenster ständig geöffnet lassen und z.B. auf einen zweiten Bildschirm verschieben können; in vitomed arbeiten Sie ganz normal weiter:

·  Wenn Sie einen anderen Patienten aufrufen, wird das DMS-Fenster aktualisiert und auch der Fenstertitel angepasst.

·  Ist kein Patient geöffnet, verschwindet die Patientenbezeichnung aus dem Fenstertitel und es stehen nur noch patientenunabhängige Funktionen zur Verfügung.

·  Bei einem Benutzer- und/oder Mandanten-Wechsel wird das Fenster falls nötig ebenfalls angepasst.

Das DMS-Fenster ist in 6 Bereiche aufgeteilt: Dokumente, Kategorien, Importvorlagen, Importverzeichnisse, Vorschau und Versandmappen. Sie können dieses Layout bearbeiten.

Import und Export sind standardmässig auf 50 MB pro Dokument begrenzt. Falls Sie diesen Wert erhöhen möchten, müssen Sie den Schalter MaximaleDokumentengrösse anpassen. Wir empfehlen Ihnen, den Schalter anschliessend auf 50 MB zurückzustellen.

Am oberen Rand des DMS-Fensters befindet sich das Menüband (engl.: ribbon). Abhängig davon, in welchem Bereich des DMS-Fensters Sie gerade arbeiten, werden dort unterschiedliche Register angezeigt. Im Menüband werden die jeweils verfügbaren Funktionen in schwarzer Schrift angezeigt; die meisten davon finden Sie auch im Kontextmenü nach einem Rechtsklick.


Dokumente

Zeigt die Dokumente, welche in der aktuell markierten Kategorie enthalten sind. Ist die Kategorie Alle Dokumente markiert, werden alle Dokumente angezeigt.

Ein Dokument können Sie mittels Doppelklick öffnen. Word- und Excel-Dateien werden so automatisch ausgecheckt und im Bearbeiten-Modus geöffnet, d.h. Sie können diese ändern und mit Ihren Änderungen speichern (andere Benutzer können ausgecheckte Dokumente nur noch im Lese-Modus öffnen). Die anderen Dateitypen werden bei Doppelklick schreibgeschützt geöffnet; teilweise (z.B. ppt) können Sie diese über die Funktion Bearbeiten (im Menüband bzw. Kontextmenü nach Rechtsklick) verändern. Archivierte Dokumente können generell nicht mehr verändert werden.

In diesem Bereich können Sie Spalten ein- bzw. ausblenden sowie Sortierung und Filterung einstellen.

Ab der Version 2.68 gibt es die Spalte Versand (V...); in dieser wird mit einem Symbol angezeigt, wenn und wie ein Dokument versendet worden ist: = E-Mail, = Drucker, = Schnittstelle (aktuell nur docbox). Zudem zeigt jeweils ein Tooltip, wann welcher Benutzer dieses Dokument gesendet hat: . Bei einer Versandmappe/einem Stapel kann der Tooltip Einzelne Dokumente versendet lauten; wenn Sie den entsprechenden Eintrag doppelklicken, sehen Sie den Inhalt der Mappe/des Stapels, wo die Versandart für jedes Dokument angezeigt wird.

Ausgecheckte Dokumente erhalten in der Spalte Dateityp zusätzlich einen weissen Haken in grünem Kreis .

Wenn Dokumente als E-Mail gesendet, gedruckt oder via Schnittstelle übermittelt werden, wird eine Versandmappe ohne Empfänger erstellt und die Aktion damit protokolliert:

Sie können Dokumente auch mittels Drag&Drop vom Windows Explorer importieren; für jede Datei wird danach einzeln das Importfenster Neues Dokument angezeigt. In diesem Fenster können Sie u.a.:

1

Behandlung(en) mit dem Dokument verknüpfen (z.B. bei Rechnungsbeilagen);

2

Bemerkungen erfassen (diese werden in der Dokumentenübersicht als Tooltip angezeigt, wenn Sie mit der Maus auf die Bezeichnung des Dokumentes zeigen);

3

Freigabe durch andere(n) Leistungserbringer verlangen.
Der Wert im Feld Freigabe durch kann vom...
a) Benutzer SA immer geändert werden;
b) freigebenden Leistungserbringer geändert werden, falls Freigabe bereits erfolgt ist;
c) freigebenden Leistungserbringer oder von demjenigen, welcher die Freigabe erfasst hat, geändert werden, falls Freigabe noch nicht erfolgt ist.

Ab der vitomed-Version 2.71 können Sie die Kategorie beispielsweise beim Dokumentenimport mittels Tastatur (Buchstaben oder Pfeil-Tasten) auswählen. In beiden Fällen drücken Sie die Tab-Taste, bis der Fokus im Feld Kategorie liegt, danach:

·  Buchstaben: drücken Sie rasch die ersten paar Buchstaben der Kategorie, in welche dieses Dokument abgelegt werden soll.
Beispiele:
- Sie tippen re --> der Fokus springt auf die erste Kategorie, welche mit re beginnt, z.B. Recall;
- Sie tippen rez --> der Fokus springt auf die erste Kategorie, welche mit rez beginnt, z.B. Rezepte;
- Sie tippen re, pausieren (länger als eine halbe Sekunde), danach tippen Sie z --> der Fokus springt auf die erste Kategorie, welche mit z beginnt, z.B. Zeugnisse.

·  Pfeil-Tasten (Cursor-Tasten):
- : navigiert nach unten;
- : klappt eine untergeordnete Kategorie auf;
- : navigiert in die übergeordnete Kategorie und klappt die untergeordnete Kategorie zu;
- : navigiert nach oben.

Dokument-bezogene Funktionen rufen Sie im Ribbon (Menüband), via Rechtsklick oder mittels Tastenkombination auf. Sie können ein Dokument auch duplizieren; das Duplikat wird dann mit dem Zusatz Kopie in der Liste aufgeführt und Sie können es über Eigenschaften umbenennen.

Über der Dokumentenliste wird die angewählte Kategorie in Form von Breadcrumbs angezeigt; dort können Sie jeden Eintrag anklicken und so direkt in die entsprechende Kategorie springen:

Der erste Benutzer, welcher ein Dokument im Bearbeiten-Modus öffnet, checked dieses aus. Dies bewirkt, dass andere Benutzer dasselbe Dokument nur noch lesen können; ein Tooltip zeigt, wer das Dokument seit wann bearbeitet:

Falls dieser Benutzer vitomed verlässt, das betreffende Dokument aber geöffnet lässt, wird dieses automatisch eingechecked, wenn er sich erneut in vitomed anmeldet.

Dokumente stapeln

Sie können Dokumente zu einem Stapel zusammenfügen, d.h. stapeln. So gehen Sie vor:

1.

Markieren Sie die Dokumente (Mehrfachmarkierung mit der Ctrl-Taste möglich), welche Sie stapeln möchten.
Beachten Sie, dass der Stapel den Namen und die Kategorie des zuerst markierten Dokumentes übernimmt:

2.

Rechtsklicken Sie die Markierung und wählen Sie Stapeln.
Die markierten Dokumente werden gestapelt:

Je nach definierter Zugriffsberechtigung kann es sein, dass so Dokumente für bestimmte Benutzergruppen nicht mehr sichtbar sind, welche zuvor sichtbar waren.
Beispiel (gemäss obigen Abbildungen): Die Benutzergruppe MPA hat alle Berechtigungen in den Kategorien Bilder und Anderes, jedoch keine Berechtigungen in der Kategorie Korrespondenz an Versicherung. Ein Benutzer der Benutzergruppe MPA sieht also vor dem Stapeln die Dokumente der Kategorien Bilder und Anderes, nach dem Stapeln aber keines dieser 3 Dokumente mehr, weil alle der Kategorie Korrespondenz an Versicherung zugeteilt sind.

Um einen Stapel aufzulösen, rechtsklicken Sie diesen und wählen Stapel auflösen im Kontextmenü; so erhalten alle Dokumente ihre ursprüngliche Bezeichnung.

Dokumente löschen

Standardmässig kann nur der Systemadministrator vitomed (SA) Dokumente löschen (bzw. als gelöscht markieren; s. folgenden Abschnitt). Falls er diese Berechtigung an weitere Personen übertragen möchte, muss er den Schalter BerichteLöschenGestattet (pro Station/Mandant/Benutzergruppe) auf Ja setzen.

Ab Version 2.72 wird der Schalter BerichteLöschenGestattet nicht mehr berücksichtigt. Die Rechte zum Löschen (und Lesen/Ändern/Hinzufügen) vergeben Sie für jede Kategorie über die Zugriffsberechtigungen pro Benutzergruppe.

Gelöschte Dokumente anzeigen/wiederherstellen

Ab Version 2.72 kann der Systemadministrator vitomed (SA) die als gelöscht markierten Dokumente anzeigen und endgültig löschen bzw. wiederherstellen. Hierzu gibt es im Register Ansicht des Menübandes die Funktion Gelöschte Dokumente anzeigen. Die als gelöscht markierten Dokumente erhalten in der Dokumentenliste ein spezielles Icon, welches mit dem entsprechenden Tooltip ergänzt wird:

Wenn der Systemadministrator ein als gelöscht markiertes Dokument rechtsklickt, kann er dieses

·  löschen: Dokument wird physisch aus der Dokumentenliste entfernt
oder

·  wiederherstellen: Dokument erhält das ursprüngliche Icon und ist nicht mehr als gelöscht markiert.

E-Mail senden: Dokumente einzeln im Originalformat anhängen

Sie können beliebige Dokumenttypen selektieren und gleichzeitig via E-Mail senden.

1.

Markieren Sie die Dokumente (Mehrfachmarkierung mit der Ctrl-Taste möglich), welche Sie mit derselben E-Mail senden möchten.

2.

Rechtsklicken Sie die Markierung und wählen Sie E-Mail senden | E-Mail senden.
Eine E-Mail wird geöffnet; alle markierten Dokumente sind einzeln unter deren Original-Dateityp als Anhang aufgeführt.
Das Feld An... ist leer; im Betreff stehen Name, Vorname und Geburtsdatum des Patienten.

3.

Erfassen Sie den/die Adressaten sowie ggf. Text und klicken Sie Senden.
Die E-Mail wird mit den Anhängen gesendet.
Beachten Sie, dass Ihr Provider möglicherweise eine Maximalgrösse für E-Mails festgelegt hat.

E-Mail senden: Dokumente zusammen als PDF-Datei anhängen

Sie können beliebige Dokumenttypen selektieren, in 1 einzige PDF-Datei zusammenführen und via E-Mail senden. Dateitypen, von welchen im DMS-Fenster keine Vorschau angezeigt wird (z.B. txt, v11), werden nicht in diese PDF-Datei überführt sondern einzeln als separate E-Mail-Anhänge mitgesendet.

1.

Markieren Sie die Dokumente (Mehrfachmarkierung mit der Ctrl-Taste möglich), welche Sie mit derselben E-Mail senden möchten.

2.

Rechtsklicken Sie die Markierung und wählen Sie E-Mail senden | Als PDF senden.
Eine E-Mail wird geöffnet; als Anhang sind eine PDF-Datei sowie ggf. weitere Dateien einzeln aufgeführt.
Das Feld An... ist leer; im Betreff stehen Name, Vorname und Geburtsdatum des Patienten.

3.

Erfassen Sie den/die Adressaten sowie ggf. Text und klicken Sie Senden.
Die E-Mail wird mit den Anhängen gesendet.
Beachten Sie, dass Ihr Provider möglicherweise eine Höchstgrösse für E-Mails festgelegt hat.

Bild drehen/spiegeln

Wenn Sie in der Dokumentenübersicht ein Bild oder mehrere Bilder markieren, stehen Ihnen ab der Version 2.68 Funktionen zum Drehen und Spiegeln zur Verfügung (im Kontextmenü und Menüband):

Hierbei werden die einzelnen Aktionen kumuliert, d.h. wenn Sie beispielsweise ...

·  Rechtsdrehung um 90° zwei Mal ausführen, wird das Bild zuerst um 90°, danach nochmals um 90°, also insgesamt um 180° gedreht;

·  Vertikal spiegeln zwei Mal ausführen, wird das Bild zuerst auf den Kopf gestellt, danach diese Spiegelung aufgehoben, also wie ursprünglich angezeigt.

Die gewählte Drehung/Spiegelung wird in den Eigenschaften (Metadaten) des Bildes gespeichert und ...

·  in der Vorschau sofort umgesetzt,

·  in der Bilderanzeige und der Druckvorschau berücksichtigt,

·  beim Duplizieren mitkopiert.

Das Originalbild wird bei diesen Aktionen nicht verändert. Sie können es mit der Funktion Export nach Dateisystem in Ihr Dateisystem exportieren und dort öffnen: das Bild wird in der ursprünglichen Form angezeigt.


Kategorien

DMS wird mit bestimmten Kategorien (in der alten Berichtsübersicht Dokumentenart genannt) ausgeliefert. Einige davon können Sie bearbeiten bzw. löschen, Sie können aber auch zusätzliche (Unter-)Kategorien erstellen. Diese Struktur sieht dann bei allen Patienten identisch aus.

Kategorie erstellen

1.

Markieren Sie die Kategorie, welcher Sie eine Unterkategorie hinzufügen möchten.
Die Kategorie Alle Dokumente können Sie weder löschen noch bearbeiten; Sie können auch keine Kategorie auf derselben Stufe anlegen.

2.

Rechtsklicken Sie diese Markierung und wählen Sie Neu.
Das Fenster Neue Kategorie wird geöffnet.

3.

Geben Sie der Kategorie eine aussagekräftige Bezeichnung.
Die Schaltflächen Rechnungsbeilage und Systemkategorie benötigen Sie normalerweise nicht; diese sind bei der Auslieferung schon definiert.
Um die Automatische Archivierung einrichten zu können, müssen Sie als System-Administrator angemeldet sein.

4.

Klicken Sie Speichern&Schliessen.
Die neue Kategorie wird erstellt und alphabetisch eingeordnet.

Kategorie Rechnungsbeilagen: PDF-Dateien, welche hier behandlungsbezogen abgelegt sind, werden beim Versand der elektronischen Rechnung mitgesendet.
Ab der Version 2.72.003 können Sie Rechnungsbeilagen auch im Fenster Rechnungsadministration im Register Dokumente hinzufügen: Rechtsklicken Sie das Grid und wählen Sie Rechnungsbeilagen importieren im Kontextmenü. Suchen Sie die gewünschte PDF-Datei und wählen Sie diese mittels Doppelklick aus. Wiederholen Sie diesen Vorgang ggf. für weitere Beilagen. Diese werden gleichzeitig auch im DMS in der Kategorie Rechnungsbeilagen mit der entsprechenden Behandlungsnummer abgelegt.

Dokumente importieren

Rechtsklicken Sie die Kategorie, in welche Sie Dokumente importieren möchten, und wählen Sie:

·  Import ab Dateisystem: das Fenster Datei auswählen wird geöffnet, wo Sie das zu importierende Dokument auswählen;

·  Import ab Zwischenablage: importiert die zuvor in die Zwischenablage kopierten Elemente (wenn es mehrere sind, wird der Import-Dialog für jedes Dokument einzeln angezeigt).

Reihenfolge der Kategorien bearbeiten

Ab der vitomed-Version 2.68 können Sie die Reihenfolge der Kategorien an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Kategorien standardmässig auf- bzw. zugeklappt anzeigen

Ebenfalls ab der Version 2.68 können Sie bestimmen, welche Kategorien beim Öffnen des DMS-Fenster aufgeklappt bzw. zugeklappt sein sollen.

Kategorie bearbeiten

Wenn Sie eine Kategorie bearbeiten möchten, rechtsklicken Sie diese und wählen Bearbeiten; jetzt können Sie z.B. die Bezeichnung oder die Automatische Archivierung anpassen.

