Formular-Manager

medForms bietet eine zentrale Ablage von Standardformularen, welche im Gesundheitswesen verwendet werden (z.B. Verordnung zur Physiotherapie, Brillenrezept, Radiologie-Anmeldung). Mit dem Formular-Manager können Sie über die Software-Komponente sumex1 diese Formulare automatisiert teilbefüllen lassen und im DMS speichern. Via Internet werden regelmässig und automatisch bestehende Formulare aktualisiert sowie neue Formulare hinzugefügt:

Einzige Voraussetzung für diesen Service: Sie öffnen PDF-Dateien mit dem Adobe Acrobat Reader (andere PDF-Reader können das automatische Befüllen von Feldern nicht handhaben).

Beachten Sie, dass medForms nicht von der Vitodata AG betrieben wird. Wenn Sie aber ein bestimmtes Formular im Verzeichnis vermissen, wenden Sie sich doch an dessen Herausgeber. Dieser kann sich bei unserem Service Desk melden, wo er weitere Informationen und eine Offerte erhält.

Dieses Hilfe-Video gibt Ihnen einen Überblick zum Thema. Klicken Sie , um den Film im Vollbildmodus zu sehen, und , um die Qualität zu ändern (beachten Sie auch die Übersicht aller Hilfe-Videos).

Formular öffnen/ausfüllen/speichern

1.

Suchen Sie den Patienten, zu welchem Sie ein Formular ausfüllen möchten.

2.

Klicken Sie den Node Berichte, danach Neuer Bericht.

3.

Definieren Sie den Leistungserbringer in der Auswahltabelle Wer.

4.

Wählen Sie einen Original-Empfänger aus.
Dieser Schritt  ist nur aus technischen Gründen notwendig und bedeutet nicht, dass das Formular dorthin geht.

5.

Klicken Sie das Icon in der Werkzeugleiste.
Das Fenster Formular-Manager wird geöffnet; das Verzeichnis wird hierbei (sofern notwendig) automatisch aktualisiert. Falls Ihre Formulare auf dem neuesten Stand sind, zeigt dies eine Meldung in der Statuszeile. Im rechten Teil werden die Formulare aufgelistet.

6.

Sind viele Formulare vorhanden, können Sie die Suchfunktion verwenden. Erfassen Sie im Feld Suche ein paar Buchstaben, welche der Formularname enthält; diese müssen nicht am Anfang stehen.
Beispiel: Sie erfassen nähr. Die Suche startet automatisch und zeigt alle Treffer, welche den Suchbegriff enthalten, in einem neuen Fenster.
Alternativ können Sie Favoriten definieren oder einen Formular-spezifischen Button auf die Werkzeugleiste parametrieren (s. weiter unten).

7.

Doppelklicken Sie das gewünschte Formular in diesem Trefferfenster.
Das Formular wird als änderbare PDF-Datei angezeigt; bestimmte Felder sind bereits mit Angaben des geöffneten Patienten, dessen Versicherung, des angemeldeten Leistungserbringers (= Zuweisers) und möglicherweise weiteren Daten befüllt.

8.

Jetzt können Sie weitere Felder ausfüllen, Checkboxen (de-)aktivieren und Werte in Comboboxen wählen

9.

Wenn Sie das Formular ausgefüllt haben, wählen Sie Datei | Beenden.
Sie werden gefragt, ob Sie die Änderungen am Formular speichern möchten.

10.

Klicken Sie Ja.
Das Formular wird im DMS abgelegt; dort können Sie dieses jederzeit öffnen, bearbeiten (z.B. die Kategorie ändern) und erneut speichern sowie drucken oder als E-Mail-Anhang über eine gesicherte Verbindung senden.
Bestimmte Formulare (z.B. SUVA) enthalten den Button Senden; mit diesem können Sie ein Formular über eine sichere Verbindung (via MediData) an den Herausgeber (z.B. SUVA) zustellen.

Sie können sämtliche PDF-Formulare direkt auf medforms.ch öffnen und ausfüllen (z.B. falls technische Probleme den Aufruf in vitomed verhindern). Auf diese Weise werden jedoch keine Felder vorbefüllt.

Neue Formulare werden im gleichnamigen Register angezeigt, bis Sie diese als Gelesen gekennzeichnet (= angeklickt) haben. Alternativ können Sie mittels Rechtsklick des Eintrages Alle als gelesen markieren. Wenn Sie danach Aktualisieren klicken, werden die gelesenen Formulare aus diesem Register entfernt.

Favoriten: In den Registern Alle Formulare und Neue Formulare können Sie einen gelesenen Eintrag mittels Rechtsklick Zu Favoriten hinzufügen; dieser wird danach im Register Favoriten aufgelistet. Dort können Sie einen Eintrag wiederum mittels Rechtsklick Von Favoriten entfernen.

Wenn Sie möchten, dass ein ausgefülltes und gespeichertes Formular auch im Node (= KG-Fenster) Berichte aufgeführt wird, erstellen Sie das Formular dort als Neuer Bericht; danach klicken Sie das Icon PDF (medForms) in der Werkzeugleiste. Vorgängig müssen Sie (bzw. Ihr Systemadministrator vitomed SA) die gewünschten Formulare in das Fenster Vorlagenauswahl parametrieren. Wenden Sie sich an unseren Service Desk, wenn Sie diese Arbeit nicht selber ausführen möchten.

Werden die Formulare im DMS nicht der richtigen Kategorie zugeordnet, können Sie (bzw. Ihr SA) dies selber anpassen. Wählen Sie Stammdaten | Administration | WORD-Vorlagen bearbeiten und suchen Sie im Feld Dateiname nach medForms. Anschliessend können Sie für jedes Formular eine Kategorie definieren und auch bestimmen, ob eine Freigabe erforderlich sein soll, indem Sie die gleichlautende Checkbox aktivieren. Speichern Sie am Schluss dieses Fenster. Wenn Sie danach klicken, gelangen Sie zurück in die Trefferliste und können einen weiteren medForms-Eintrag bearbeiten.

Den Formular-Manager können Sie auch über die Tastenkombination Ctrl+Alt+M aufrufen. Wir raten jedoch davon ab, weil hierbei im Formular nicht die Leistungserbringer-, sondern die Mandantendaten abgefüllt werden.
Alternativ können Sie (bzw. Ihr SA) die Funktion {medForms.Activate} als Icon auf die Werkzeugleiste parametrieren und den Formular-Manager über dieses Icon öffnen (mit demselben Nachteil wie auf obiger Zeile beschrieben). Auf das Icon können Sie ein Formular oder mehrere Formulare parametrieren; die entsprechenden Nummern entnehmen Sie der Spalte OID (s. Bild oben):
Beispiel:

Wichtig (im Texteingabefeld):

·  - Die Bezeichnung muss in geschweiften Klammern { } stehen;

·  - Nach medForms muss ein Punkt stehen (kein Leerschlag);

·  - Wenn Sie mehrere Formulare erfassen, diese ohne Leerschlag aneinander schreiben.

Wenn Sie dann dieses Icon klicken, wird das parametrierte Formular geöffnet bzw. wenn es mehrere Formulare sind, werden diese in einem Auswahlfenster angezeigt: