Medikamenten-Stammdaten

In den Medikamenten-Stammdaten erfassen Sie alle Medikamente und Materialien. Je nach Wunsch wurden bei der Auslieferung von vitomed aktuelle Stammdaten mitgeliefert; weitere Artikel müssen Sie ggf. selber erfassen.

Es ist wichtig, dass Sie die Medikamenten-Stammdaten (z.B. Preise) pflegen. So können Sie das Preisupdate durchführen sowie die neuen Preise in offenen und fälligen Behandlungen nachführen.

In den Medikamenten-Stammdaten sind zusätzliche Informationen zur Lagerverwaltung gespeichert.

Ein Medikament können Sie nicht mehr aus den Medikamenten-Stammdaten löschen, wenn es in der Leistungserfassung verwendet worden ist.

Bei der Übernahme eines Artikels aus MedIndex Online bzw. vitomedindexPlus in die Medikamenten-Stammdaten wird ein allfällig definierter Standard-Lieferant beim übernommenen Medikament automatisch eingetragen sowie für jeden definierten Lagerstandort ein Lagerbestandesrecord eingefügt.

Beachten Sie auch die Erläuterungen zu den Themen Datensätze handhaben sowie Interaktions-Check.

Dezember 2012:
Wie e-mediat mitteilt, wird das IGM-Format für das Medikamentenupdate nun doch weitergeführt. Falls Sie weiterhin mit vitomedindexPlus arbeiten möchten, sind Ihrerseits keine Schritte notwendig. Falls Sie auf die neu programmierte IGM-Schnittstelle (Aufruf über ? | Info... | IGM-Import) wechseln möchten, wenden Sie sich an Ihre Filiale.
Die restlichen IGM-Funktionen sind von dieser Änderung nicht betroffen.

Beachten Sie auch die Informationen bezüglich Update-Center.

In den Medikamenten-Stammdaten kann die Checkbox ME_Gratis parametriert werden. Ist dieses Feld vorhanden, wird beim Abruf eines Medikamentes in der Leistungserfassung das Gratisflag gesetzt, wenn im Stamm diese Checkbox aktiviert ist. Beim Importieren von Leistungen via ALIS hat dieses Flag Vorrang gegenüber dem gelieferten Inhalt auf dem Feld Billable. Ist ein solches Medikament in einem Block definiert, hat das Gratisflag in der Blockerfassung Vorrang.

In den Medikamenten-Stammdaten kann die Checkbox Preis nicht aktualisieren (Feld ME_PreisNoUpdate) parametriert werden; damit können Sie wählen, ob ein Medikament von der automatischen Preisnachführung via vitomedindexPlus ausgeschlossen werden soll. Diese Checkbox kann mit wenig Aufwand via Fernwartung integriert werden.

In den Medikamenten-Stammdaten (und auch in den Tarif-Stammdaten) kann die Checkbox Bemerkung abfragen hinzugefügt werden. Wenn diese Checkbox aktiviert ist und die entsprechende Leistung in der Leistungserfassung aufgerufen wird, erscheint nach dem Bestätigen der Anzahl dieser Leistung automatisch das Bemerkungsfenster. Wenden Sie sich bei Interesse an unseren Service Desk.


Dieses Thema enthält:

·  Preisupdate durchführen

·  Ampullen-Packungsgrössen nachführen

·  Historisierte Preistabelle

·  Tarifnummern

·  Spezielle Felder in den Medikamenten-Stammdaten

·  Register 'Einheit/Codes'

·  Register 'Lagerverwaltung'

·  Register 'Dosierungsvorgaben'


Preisupdate durchführen

Für die automatisierte Durchführung des Medikamentenpreis-Updates bieten wir Ihnen MedIndex Online (MIO) (hat mit Version 2.75 vitomedindexPlus abgelöst) an.

Wenn Sie nur wenige Medikamente führen (z.B. für Notfälle), ist es für Sie allenfalls vertretbar, die Preise von Hand nachzuführen.

Die aktualisierten Preise können Sie wie folgt in offenen/fälligen Behandlungen nachführen:

1.

Melden Sie sich als Systemadministrator vitomed (SA) an.

2.

Wählen Sie Hilfsprogramme | Service-Programme.

3.

Wählen Sie Bewegungsdaten | Medikamenten-Preise nachführen | In allen offenen/fälligen Behandlungen.

4.

Beantworten Sie die Fragen Wollen Sie mit der Verarbeitung fortfahren? mit Ja.

5.

Beantworten Sie die Frage Wollen Sie alle Leistungszeilen nachrechnen lassen? mit ...

 

·  Ja , wenn zusätzlich Mehrwertsteuercodes oder dazugehörende Schalter geändert haben;

·  Nein, wenn Sie nur Preisdifferenzen nachrechnen lassen möchten.

Eine txt-Datei wird geöffnet und eine Meldung zeigt, ob und, falls ja, bei welchen Medikamenten der Preis nachgeführt wurde.

6.

Quittieren Sie diese Meldung mit OK.

7.

Diese txt-Datei können Sie, falls gewünscht, Speichern und/oder Drucken.
Die Preise werden in allen offenen und fälligen Behandlungen bei denjenigen Medikamenten durchgeführt, welche nach dem Stichtag erfasst wurden.


Ampullen-Packungsgrössen nachführen

Die Ampullen-Packungsgrösse wird aufgrund der Bezeichnung ermittelt. Nur Medikamente, welche in der Bezeichnung xy AMP (wobei xy für die Packungsgrösse steht) enthalten, werden nachgeführt.

1.

Melden Sie sich als Systemadministrator vitomed (SA) an.

2.

Wählen Sie Hilfsprogramme | Service-Programme.

3.

Wählen Sie danach Stammdaten | Medikamentenstammdaten und klicken Sie Ampullen Packungsgrössen nachführen.

4.

Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit Ja.

5.

Eine Zusammenfassung wird angezeigt, welche Sie mit OK bestätigen können

Jetzt wird eine Liste der Ampullen mit unklarer Packungsgrösse angezeigt; diese können Sie Speichern und/oder Drucken.


Historisierte Preistabelle

In der historisierten Preistabelle werden die Daten nicht mehr in einzelnen Feldern, sondern in einem so genannten Grid dargestellt. Der Vorteil dieser Darstellungsart liegt darin, dass nach mehreren Preisupdates die ursprünglichen Daten immer noch vorhanden sind und so alle Preisänderungen eines Medikamentes jederzeit nachvollziehbar sind.

In diese Tabelle kann unser Service Desk die Rabattspalte Reduktion in % einfügen. Wenn Sie bei einem Medikament dort einen Rabatt erfassen, wird in der Leistungserfassung der Preis des Medikamentes automatisch um diesen Prozentsatz reduziert. In der Leistungserfassung und auf der Rechnung erhält das betreffende Medikament den Vermerk, dass es um NN % vergünstigt ist.


Tarifnummern

In den Medikamenten-Stammdaten können Sie jedem Artikel im Feld Tarifnummer Clearing-Stelle eine Tarifnummer zuteilen. Die Tarifnummern 401 (Pre-GalDat) und 451 (Rayon-Code) wurden aber deaktiviert, dafür wurden die Tarifnummern 402 (EAN13/EAN14) und 403 (SwissMedic) eingeführt. Aus Kompatibilitätsgründen wurden die deaktivierten Tarifnummern 401 und 451 nicht gelöscht; diese werden auf den Tarmed-Rechnungen gemäss nachfolgenden Kriterien automatisch umgestellt (s. Hinweis unten).

Wir empfehlen Ihnen den Gebrauch der Tarifnummern wie folgt:

·  Medikamente, bei welchen der Pharma-Code bekannt ist, erhalten im Feld Tarifnummer Clearing-Stelle die Nummer 400 und im Feld Pharma-Code erfassen Sie den 7-stelligen Pharma-Code.

·  Medikamenten, welchen kein Pharma-Code zugeteilt wurde, bei welchen aber eine 13- oder 14-stellige EAN-Nummer bekannt ist, erhalten im Feld Tarifnummer Clearing-Stelle die Nummer 402 und im Feld EAN-Code erfassen Sie die EAN-Nummer.

·  Medikamenten, welchen weder ein Pharma-Code noch eine EAN-Nummer zugeteilt wurde, bei welchen jedoch der 8-stellige SwissMedic-Code bekannt ist, erhalten im Feld Tarifnummer Clearing-Stelle die Tarifnummer 403 und im Feld EAN-Code erfassen Sie den SwissMedic-Code.

·  Medikamente, welche in keinem anderen Arzttarif enthalten sind (z.B. Misch-Medikamente), erhalten im Feld Tarifnummer Clearing-Stelle die Nummer 406 (übrige KVG/VVG) und den Pharma-Code 0002001 (bei Nicht-Pflicht-Mischungen den Pharma-Code 0003022).

·  Allen anderen Artikeln kann die Tarifnummer 400 zugeteilt werden, die Felder Pharma-Code sowie EAN-Code müssen aber leer bleiben. Auf der Rechnung erhalten diese Artikel (wie auch die freien Medikamente) die Tarifnummer 999.

·  MiGeL-Artikel erhalten die Tarifnummer 452.

Beim Erstellen einer Rechnung kann vitomed die Tarifnummern in Abhängigkeit der übergebenen offiziellen Nummern selbstständig umstellen:

·  7-stellige Nummern werden als Pharma-Codes interpretiert und erhalten die Tarifnummer 400;

·  8-stellige Nummern werden als SwissMedic-Code interpretiert und erhalten die Tarifnummer 403;

·  13- und 14-stellige Nummern werden als EAN13/EAN14 interpretiert und erhalten die Tarifnummer 402.


Spezielle Felder in den Medikamenten-Stammdaten

Register 'Einheit/Codes'

Kurzbezeichnung

Wenn Sie eine Kurzbezeichnung erfassen, können Sie das Medikament anhand dieser Bezeichnung anstelle der EDV-Nummer aufrufen.

Preise Alt und Neu

Durch die Eingabe eines alten und neuen Preises sowie des Stichtages ist es möglich, rückwirkend Medikamente mit dem alten Preis zu verrechnen. In der historisierten Preistabelle sind diese Felder als Preis Einkauf bzw. Preis Verkauf bezeichnet.

Datum Preiswechsel

Das ist der Stichtag, ab welchem der neue Preis gültig ist. Wenn Sie ein Medikament in der Leistungserfassung mit einem Datum...

·  vor dem Stichtagsdatum eingeben, wird der alte Preis verrechnet;

·  nach dem Stichtagsdatum eingeben, wird der neue Preis verrechnet.

In der historisierten Preistabelle ist dieses Feld als Gültig ab bezeichnet.

Packungsgrösse

Wenn Sie nicht die gesamte Packung, sondern nur einzelne Einheiten abgeben, muss diese Anzahl Einheiten erfasst werden. Im Galenica-Stamm sind die Packungsgrössen bei Ampullen teilweise bereits eingetragen. Ist eine Packungsgrösse vorhanden, wird in der Leistungserfassung automatisch die Anzahl durch die Packungsgrösse geteilt. Die Packungsgrösse kann teilweise automatisch nachgeführt werden.
Beispiel: Sie haben eine Medikamenten-Packung mit 10 Ampullen. Wenn Sie in der Leistungserfassung von diesem Medikament eine Ampulle verrechnen, wird automatisch die Anzahl und damit auch der Preis der gesamten Packung durch 10 geteilt, d.h. 0.1 mal Packungspreis.

In den Medikamenten-Stammdaten können Sie pro Medikament einstellen, ob beim automatischen Update via MedIndex Online der Code für die Packungsgrösse nachgeführt werden soll.

Index Therapeuticus

Dieser 7-stellige Code stammt von der Pharmaindustrie; er wird u.a. für die Anzeige von unverträglichen Medikamenten verwendet. Sie können auch eine eigene Einteilung wählen. Wenn Sie einen Code oder eine Nummer z.B. für eine bestimmte Gruppe von Medikamenten verwenden, können Sie in der Leistungserfassung über Alternativ-Medikamente die Gruppe anzeigen und ein verwandtes Präparat als Alternative für diese Behandlung erfassen. Der Code kann z.B. für Generika verwendet werden.

Tarifnummer Clearing-Stelle

Diese Tarifnummer wird benötigt, wenn Sie elektronisch abrechnen.

Artikelcode Clearing-Stelle

Diese Nummer wird benötigt, wenn Sie elektronisch abrechnen.

EAN-Code

Strichcode auf der Medikamenten-Verpackung (s. Erklärungen zu den Tarifnummern).

Wenn Sie mit dem Hamster arbeiten, beachten Sie die spezielle Verarbeitung von Medikamenten.

Pharma-Code

Jedes Medikament hat einen eindeutigen Pharmacode; aufgrund dieses Codes werden automatische Preisupdates vorgenommen. Fehlt dieser Code, kann keine automatische Preiseänderung durchgeführt werden. Wenn Sie ein neues Medikament selber erfassen, erfragen Sie bei Ihrem Lieferanten den Pharmacode und tragen ihn ein (s. Erklärung zu den Tarifnummern).

Als Ersatz für den Pharmacode (welcher per 1.1.2019 aus den öffentlichen Registern verschwindet), wird die GTIN (Global Trade Item Number) verwendet, welcher dem bekannten 13-stelligen Code entspricht. Beim Erstellen einer Tarmed-Rechnung prüft vitomed (ab Version 2.66), ob beim abzurechnenden Medikament im Medikamentenstamm eine gültige GTIN (13-stellige Nummer) vorhanden ist. Falls ja, wird diese GTIN auf der Rechnung (und nur dort) ausgegeben und der Tarifcode gleichzeitig auf 402 gesetzt. An den Daten selber wird nichts verändert.

1: Dies geschieht nur bei Medikamenten, welche nicht den Tarifcode 450, 452, 540, 541 und 940 aufweisen.

2: Die Funktion wird nur bei Tarmed-Rechnungen, die mit dem Invoice-Manager erstellt werden, angewendet.

3: Die Funktion kann (pro Mandant) mit dem Schalter GTINaufRechnungAusgeben deaktiviert werden.

Interaktionsprüfung durchführen

Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn bei Ihnen MedIndex Online (MIO) installiert ist.
Der Interaktions-Check erlaubt, Interaktionen zwischen Medikamenten zu prüfen bzw. Informationen zu deren Wirkstoffen zu erhalten. Die Interaktionsdaten müssen eingelesen und gepflegt werden. Um Medikamente von der Prüfung auszuschliessen, deaktivieren Sie diese Checkbox. Um die Checkbox bei mehreren oder allen Medikamenten gleichzeitig zu deaktiveren, verwenden Sie die Funktion Datensatzauswahl updaten.

Kassenzulässigkeit

Medikamente, welche bei der Kassenzulässigkeit als nicht zur Spezialitäten-Liste (Nicht-SL-Präparat) gehörend erfasst sind, werden in der Leistungserfassung automatisch als NPL-Leistung markiert. Der Kassenzulässigkeitscode wird anlässlich eines Medikamenten-Preisupdates immer nachgeführt, unabhängig davon, ob der Preis geändert hat.

Warntext

Der Text erscheint als Warnmeldung am Bildschirm, wenn das Medikament in der Leistungserfassung eingegeben wird. Ausserdem erscheint ein Warntext, wenn Sie in der Leistungserfassung mit der Maus in der entsprechenden Zeile auf die Spalte Einzelpreis bzw. TP Arzt zeigen. Je nach Einstellung erscheint die Warnung ...
- nur bei Direkteingabe im Leistungserfassungsfenster oder
- auch bei der Schnell-Eingabe via F9-Taste und
- beim Erfassen über ein elektronisches Leistungsblatt (F8-Taste; Fenster-Eingabe).

MWST

Einige Medikamente sind zum vollen, andere zum verminderten Ansatz Mehrwertsteuer-pflichtig. Entsprechend der gewählten Option wird die MWST-Liste berechnet.

In den Medikamenten-Stammdaten können Sie pro Medikament einstellen, ob beim automatischen Update via MedIndex Online der Code für die Mehrwertsteuer nachgeführt werden soll.

(Medikamenten-)Gruppe

Der Umsatz jeder Medikamentengruppe wird auf die Rechnung gedruckt und kann statistisch ausgewertet werden. Bei der Auslieferung von vitomed entspricht die Gruppeneinteilung der Kassenzulässigkeit. Änderungen der Kassenzulässigkeit werden nicht automatisch angepasst. Die Bezeichnungen dieser Gruppen können geändert werden.

Favorit

Ab vitomedORI 2.70:
In den Medikamenten-Stammdaten können Sie in der Combobox Favorit pro Medikament eine von vier vorgegebenen Farben (dunkelgrün, hellgrün, gelb oder orange) hinterlegen. Wenn der Fokus auf dieser Auswahltabelle liegt, kann Ihr Systemadministrator vitomed (SA) mit der Tastenkombination Ctrl+F11 die Bezeichnungen der Einträge aufrufen. Der Standard sieht wie folgt aus:

Diese Standard-Bezeichnungen kann Ihr SA bearbeiten und beispielsweise jeder Farbe einen Ihrer Lieferanten zuteilen:

Den entsprechenden Lieferanten (und somit auch die entsprechende Farbe) können Sie danach in den gewünschten Medikamenten hinterlegen (mit der Funktion Datensatzauswahl updaten können Sie mehrere Medikamente gleichzeitig bearbeiten). Jetzt müssen Sie im Fenster MIO-Medikamentensuche noch die Spalte Favorit einfügen (und dieses neue Layout speichern); ab sofort sind Ihre gekennzeichneten Medikamente bei der Suche als Favorit ersichtlich:

Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den farbigen Kreis fahren, zeigt ein Tooltip dessen Bezeichnung. Die Anzeige können Sie mittels Klick auf eine Spaltenüberschrift sortieren oder filtern.