Kategorie löschen/zusammenführen

Mit dieser Funktion überführen Sie die Dokumente einer Kategorie in eine andere Kategorie; dies kann z.B. nach einer Migration von der alten Berichtsübersicht notwendig sein. Beachten Sie, dass hierbei immer die Dokumente aller Patienten verschoben werden.

1.

Markieren Sie die Kategorie, welche Sie löschen bzw. deren Inhalt Sie in eine andere Kategorie überführen möchten.
Die Kategorie Alle Dokumente können Sie nicht löschen.

2.

Rechtsklicken Sie diese Markierung und wählen Sie Löschen.
Die Frage Möchten Sie diese Kategorie wirklich löschen? wird angezeigt.

3.

Klicken Sie Ja.
Das Fenster Kategorie bearbeiten wird angezeigt (falls die Kategorie keine Dokumente enthielt, wird sie jetzt gelöscht).
Hier sehen Sie, wie viele Dokumente der zu löschenden Kategorie zugeordnet sind (weiter unten bei Betroffene Dokumente werden die ersten 50 Dokumente aufgelistet).

4.

Markieren Sie die Kategorie, in welche die Dokumente überführt werden sollen, und klicken Sie Speichern&Schliessen.
Das Fenster Kategorie bearbeiten wird geschlossen und die Dokumente werden der gewählten Kategorie zugeordnet.
Die ursprüngliche Kategorie wird gelöscht und im DMS-Fenster nicht mehr aufgeführt.

Falls eine zu löschende Kategorie noch eine Unterkategorie enthält, muss zuerst diese Unterkategorie entfernt werden.

Bestimmte Kategorien (z.B. Alle Dokumente = sog. Root-Kategorie) können nicht gelöscht werden.

Zugriffsberechtigungen definieren

Ab der vitomed-Version 2.72 können Sie auf jeder Kategorie pro Benutzergruppe Zugriffsberechtigungen festlegen; diese sind unterteilt in Hinzufügen, Lesen, Ändern und Löschen. Sie finden diese Funktion im neuen Register Zugriffsberechtigungen im Fenster Neue Kategorie bzw. Kategorie bearbeiten; standardmässig haben alle Benutzergruppen alle Rechte:

Die oben gezeigten Benutzergruppen entsprechen denjenigen in den Benutzer-Stammdaten:

·  Nur Benutzer der Benutzergruppe System (z.B. Systemadministrator vitomed SA) können die Zugriffsberechtigungen im Bereich Kategorien verwalten;

·  Nur Benutzer der Benutzergruppe System (z.B. Systemadministrator vitomed SA) können Importvorlagen verwalten;

·  Hat eine Benutzergruppe auf einer Kategorie gar keine Rechte, wird diese im Bereich Kategorien nicht angezeigt;

·  Hat eine Benutzergruppe auf keiner Kategorie mehr Leserechte, können die Benutzer dieser Benutzergruppe das DMS-Fenster nicht mehr öffnen;

·  Die Zugriffsberechtigungen in der Kategorie Alle Dokumente gelten als Vorgabewerte beim Erstellen einer neuen Kategorie. Bestehende Kategorien werden nicht angepasst, wenn Sie die Berechtigungen in der Kategorie Alle Dokumente ändern.

·  Beim Dokumentenimport können nur Kategorien ausgewählt werden, für welche der angemeldete Benutzer mindestens Hinzufügen-Rechte hat;

·  Importvorlagen mit Kategorien, auf welche der angemeldete Benutzer keine Schreibrechte hat, werden nicht angezeigt;

·  Versandmappen, welche Dokumente enthalten, die in Kategorien abgelegt sind, welche der angemeldete Benutzer nicht sehen darf, kann er nicht verschicken.


Archivieren

Automatisch archivieren

Sie können Dokumente pro Kategorie in einem wählbaren Intervall automatisch archivieren lassen. Archivierte Dokumente sind für die Bearbeitung gesperrt und werden jeweils als PDF-Datei geöffnet; das Icon in der Spalte Dateityp erhält zusätzlich ein kleines Schloss .

1.

Melden Sie sich als Systemadministrator an.

2.

Rechtsklicken Sie die zu archivierende Kategorie und wählen Sie Bearbeiten.

3.

Aktivieren Sie die Option Folgende Archivierungseinstellungen verwenden, definieren Sie den Archivierungszeitraum (in Tagen bzw. Monaten):

4.

Klicken Sie Speichern&Schliessen.
Die Kategorie wird ab sofort im gewählten Zeitraum archiviert; die Icons in der Spalte Dateityp erhalten nach der Archivierung zusätzlich ein Schloss .

Beachten Sie, dass die Archivierung jeweils für die gewählte Kategorie und allfällige Unterkategorien gilt. Wenn Sie also die automatische Archivierung auf der Kategorie Alle Dokumente einrichten, gilt der gewählte Intervall für alle Kategorien (weil alle Kategorien eine Unterkategorie von Alle Dokumente sind).

Manuell archivieren

Sie können ein einzelnes Dokument, mehrere Dokumente und/oder den Inhalt eines Stapels manuell archivieren:

1.

Markieren Sie das Dokument/die Dokumente und/oder einen Stapel.

2.

Rechtsklicken Sie die Markierung und wählen Sie Archivieren.
Meldung Wollen Sie die markierten Dokumente wirklich archivieren? wird angezeigt.

3.

Klicken Sie Ja, wenn Sie sicher sind.
Das Dokument wird archiviert.

Archivierung aufheben

Sie können die Archivierung eines Dokumentes aufheben:

1.

Melden Sie sich als Systemadministrator vitomed (SA) an.

2.

Rechtsklicken Sie das Dokument, welches nicht mehr archiviert sein soll, und wählen Sie Eigenschaften.

3.

Deaktivieren Sie die Checkbox Archiviert.

4.

Klicken Sie Speichern&Schliessen.
Das Dokument ist ab sofort nicht mehr archiviert; in der Spalte Dateityp wird das normale Icon (ohne Schloss) angezeigt.

Wenn Sie möchten, dass auch andere Benutzer als der SA die Archivierung aufheben können, setzen Sie den Schalter ArchivierungAufhebenGestattet auf Ja.


Importvorlagen

Importvorlagen erleichtern den Import von ähnlichen Dokumenten, weil Sie beispielsweise die Kategorie für die Ablage bereits vorgeben können.

Importvorlage erstellen

1.

Rechtsklicken Sie in den Bereich Importvorlagen und wählen Sie Neu.
Das Fenster Neue Importvorlage wird geöffnet.

2.

Folgende Informationen können/müssen Sie erfassen und beeinflussen die über diese Vorlage importierten Dokumente:

 

·  Bezeichnung Vorlage: geben Sie der Vorlage einen aussagekräftigen Namen (wird im Bereich Importvorlagen angezeigt);

·  Fenster immer anzeigen: ist diese Checkbox aktiviert, wird das Fenster Neues Dokument, in welchem Sie die Eigenschaften bearbeiten können, bei jedem zu importierenden Dokument angezeigt (wenn Sie diese Checkbox deaktivieren möchten, müssen Sie eine Kategorie definieren);

·  Stapeln: ist diese Checkbox aktiviert, können mehrere Dokumente gleichzeitig importiert werden, woraus ein Stapel erzeugt wird;

·  Bezeichnung (Dokument): gibt dem importierten Dokument einen Standardnamen (wenn leer, wird der Dateiname der zu importierenden Datei übernommen);

·  Datum: wählen Sie, mit welchem Datum (Erstelldatum, Änderungsdatum, Aufnahmedatum oder Aktuelles Datum) der Import erfolgen soll. Dies ist praktisch, wenn Sie z.B. Digitalbilder erst nach dem Aufnahmetag importieren und nicht für jedes Bild einzeln das Datum ändern möchten;

·  Ein-/Ausgang: wählen Sie, ob die importierten Dokumente als Eingehend oder Ausgehend gekennzeichnet werden sollen (mit Automatisch überlassen Sie diese Entscheidung der verwendeten Aktion, normalerweise Eingehend);

·  Keine Kategorie zuweisen: ist diese Checkbox aktiviert, wird automatisch die Checkbox Fenster immer anzeigen auch aktiviert, weil Sie beim Import eine Kategorie festlegen müssen;

·  Kategorie: bestimmen Sie, in welche Kategorie die importierten Dokumente abgelegt werden sollen (nur auswählbar, wenn die Checkbox Keine Kategorie zuweisen deaktiviert ist);

·  Freigabe durch: definieren Sie, ob ein (und falls ja, welcher) Leistungserbringer die über diese Vorlage importierten Dokumente freigeben muss. Wenn Sie über dieselbe Vorlage einen Stapel erstellen lassen, können Sie mehrere Freigeber bestimmen;

·  Bemerkungen: dieser Text wird bei den importierten Dokumenten in das Feld Bemerkungen kopiert (im DMS-Fenster wird dieser Text als Tooltip angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf die Bezeichnung eines Dokumentes fahren).

3.

Klicken Sie Speichern&Schliessen.
Die Importvorlage wird im gleichnamigen Bereich aufgelistet. Für die Funktionen Stapeln, Fenster immer anzeigen, Freigabe und Eingehend/Ausgehend werden zur schnellen Erkennung, wie die Vorlage konfiguriert ist, Icons (mit Tooltip) angezeigt:

Diese Einstellungen werden auch beim Dicom-Import berücksichtigt, wenn Sie z.B. die markierten Bilder auf eine Importvorlage ziehen.

Dokumente importieren

Rechtsklicken Sie die Importvorlage, über welche Sie ein Dokument importieren möchten, und wählen Sie:

·  Import ab Dateisystem: das Fenster Datei auswählen wird geöffnet, wo Sie das zu importierende Dokument auswählen;

·  Import ab Zwischenablage: importiert die zuvor in die Zwischenablage kopierten Elemente (wenn es mehrere sind, wird der Import-Dialog für jedes Dokument einzeln angezeigt).

Alternativ können Sie ein Dokument via Drag&Drop (z.B. Datei aus Windows Explorer, Anhang aus E-Mail) auf die gewünschte Importvorlage ziehen.

Importvorlagen mit Kategorien, auf welche der angemeldete Benutzer keine Schreibrechte hat, werden nicht angezeigt.

Importvorlage bearbeiten

Wenn Sie eine Importvorlage bearbeiten möchten, rechtsklicken Sie diese und wählen Bearbeiten; jetzt können Sie z.B. die Bezeichnung oder die Kategorie anpassen.

Importvorlage löschen

Um eine Importvorlage zu entfernen, rechtsklicken Sie diese und wählen Löschen.


Importverzeichnisse

Importverzeichnisse sind Ordner, in welchen Dateien vor dem Import ins DMS zwischengespeichert werden. Beispielsweise kann ein medizinisches Gerät Dokumente in einem solchen Ordner ablegen und Sie sehen im DMS sofort, dass neue Dateien eingegangen sind. Von dort können Sie diese einzeln oder per Massenimport ins DMS importieren.

Importverzeichnis erstellen

1.

Rechtsklicken Sie in den Bereich Importverzeichnisse und wählen Sie Neu..
Das Fenster Neues Importverzeichnis wird geöffnet.

2.

Geben Sie dem Verzeichnis eine aussagekräftige Bezeichnung (z.B. den Namen des medizinischen Gerätes).
Dieser Name wird im Bereich Importverzeichnisse angezeigt und muss deshalb eindeutig sein.

3.

Definieren Sie den Pfad, von wo die Dokumente importiert werden sollen.
Angezeigt werden Dateien, welche sich in diesem Ordner und allfälligen Unterordnern befinden.

4.

Bestimmen Sie über die gleichnamigen Checkboxen, ob Einzelimport und/oder Massenimport und dies für Alle Computer (oder nur für die aktuelle Station) möglich sein soll.
Wir empfehlen, beide Import-Varianten zu ermöglichen.

5.

Klicken Sie Speichern&Schliessen.
Das Importverzeichnis wird im gleichnamigen Bereich aufgelistet.

Einzelimport

Markieren Sie im Bereich Importverzeichnisse die Dokumente, welche Sie importieren möchten, rechtsklicken Sie die Markierung und wählen Sie Import: für jedes markierte Dokument wird der Import-Dialog einzeln angezeigt. Die so importierten Dokumente werden im Importverzeichnis (und somit auch im entsprechenden Ordner) gelöscht; wenn Sie jedoch vor dem Loslassen der Maustaste die Ctrl-Taste drücken, werden die Dokumente kopiert.

Importe (Massenimport, BlueConnect)

Wird in einem separaten Abschnitt beschrieben.

Importverzeichnis bearbeiten

Wenn Sie ein Importverzeichnis bearbeiten möchten, rechtsklicken Sie dieses und wählen Bearbeiten; jetzt können Sie z.B. die Bezeichnung bzw. den Pfad anpassen oder dieses Verzeichnis für den Massenimport freigeben.

Importverzeichnis löschen

Um ein Importverzeichnis zu entfernen, rechtsklicken Sie dieses und wählen Löschen. So wird nur das Importverzeichnis im DMS entfernt, nicht der effektive Ordner im Windows Explorer.


Vorschau

Der Bereich Vorschau zeigt eine Miniaturansicht des markierten Dokumentes; sind mehrere Dokumente markiert, werden diese fortlaufend untereinander dargestellt. Für diese Vorschau werden die markierten Dateien vorübergehend in eine PDF-Datei umgewandelt; da hierbei ein Qualitätsverlust auftreten kann, ist diese Ansicht nicht geeignet, um beispielsweise Bilder zu befunden.

Von folgenden Dateitypen kann eine Vorschau angezeigt werden:

·  Bilder:

DCM (Dicom), TIF (auch mehrseitig), BMP, GIF, JPG, PNG

·  Word:

DOC, DOCX, DOCB, DOCM

·  Excel:

XLS, XLSM, XLSX

·  Powerpoint:

PPT, PPTM, PPTX

·  Outlook:

MSG

·  Andere:

PDF

Kann von einem Dateityp keine Vorschau erstellt werden (z.B. TXT, V11, XPS), steht im Vorschaubereich Dateiformat wird nicht unterstützt.

Wenn Sie die Checkbox Auto (automatische Grösse) deaktivieren, können Sie Vorschaugrösse über + bzw. - selber bestimmen.

Sie können Text in der Vorschau markieren, mit Ctrl+C in die Zwischenablage kopieren und mit Ctrl+V an einem beliebigen Ort einfügen.


Versandmappen

Wenn Sie in vitomed einen Bericht erstellen, wird ab der Version 2.64 nur noch ein einziges Dokument für Original- und Kopie-Empfänger generiert. Das Makro TextKopieren in Word, welches geänderten Text vom Original auf die Kopien überträgt, können Sie somit wieder anwenden.

Mit einer Versandmappe können Sie gleichzeitig unterschiedliche Dokumente an verschiedene Empfänger senden.
Beispiel: Sie erstellen einen Bericht, welcher im DMS als Word-Dokument (enthält das Original und alle Kopien) abgelegt wird:

Ab Version 2.72 können Zugriffsberechtigungen auf Kategorien vergeben werden. Ein Benutzer kann eine Versandmappe nur dann senden, wenn er aufgrund seiner Berechtigungen alle darin enthaltenen Dokumente sehen kann. Beispiel:

·  Der Benutzer CHI (Benutzergruppe Arzt) hat eine Versandmappe mit einem Word-Dokument und einem Dicom-Bild erstellt:

·  Auf die Kategorie, in welcher das Word-Dokument abgelegt wurde, hat die Benutzergruppe MPA keinen Zugriff. Wenn ein Benutzer der Benutzergruppe MPA diese Versandmappe öffnet, bietet sich ihm folgendes Bild:
1) Das Word-Dokument sieht er nicht;
2) Eine Meldung erklärt ihm den Grund hierfür;
3) Die Funktion Mappe verschicken ist deshalb nicht anwählbar.