Im vitomedORI ist diese Funktion enthalten. Im vitomed Typ3 muss Ihr Systemadministrator das Feld ME_FavoritNr in die VM31 parametrieren. Die Farbe wird aus der Auswahltabelle MedikamentFavorit ermittelt.

Register 'Lagerverwaltung'

Lagerartikel (Bestandesführung)

Führen Sie dieses Medikament/Verbrauchsmaterial in Ihrer Apotheke/in Ihrem Lager? Aktivieren Sie die entsprechende Option in der Spalte Bf (Bestandesführung). Einerseits ist dies Voraussetzung für die Lagerverwaltung, andererseits wird je nach Schaltereinstellung der Suchmodus in der Leistungserfassung auf diejenigen Medikamente beschränkt, welche Sie tatsächlich in Ihrer Apotheke führen.
Die Bedeutung der übrigen Felder dieses Registers können Sie in der Lagerverwaltung nachlesen.
vitomed kann mehrere Lagerstandorte/Apotheken verwalten.

Ab Version 2.78 gilt bezüglich R-Flag (= Rezept) Folgendes: ist bei einem Medikament ...

·  ein Lagereintrag vorhanden, wird das R-Flag nicht gesetzt (auch nicht, wenn der Bestand 0 oder unter 0 ist);

·  kein Lagereintrag vorhanden, wird das R-Flag gesetzt.

Die Checkbox Bf (Bestandesführung) hat keinen Einfluss.

Register 'Dosierungsvorgaben'

Bei Eingabe in Leistungserfassung

Je nach Einstellung wird das Medikament bei Eingabe in der Leistungserfassung Nie oder Nach Rückfrage oder Immer in die Medikation dieses Patienten übernommen.

Dosierung

Je nach Einstellung wird die Dosierungsvorgabe dieses Medikamentes bei Eingabe in der Leistungserfassung Nicht oder Nach Rückfrage oder Immer in die Medikation dieses Patienten übernommen. Sie können einen Wert mit der Nummer 3 und dem Text Frühere Dosierung übernehmen, sonst Dosierung aus Stamm übernehmen erfassen. Bei allen in der Leistungserfassung abgegebenen Medikamenten, welche im Stamm diesen Code enthalten, wird die Dosierung gemäss Stamm nur dann übernommen, wenn der Patient dieses Medikament noch nie erhalten hat. Hat er das Medikament bereits früher einmal erhalten, wird die (allenfalls geänderte) Dosierung der früheren Medikation nach Rückfrage automatisch übernommen. Bei der Einstellung Frühere Dosierung übernehmen wird die Dosierung abgefragt, sofern beim Patienten keine frühere Dosierung gefunden wird.

Dosierungsgruppe

Erfassen Sie für verschiedene Altersgruppen je eine altersspezifische Dosierungsvorgabe; jede neue Altersgruppe benötigt eine neue Zeile. Soll keine spezifische Altersgruppe bei der Dosierung berücksichtigt werden, wählen Sie Alle nicht anders definierten. Erfassen Sie eine Dosierung für eine spezifische Altersgruppe (z.B. für 7 bis 9 Jahre), wird diese Dosierungsvorgabe übernommen, sofern das Alter des Patienten dieser Altersgruppe entspricht

Dosierungsvorschlag nach Gewicht

In den Medikamenten-Stammdaten gibt es Dosierungsvorgaben, welche ein Nach Gewicht abgestuftes Erfassen von Dosierungsvorschlägen ermöglichen. Falls das Gewicht eines Patienten im Fenster Messwerte hinterlegt ist und ihm ein Medikament abgegeben wird, bei welchem im Stamm Dosierungsvorschläge nach Gewicht definiert sind, wird die via Gewicht ermittelte Dosierung vorgeschlagen (sofern keine passenden altersabhängigen Dosierungsvorschläge gefunden wurden). Wird eine Dosierungsvorgabe nach Gewicht ermittelt, wird dies mit einer Meldung angezeigt, welche das gespeicherte Gewicht und das Datum der letzten Messung enthält.

Im Dosierungsfenster (welches erscheint, wenn Sie das Medikament in der Leistungserfassung abgeben) können Sie mit Rechtsklick auch nachträglich Die letzte gespeicherte Dosierung oder Die im Stamm gespeicherte Dosierung übernehmen.


Beachten Sie auch die Informationen bezüglich Update-Center..