Bericht senden

Um einen solchen Bericht zu senden, gehen Sie ab der Version 2.68 wie folgt vor: rechtsklicken Sie diesen Bericht und wählen Sie In Versandmappe | Neue Versandmappe im Kontextmenü. jetzt wird der Bericht aufgeteilt in einzelne Dokumente und die Original- sowie Kopie-Empfänger werden in der Versandmappe einzeln mit dem passenden Dokument und der passenden Versandart (E-Mail oder, wenn keine Mailadresse vorhanden ist, Drucken) aufgelistet. Sie können manuell auch weitere Empfänger (s. auch Stammdatensuche) hinzufügen und diesen das gewünschte Dokument zuteilen. Im DMS-Fenster können Sie zudem weitere Dokumente zu dieser Versandmappe hinzufügen.

Im Versandmappen-Fenster haben Sie ab der Version 2.68 die Möglichkeit, via Drag&Drop ...

·  die Dokumente einem oder mehreren Empfänger(n) zuzuteilen;

·  die Reihenfolge der Dokumente bei jedem Empfänger individuell zu gestalten.

Zudem können Sie auch im Fenster Versandmappe bearbeiten das Layout bearbeiten.

Ab der Version 2.68 ...

·  werden Sie beim Hinzufügen von Dokumenten zu einer Versandmappe (welche bereits Empfänger enthält) gefragt, ob diese neuen Dokumente den bestehenden Empfängern hinzugefügt werden sollen;

·  können Sie einen neuen Empfänger mit der Tastenkombination Ctrl+N hinzufügen und direkt einen Suchbegriff eintippen (oder mit der F4-Taste den Suchen-Dialog öffnen);

·  sehen Sie die Grösse jedes Dokumentes sowie die Gesamtgrösse aller Dokumente (s. obige Abbildung);

·  können Sie die Versandart E-Mail wählen und müssen keine E-Mail-Adresse erfassen; wenn Sie Mappe verschicken klicken, wird die entsprechende E-Mail ohne Eintrag im Feld An... geöffnet und Sie können eine Adresse aus Ihren Outlook-Kontakten einfügen;

·  können Sie einen noch nicht gesendeten Bericht rechtsklicken und In PDF umwandeln wählen; jetzt wird das Word-Dokument auf die verschiedenen Empfänger aufgeteilt und (nach Rückfrage) jede einzelne Word- in eine PDF-Datei umgewandelt. Diesen Bericht können Sie jetzt wie gewohnt (aber mit PDF- statt Word-Anhängen) als Versandmappe senden.

Vor dem Versand können Sie zudem einige Optionen via Checkbox aktivieren:

PDF erzeugen

Wandelt die Dateitypen, für welche eine Vorschau generiert werden kann, vor dem Versand in eine separate PDF-Datei um; alle anderen Dateitypen (z.B. txt, v11) werden der E-Mail separat angehängt.
Im Register DATEI des Fensters Versandmappe bearbeiten können Sie für den angemeldeten Benutzer definieren, ob diese Checkbox automatisch (de-)aktiviert sein soll.

PDF zusammenfassen

Erstellt 1 PDF-Datei mit allen PDF-Inhalten; alle anderen Dateitypen (z.B. txt, v11) werden der E-Mail separat angehängt.

Als ZIP

Fügt viele einzelne Dateien in einem ZIP-File zusammen; gewisse Dateitypen können hierbei komprimiert werden. Trotzdem ist es möglich, dass die Datei schlussendlich grösser ist als Ihr Mailserver für den Versand zulässt.

Deckblatt verwenden

Ein Deckblatt wird in der E-Mail oder in der PDF-Datei am Anfang eingefügt und an alle Empfänger gesendet. Was ein Deckblatt enthalten soll, entscheiden Sie. Wenn Sie mit Deckblättern arbeiten möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Legen Sie die Datei (doc, docx oder pdf), welche als Deckblatt dienen soll, im Verzeichnis vitomed.hom\Vorlagen\Deckblatt ab.

  2. Im Register DATEI des Fensters Versandmappe bearbeiten kann Ihr Systemadministrator vitomed (SA) pro Mandant eine Datei als Deckblatt definieren.

  3. Wenn Sie das Deckblatt des angemeldeten Mandanten verwenden möchten, aktivieren Sie diese Checkbox.

Dokument zum Drucken öffnen

Öffnet Dokumente, bei deren Empfänger die Versandart auf Drucken gesetzt ist, im jeweiligen Standard-Programm. So können Sie einen beliebigen Drucker, Schacht sowie weitere Optionen für das jeweilige Dokument bestimmen.

Dokumente ohne E-Mail-Empfänger drucken

Druckt Dokumente, bei deren Empfänger die Versandart auf E-Mail gesetzt, jedoch keine E-Mail-Adresse erfasst ist.

Speichern Sie Ihre Änderungen, und klicken Sie danach Mappe verschicken. Jetzt wird das Dokument im DMS in einen Stapel umgewandelt (ausser die Versandmappe enthält nur 1 Empfänger) und für jeden Empfänger (in unserem Beispiel sind es drei) je eine PDF-Datei (weil die Checkboxen PDF erzeugen und PDF zusammenfassen aktiviert sind) mit Deckblatt (weil Checkbox Deckblatt verwenden aktiviert ist) kreiert; diese PDF-Datei wird je nach Einstellung als E-Mail-Anhang angezeigt  oder gedruckt.

Defaultmässig werden gesendete Versandmappen im Bereich Versandmappen ab der Version 2.68 nicht mehr aufgelistet. Wenn Sie diese auch sehen möchten, klicken Sie in den Bereich Versandmappen, danach aktivieren Sie die Schaltfläche Inkl. versendete im Menüband (diese Einstellung wird für den angemeldeten Benutzer gespeichert). Versendete Versandmappen werden kursiv angezeigt:

Kopie-Empfänger eines Berichtes in Versandmappe anzeigen

Normalerweise wird, sofern in einem Bericht Kopie-Empfänger definiert sind, für diese je eine eigene, an sie adressierte Seite erstellt und auf allen Seiten im Verteiler erwähnt. Steht im Importbeschrieb in der Rubrik [EINSTELLUNGEN] der Schalter DocumentCopies auf Nein, wird auf dem Original der Verteiler zwar dargestellt (Kopie an), es werden jedoch keine Seiten für die Kopie-Empfänger erstellt.

Ab der vitomed-Version 2.70 können Sie solche Kopie-Empfänger, für welche keine eigene Seite im Word-Bericht erstellt wurde, ebenfalls in eine Versandmappe aufnehmen.

Lassen Sie den folgenden Schritt von Ihrem Systemadministrator vitomed (SA) ausführen, weil die Gefahr besteht, dass ungeübte Benutzer einen Bericht unbrauchbar machen:

·  Ändern Sie die Word-Vorlage des gewünschten Berichtes gemäss dieser Anleitung.
Für unseren Fall setzen Sie im Bereich [EINSTELLUNGEN] folgenden Schalter: DocumentCopies=Nein (ggf. müssen Sie hierzu eine neue Zeile einfügen).

Anschliessend können Sie als 'normaler' Benutzer (nicht SA) die folgenden Schritte durcharbeiten:

1.

Erstellen Sie bei einem Patienten einen Bericht, welcher auf der soeben geänderten Vorlage basiert.
Definieren Sie den Original- sowie einen oder mehrere Kopie-Empfänger.

2.

Klicken Sie das Word-Icon in der Werkzeugleiste.
Der Bericht wird als Word-Dokument aufbereitet.
Nur die Seite für den Original-Empfänger wird erstellt; die Kopie-Empfänger werden am Ende aufgelistet.

3.

Schliessen Sie dieses Word-Dokument.

4.

Drücken Sie Ctrl+Alt+B.
Das DMS-Fenster wird geöffnet; der soeben erstellte Word-Bericht wird aufgelistet.

5.

Rechtsklicken Sie diesen Word-Bericht und wählen Sie In Versandmappe | Neue Versandmappe im Kontextmenü.

Fenster Versandmappe bearbeiten wird geöffnet und alle Empfänger werden aufgelistet:

·  Beim Original-Empfänger ist der Word-Bericht zugewiesen;

·  Bei den Kopie-Empfängern ist kein Dokument zugewiesen; deren Versandart steht auf Cc E-Mail.

6.

Klicken Sie Mappe verschicken.

Die E-Mail wird geöffnet (z.B. von Outlook):

·  Der Original-Empfänger wird im Feld An aufgeführt;

·  Die Kopie-Empfänger werden im Feld Cc aufgeführt;

·  Der Word-Bericht ist als Anhang angefügt.
Abhängig von Ihren Einstellungen in der Versandmappe wurde der Bericht ggf. in eine PDF-Datei umgewandelt.

7.

Falls Sie Empfänger ohne Mail-Adresse haben, können Sie diese jetzt in Ihrem (Outlook-)Adressbuch suchen und einfügen oder manuell erfassen.

8.

Klicken Sie Senden.
Die E-Mail wird an alle Empfänger gesendet.

Dokument zu Versandmappe hinzufügen

Markieren Sie das gewünschte Dokument (mit der Ctrl-Taste ist Mehrfachselektion möglich), rechtsklicken Sie die Markierung und wählen Sie In Versandmappe, danach eine bestehende Versandmappe:

In der Versandmappe können Sie keine Dokumente hinzufügen.

Dokument aus Versandmappe entfernen

Mit dieser Funktion löschen Sie ein Dokument in einer Versandmappe; im DMS bleibt dieses Dokument jedoch erhalten.

1.

Öffnen Sie die Versandmappe, aus welcher Sie ein Dokument entfernen möchten.

2.

Im Bereich Dokumente markieren Sie das zu löschende Dokument, rechtsklicken die Markierung und wählen Dokument entfernen.
Das Dokument wird ohne Rückfrage aus der Liste und bei allfällig zugeteilten Empfängern gelöscht.
Falls Sie das falsche Dokument entfernt haben, schliessen Sie das Versandmappen-Fenster ohne zu speichern und beginnen erneut bei Punkt 1.

3.

Klicken Sie Speichern bzw. Speichern&Schliessen.

Beliebige Dokumente senden

Via Versandmappe

Sie können nicht nur Berichte, sondern auch alle anderen Dokumentarten via Versandmappe senden. Markieren Sie hierzu das gewünschte Dokument (mit der Ctrl-Taste ist Mehrfachselektion möglich), rechtsklicken Sie die Markierung und wählen Sie In Versandmappe, danach Neue Versandmappe (oder einen bestehenden Eintrag).

Via E-Mail

Sie können Dokumente auch direkt via E-Mail senden, ohne eine Versandmappe zu erstellen (z.B. wenn nur 1 Empfänger angeschrieben wird). Markieren Sie das gewünschte Dokument (mit der Ctrl-Taste ist Mehrfachselektion möglich), rechtsklicken Sie die Markierung und wählen Sie E-Mail senden, danach

·  E-Mail senden: hängt die markierten Dokumente einzeln im Originalformat an
oder

·  Als PDF senden: hängt 1 PDF-Datei an, in welcher alle markierten Dokumente zusammengeführt sind. Die Reihenfolge in dieser PDF-Datei entspricht der Reihenfolge, in welcher Sie die Dokumente selektiert haben.

Versandmappe erneut senden

Sie können eine bereits gesendete Versandmappe erneut senden (weil z.B. die erste Mappe an eine falsche E-Mail-Adresse ging oder nicht alle Dokumente mitgeschickt wurden):

1.

Rufen Sie den betroffenen Patienten auf und drücken Sie Ctrl+Alt+B.
Das Fenster Dokumente wird geöffnet.

2.

Klicken Sie in den Bereich Versandmappen.
Im Menüband wird das Register VERSANDMAPPE angezeigt.

3.

Falls noch nicht aktiv: aktivieren Sie die Schaltfläche Inkl. versendete.
Im Bereich Versandmappen werden auch gesendete Mappen in kursiver Schrift aufgeführt.

4.

Doppelklicken Sie die Versandmappe, welche Sie erneut senden möchten.
Fenster Versandmappe bearbeiten wird geöffnet; Empfänger und Dokumente sind ausgegraut und nicht änderbar.

5.

Klicken Sie das Schloss:

Die Felder Am und Von werden änderbar.

6.

Leeren Sie diese beiden Felder, indem Sie jeweils klicken, und Speichern Sie.
Empfänger und Dokumente sind schwarz und änderbar.

7.

Nehmen Sie allfällige Änderungen vor, Speichern Sie diese und klicken Sie Mappe verschicken.
Die Mappe wird gesendet, d.h. je nach Einstellung werden E-Mails geöffnet und/oder Dokumente gedruckt.


Import

Abgesehen vom normalen Dokumentenimport (über Menüband oder Kontextmenü) haben Sie folgende Importmöglichkeiten.

Massenimport

Mit dieser Funktion können Sie viele Dokumente gleichzeitig für einen beliebigen Patienten (muss nicht der aktuell geöffnete sein) importieren.

1.

Klicken Sie Importe im Menüband des DMS-Fensters.
Das Fenster Massenimport wird geöffnet. Im Bereich Importverzeichnisse werden die Verzeichnisse (inkl. der enthaltenen Dateien) angezeigt, welche für den Massenimport freigeschaltet sind.

2.

Suchen Sie den Patienten, für welchen Sie Dokumente importieren möchten (kann vom aktuell geöffneten Patienten abweichen).
Bereits vorhandene Dokumente des gewählten Patienten werden angezeigt.

3.

Markieren Sie im Bereich Importverzeichnisse die Datei, welche Sie für diesen Patienten importieren möchten (mit Ctrl+Mausklick können Sie mehrere Einträge markieren).
Im Bereich Vorschau werden alle Dokumente (sofern Dateityp unterstützt ist) untereinander angezeigt. Für diese Vorschau werden die Dateien vorübergehend ins PDF-Format umgewandelt, was einen gewissen Qualitätsverlust verursachen kann.

4.

Verschieben Sie die Markierung mittels Drag&Drop auf ...

 

·  ... eine Kategorie,

·  ... eine Importvorlage oder

·  ... in den Bereich Dokumente.

In jedem dieser Fälle wird für jede Datei der Import-Dialog angezeigt, wo Sie die Vorgaben ändern können.
Die so importierten Dokumente werden im Importverzeichnis (und somit auch im entsprechenden Ordner) gelöscht; wenn Sie vor dem Loslassen der Maustaste die Ctrl-Taste drücken, werden die Dokumente kopiert (statt verschoben).

5.

Wiederholen Sie ggf. diese Schritte weitere Dokumente und/oder andere Patienten.

Damit der Massenimport funktioniert, muss die gleichnamige Checkbox im entsprechenden Importverzeichnis aktiviert sein.

Wie das DMS-Fenster wird ab der Version 2.67.002 auch das Massenimport-Fenster nicht-modal geöffnet. Das bedeutet, dass Sie dieses Fenster ständig geöffnet lassen und z.B. auf einen zweiten Bildschirm verschieben können.

BlueConnect

BlueConnect (von BlueCare) vereinfacht die Kommunikation und Zusammenarbeit in der Praxis und mit Behandlungspartnern; insbesondere dann, wenn Sie mit DMS arbeiten. Ein paar allgemeine Informationen hierzu finden Sie auf der BlueCare-Webseite.

Voraussetzungen:

·  vitomed 2.70

·  SQL-Server 2012 und Kompatibilitätslevel 100

·  Dokumenten Management System DMS

·  HIN-Client

Dieses Hilfe-Video gibt Ihnen einen Überblick zum Thema. Klicken Sie , um den Film im Vollbildmodus zu sehen, und , um die Qualität zu ändern (beachten Sie auch die Übersicht aller Hilfe-Videos). Wenn Sie an dieser Schnittstelle interessiert sind, wenden Sie sich an unseren Service Desk.

Und so importieren Sie Dokumente via BlueConnect:

1.

Öffnen Sie einen beliebigen Patienten und drücken Sie Ctrl+Alt+B.
Fenster Dokumente wird geöffnet.

2.

Klicken Sie Importe | BlueConnect im Menüband.
Zuerst erscheint eine Fortschrittsanzeige, danach das Fenster Massenimport; links werden die verfügbaren Dateien im Bereich Externe Dokumente angezeigt.

3.

Suchen Sie den Patienten, für welchen Sie Dokumente importieren möchten (kann vom aktuell geöffneten Patienten abweichen).
Bereits vorhandene Dokumente des gewählten Patienten werden angezeigt.

4.

Markieren Sie im Bereich Externe Dokumente die Datei, welche Sie für diesen Patienten importieren möchten (mit Ctrl+Mausklick können Sie mehrere Einträge markieren).
Im Bereich Vorschau werden alle Dokumente (sofern Dateityp unterstützt ist) untereinander angezeigt. Für diese Vorschau werden die Dateien vorübergehend ins PDF-Format umgewandelt, was einen gewissen Qualitätsverlust verursachen kann.

5.

Verschieben Sie die Markierung mittels Drag&Drop auf ...

 

·  ... eine Kategorie,

·  ... eine Importvorlage oder

·  ... in den Bereich Dokumente.

In jedem dieser Fälle wird für jede Datei der Import-Dialog angezeigt, wo Sie die Vorgaben ändern können.
Die so importierten Dokumente werden im Importverzeichnis (und somit auch im entsprechenden Ordner) gelöscht; wenn Sie vor dem Loslassen der Maustaste die Ctrl-Taste drücken, werden die Dokumente kopiert (statt verschoben).

6.

Wiederholen Sie ggf. diese Schritte für weitere Dokumente und/oder andere Patienten.

Mit BlueConnect können Sie auch Dokumente exportieren.


Dicom-Import

Mit dieser Funktion können Sie Dicom-Bilder ab CD oder aus einem Verzeichnis importieren; in beiden Fällen wird eine Vorschau der Bilder angezeigt.

1.

Klicken Sie Dicom-Import im Menüband des DMS-Fensters.
Das Fenster Ordner suchen wird geöffnet.

2.

Suchen und markieren Sie den Ordner, welcher dem Dicom-Bilder-Ordner übergeordnet ist, und klicken Sie OK.
Alle Dicom-Bilder, welche sich in untergeordneten Ordnern befinden, werden links im Bereich DICOM als kleines Vorschaubild angezeigt.

3.

Markieren Sie im Bereich DICOM ein Bild.
Im Bereich Vorschau wird ein grösseres Vorschaubild angezeigt; Daten wie Patientenname, Geburtsdatum und Erstellungszeitpunkt werden darübergelegt.

4.

Importieren Sie das markierte Bild mittels Drag&Drop auf eine beliebige Kategorie oder auf eine Importvorlage.
Das Fenster Dicomimport wird geöffnet.

5.

Bearbeiten Sie ggf. die Daten (z.B. Behandlung zuteilen) und klicken Sie danach Speichern&Schliessen.
Das Bild wird in der gewünschten Kategorie abgelegt.

6.

Markieren Sie im Bereich DICOM mit der Ctrl-Taste mehrere Bilder.
Im Bereich Vorschau werden diese nacheinander angezeigt.

7.

Importieren Sie die Markierung mittels Drag&Drop auf eine beliebige Kategorie.
Das Fenster Dicomimport wird geöffnet.

8.

Bearbeiten Sie ggf. die Daten (z.B. Behandlung zuteilen) und klicken Sie danach Speichern&Schliessen.
Die Bilder werden als Stapel in der gewünschten Kategorie abgelegt.
Wenn Sie weitere Bilder auf einen solchen Stapel ziehen, werden diese ohne Rückfrage hinzugefügt.

Um diesen Import-Modus zu beenden, klicken Sie die Schaltfläche Dicom-Import verlassen (unterhalb des Menübandes) oder schliessen das DMS-Fenster.


Export

Sie können Elemente aus dem Bereich Dokumente exportieren.

Markieren Sie die zu exportierenden Dokumente, rechtsklicken Sie die Markierung und wählen Sie:

·  Export nach Dateisystem: das Fenster Speichern unter wird geöffnet, wo Sie den Ablageort definieren;

·  Export in Zwischenablage: exportiert die markierten Dokumente in die Zwischenablag (der Inhalt der Zwischenablage kann mit Ctrl+V am Zielort eingefügt werden);

·  Dokumente exportieren: wählen Sie danach den gewünschten Kanal (z.B. BlueConnect, docbox); danach gelangen Sie in das gewählte Browser-Fenster.

Wenn Sie ein Bild via Dateisystem exportieren, können Sie im Speichern unter-Dialog den Dateityp (png, jpeg oder bmp) auswählen.


Bilderanzeige (Viewer) mit erweiterten Funktionen

Diese Bilderanzeige ist nicht für die medizinische Befundung zertifiziert. Sie dient der einfachen Anzeige bzw. Vorschau von Bildern (inkl. Dicom).

Bilder können Sie im Fenster Bilderanzeige anschauen und dort z.B.:

·  vergrössern,

·  in ein Word-Dokument kopieren,

·  als E-Mail-Anhang senden,

·  drucken,

·  exportieren.

Um die Bilderanzeige zu öffnen, markieren Sie im DMS ein Bild bzw. mehrere Bilder und klicken Anzeigen im Menüband (oder drücken die Tastenkombination Ctrl+T).

Schaltfläche 'Synchron'

Setzt alle Bilder auf die Originalgrösse zurück; die aktuelle Einstellung wird gespeichert und beim nächsten Aufruf der Bilderanzeige erneut angewendet (s. auch Bild vergrössern/verkleinern).

Bild vergrössern/verkleinern

In der Bilderanzeige haben Synchron-Schaltfläche, Mausrad und Ctrl-Taste folgende Funktionen/Auswirkungen:

Schaltfläche 'Synchron'

Taste(n)

Funktion

Kein Einfluss

Mausrad nach unten

In Bildern nach unten scrollen

Kein Einfluss

Mausrad nach oben

In Bildern nach oben scrollen

Inaktiv

Ctrl+Mausrad nach unten

Bild, auf welchem sich der Mauszeiger befindet, wird verkleinert

Inaktiv

Ctrl+Mausrad nach oben

Bild, auf welchem sich der Mauszeiger befindet, wird vergrössert

Aktiv

Ctrl+Mausrad nach unten

Alle Bilder werden verkleinert

Aktiv

Ctrl+Mausrad nach oben

Alle Bilder werden vergrössert

Bild verschieben

Packen Sie ein Bild mit der linken Maustaste und ziehen Sie es auf ein anderes Bild (Drag&Drop). Wenn sich dieses andere Bild ...

·  vor dem gepackten Bild befindet, wird das Bild davor eingefügt;

·  nach dem gepackten Bild befindet, wird das Bild danach eingefügt.

Dies funktioniert nur, wenn die Bilder auf Originalgrösse gesetzt sind.

Schaltflächen 'Eine Spalte' / 'Zwei Spalten' / 'Drei Spalten'

Zeigt die markierten Bilder in der entsprechenden Anzahl Spalten. Die aktuelle Einstellung wird gespeichert und beim nächsten Aufruf der Bilderanzeige erneut angewendet.

Schaltflächen 'Alles auswählen' / 'Nichts auswählen'

·  Alles auswählen = alle Bilder in der Bilderanzeige werden markiert;

·  Nichts auswählen = kein Bild in der Bilderanzeige wird markiert.

Schaltfläche 'Zurücksetzen'

Setzt alle Bilder auf deren Originalgrösse zurück.

Schaltfläche 'Bild'

Exportiert die markierten Bilder in ein Word-Dokument.

Bevor Sie diese Funktion ausführen, öffnen Sie ein Word-Dokument (z.B. einen Bericht) und fügen dort, wo die Bilder eingefügt werden sollen, eine Tabelle mit der gewünschten Anzahl Spalten ein. Die Bilder werden dann automatisch in diese Tabelle hineinkopiert. Nachdem Sie das Word-Dokument gespeichert haben, können Sie es (falls gewünscht) in die Dokumentenablage importieren.

Schaltfläche 'Bild inkl. Beschriftung'

Exportiert die markierten Bilder (inkl. Ablagedatum sowie Dateiname) in ein Word-Dokument.

Bevor Sie diese Funktion ausführen, öffnen Sie ein Word-Dokument (z.B. einen Bericht) und fügen dort, wo die Bilder eingefügt werden sollen, eine Tabelle mit der gewünschten Anzahl Spalten ein. Die Bilder werden dann automatisch in diese Tabelle hineinkopiert. Nachdem Sie das Word-Dokument gespeichert haben, können Sie es (falls gewünscht) in die Dokumentenablage importieren.

Schaltfläche 'E-Mail senden'

Öffnet eine neue E-Mail und fügt die markierten Bilder als Anhang ein; im Betreff werden Name, Vorname und Geburtsdatum des Patienten vorbefüllt.

Schaltfläche 'Drucken'

Öffnet das Fenster Druckvorschau, wo Sie eine Druckvorlage auswählen können.

Schaltfläche 'Export als Bild'

Öffnet das Fenster Ordner suchen. Wählen Sie einen Speicherort aus und klicken Sie OK; die markierten Bilder werden als png-Datei abgelegt.

Schaltfläche 'Export in Zwischenablage'

Kopiert die markierten Bilder in die Zwischenablage; mit Ctrl+V können Sie diese am gewünschten Zielort als png-Datei einfügen.


Druckvorschau

Die Druckvorschau wird nur für Bilder angezeigt. Sie rufen diese über die Funktion Drucken auf, und zwar entweder aus der Bilderanzeige oder direkt aus dem DMS-Fenster:

·  Über Hinzufügen erstellen Sie eine Druckvorlage, welche Sie Speichern können.

·  Im Bereich Vorschau werden die im DMS-Fenster markierten Bilder untereinander angezeigt;

·  Im Bereich Drucker definieren Sie Ausgabegerät, Papiergrösse, etc.;

·  Im Bereich Vorlagen definieren Sie z.B. Anzahl Bilder pro Seite, Seitenränder, Hoch- oder Querformat.
In den Druck-Optionen legen Sie fest, ob und (falls ja) wie Kopfzeile, Dokumentenbezeichnung, Aufnahmedatum und Dokumentenbemerkungen gedruckt werden sollen:
- Checkbox Drucken ist aktiviert = Text wird gedruckt;
- Checkbox Fett ist aktiviert = Text wird fett gedruckt;
- Schriftgrösse = für das entsprechende Element.

·  Über Drucken wird die Vorschau auf dem definierten Gerät ausgegeben.


Dokumenten-Freigabe

Sie können beim Erstellen eines Berichtes oder beim Import eines Dokumentes definieren, dass dieser Bericht/dieses Dokument durch einen anderen Leistungserbringer freigegeben werden muss; die betreffende Person erhält in einem solchen Fall automatisch eine Freigabe-Aufgabe.

Dieses Hilfe-Video gibt Ihnen einen Überblick zum Thema Dokumenten-Freigabe. Klicken Sie , um den Film im Vollbildmodus zu sehen, und , um die Qualität zu ändern (beachten Sie auch die Übersicht aller Hilfe-Videos).

Bericht erstellen

1.

Erstellen Sie wie gewohnt einen Bericht und aktivieren Sie die Checkbox Freigabe erforderlich.

2.

Speichern Sie den Bericht.

3.

Klicken Sie die Word-Schaltfläche Bericht erstellen.
Fenster Leistungserbringer Dokumentenfreigabe wird geöffnet.

4.

Markieren Sie den Leistungserbringer, welcher den Bericht freigeben muss.
Dieser erhält automatisch eine Aufgabe, welche ihn zur Freigabe auffordert.

5.

Klicken Sie OK.
Der Bericht wird als Word-Dokument generiert und angezeigt; im Hintergrund wird die Aufgabe an den freigebenden Leistungserbringer gesandt.

Freigabe löschen

Falls Sie die Freigabe für ein Dokument irrtümlich erstellt haben, können Sie diese löschen:

1.

Rufen Sie den betreffenden Patienten auf drücken Sie Ctrl+Alt+B.
Das Fenster Dokumente wird geöffnet; das freizugebende Dokument ist mit gekennzeichnet

2.

Rechtsklicken Sie dieses Dokument und wählen Sie Eigenschaften im Kontextmenü.
Das Fenster Dokument bearbeiten wird geöffnet; unter Freigaben wird das Kurzzeichen des Freigebers aufgeführt.

3.

Rechtsklicken Sie diese Zeile unter Freigaben.
Folgendes Kontextmenü wird angezeigt:

4.

Klicken Sie Freigabe entfernen im Kontextmenü.
Die gesamte Zeile wird gelöscht.

5.

Klicken Sie Speichern&Schliessen.
Das Fenster Dokument bearbeiten wird geschlossen; das Symbol wird beim Dokument nicht mehr angezeigt, d.h. die Freigabe ist gelöscht.
Die dazu passende Aufgabe beim Freigeber wird automatisch gelöscht.
Falls Sie zum gleichen Dokument erneut eine Freigabe definieren, wird eine neue Aufgabe an den Freigeber gesendet (auch wenn es dieselbe Person ist).

Bericht freigeben

Der Leistungserbringer, welcher diesen Bericht freigeben muss, erhält automatisch eine Aufgabe, welche ihn auf diese Freigabe hinweist. Wird diese Aufgabe als Erledigt gekennzeichnet, wird automatisch das entsprechende Dokument im DMS freigegeben. Diese Freigabe kann er aber auch direkt im DMS vornehmen:

1.

Er ruft den betreffenden Patienten auf und öffnet mit Ctrl+Alt+B das DMS-Fenster.
Falls der Patient nicht bekannt ist, kann er das DMS-Fenster bei einem beliebigen Patienten aufrufen und im Menüband Meine offenen Freigaben klicken.
Das freizugebende Dokument ist mit gekennzeichnet.

2.

Er klickt beim freizugebenden Dokument.
Das Dokument wird freigegeben.

3.

In der Aufgabenliste verschwindet diese Aufgabe automatisch aus dem Filter Aufgaben aktiv und wird zu Aufgaben erledigt verschoben.


Layout bearbeiten

Sämtliche Informationen bezüglich Layout bearbeiten finden Sie in diesem Thema.


Optionen

Klicken Sie im DMS-Fenster das Register Datei; so gelangen Sie in den Bereich Optionen. Aktivieren Sie ggf. die Checkbox Einträge von nicht gespeicherten Dokumenten ausblenden, damit diese in der Dokumentenübersicht nicht aufgeführt werden. Sie erkennen solche nicht gespeicherte Dokumente daran, dass in der Spalte Dateityp kein Icon angezeigt wird, z.B. bei der Impfliste:

Alternativ können Sie diese Einstellung über den Schalter BerichteOhneNummerAusblenden vornehmen.


Volltextsuche

Die Volltextsuche sucht Ihren Suchbegriff gleichzeitig in der Dokumentenbezeichnung und im Inhalt (sofern möglich):


Suche in Grids

Wenn Sie im Bereich Dokumente eine Spaltenüberschrift rechtsklicken, können Sie im Kontextmenü die Funktion Suchfeld einblenden auswählen:

Die vielfältigen Suchmöglichkeiten werden Ihnen im separaten Thema Funktionen im Feld 'Suche' bzw. Stammdatensuche vorgestellt.


Benutzer-Wechsel

Falls bei Ihnen mehrere Benutzer an derselben Station arbeiten und jeweils in vitomed den Benutzer wechseln, kann es sinnvoll sein, wenn Ihr System-Administrator den Schalter so einrichtet, dass Ihnen Offene Bearbeitungssperren beim Benutzerwechsel angezeigt werden.

Schalter

Beschreibung

LoginWechselOffeneBearbeitungsSperrenAnzeigen

Steht dieser Schalter auf Ja, werden nach jedem Benutzerwechsel allfällig vorhandene offene Bearbeitungssperren für den neuen Benutzer angezeigt (betrifft DMS).