Serienbrief aus Reportdokument erstellen

Aus den Daten jeder Auswertung bzw. jedes Reportdokumentes können Sie ein Rundschreiben (einen Serienbrief) in Word erstellen. Für einen solchen Serienbrief müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

·  Die Auswertung/das Reportdokument gibt alle Daten aus, welche für das Rundschreiben benötigt werden;

·  Mindestens eine Vorlage ist für diese Auswertung/dieses Reportdokument definiert worden;

·  Die Word-Vorlage ist einmalig erstellt worden.

Beachten Sie die allgemeinen Informationen bezüglich Statistiken/Auswertungen sowie Version zur Aufbereitung von Listen/Auswertungen/Etiketten erkennen.

Word-Vorlagen sind sehr vielschichtig. Bestehende Vorlagen sollten Sie nicht ändern, da diese unter Umständen auch in anderen Programmen benötigt werden, nach einer Änderung aber nicht mehr korrekt funktionieren und deshalb nicht mehr verwendet werden können. Wir empfehlen Ihnen, sich bei Bedarf vorgängig an unseren Service Desk zu wenden.

Eine neu zugeordnete Word-Vorlage darf keine Daten-Felder enthalten, welche nicht im Reportdokument vorkommen, da es sonst beim Ausführen der Word-Vorlage über das Reportdokument zu Fehlermeldungen kommen und das Word-Dokument nicht erstellt werden kann.

Bei den nachfolgenden Anleitungen gehen wir davon aus, dass Sie als Systemadministrator vitomed (SA) angemeldet sind und das Fenster Reportdokumenten-Editor (Hilfsprogramme | Service-Programme, danach Dienstprogramme | Reportdokumente bearbeiten) geöffnet ist.


Dieses Thema enthält:

·  Word-Vorlage einem Reportdokument zuordnen

·  Serienbrief-Vorlage erstellen und einem Reportdokument zuordnen

·  Serienbrief-Vorlage bearbeiten

·  Serienbrief aus Reportdokument erstellen

·  Word-Vorlage aus Menü löschen

·  Report aus Personen-Stammdaten-Fenster via E-Mail senden


Word-Vorlage einem Reportdokument zuordnen

1.

Markieren Sie das gewünschte Reportdokument und wählen Sie Reportdokument | Report öffnen (oder drücken Sie die Tastenkombination Ctrl+O).
Report wird im Fenster Report & Dokument-Editor geöffnet.

2.

Wählen Sie Extras | Wordvorlage | Bearbeiten.
Fenster Wordvorlagen bearbeiten wird geöffnet.

3.

Wählen Sie Datei | Neu.
Eine zusätzliche Zeile wird eingefügt.

4.

Erfassen Sie in der Spalte Menüname eine Bezeichnung für diese Vorlage.
Diese Bezeichnung erscheint danach im Menübaum der Word-Vorlagen im Fenster Report & Dokument Editor.

5.

Klicken Sie Datei | Öffnen.

6.

Suchen Sie im Öffnen-Dialog die gewünschte Word-Vorlage (.dot(x)), markieren Sie diese und klicken Sie Öffnen.
Der Dateiname der gewählten Word-Vorlage wird in die Spalte Dateiname eingetragen.

7.

Wählen Sie Datei | Speichern.


Serienbrief-Vorlage erstellen und einem Reportdokument zuordnen

1.

Markieren Sie das gewünschte Reportdokument und wählen Sie Reportdokument | Report öffnen (oder drücken Sie die Tastenkombination Ctrl+O).
Report wird im Fenster Report & Dokument-Editor geöffnet.

2.

Klicken Sie Extras | Wordvorlage | Bearbeiten.
Fenster Wordvorlagen bearbeiten wird geöffnet.

3.

Klicken Sie Datei | Neu.
Eine zusätzliche Zeile wird eingefügt.

4.

Erfassen Sie in der Spalte Menüname eine Bezeichnung für diese Vorlage.
Diese Bezeichnung erscheint danach im Menübaum der Word-Vorlagen im Fenster Report & Dokument Editor.

5.

Erfassen Sie in der Spalte Dateiname den Namen der neuen Word-Vorlage.
Alternativ können Sie über Datei | Öffnen die entsprechende Vorlage auswählen; wählen Sie jedoch nicht ein bereits bestehendes Element (ggf. erstellen Sie vorgängig eine neue Word-Vorlage, welche Sie im Ordner Word-Vorlagen ablegen).

6.

Klicken Sie Datei | Speichern und danach Wordvorlage | Bearbeiten.
Ggf. werden Sie gefragt, ob Sie Die Vorlage neu erstellen möchten; antworten Sie mit Ja.
MS Word wird geöffnet und die neue, leere Vorlage wird erstellt und angezeigt.

7.

Bearbeiten Sie diese Vorlage nach Ihren Wünschen.
Über die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen im Register Sendungen können Sie Datenbankfelder aus dem Reportdokument in die Vorlage einfügen.
Diese Felder werden beim Generieren des Serienbriefes mit den Daten aus dem Reportdokument abgefüllt.

8.

Speichern Sie Ihre Änderungen in Word und schliessen Sie die Vorlage.

Die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen im Register Sendungen sieht je nach Word-Version etwas anders aus. Wenn Sie in der Werkzeugleiste auf ein Symbol zeigen, erscheint jedoch ein Tooltip, welcher dessen Funktion erklärt. Weitere Informationen finden Sie in der Word-Hilfe.


Serienbrief-Vorlage bearbeiten

1.

Rufen Sie das gewünschte Reportdokument auf.
Fenster Report & Dokument Editor wird geöffnet.

2.

Wählen Sie Extras | Wordvorlage | Bearbeiten.
Fenster Wordvorlagen bearbeiten wird geöffnet.

3.

Markieren Sie im Fenster Wordvorlagen bearbeiten die Word-Vorlage, welche Sie anpassen möchten, und klicken Sie Wordvorlage | Bearbeiten.
Word wird geöffnet und die Vorlage (.dot) angezeigt.

4.

Bearbeiten Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen.
Über die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen im Register Sendungen können Sie Datenbankfelder aus dem Reportdokument in die Vorlage einfügen.
Diese Felder werden beim Generieren des Serienbriefes mit den Daten aus dem Reportdokument abgefüllt.

5.

Speichern Sie Ihre Änderungen in Word und schliessen Sie die Vorlage.

Die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen im Register Sendungen sieht je nach Word-Version etwas anders aus. Wenn Sie in der Werkzeugleiste auf ein Symbol zeigen, erscheint jedoch ein Tooltip, welcher dessen Funktion erklärt. Weitere Informationen finden Sie in der Word-Hilfe.


Serienbrief aus Reportdokument erstellen

1.

Rufen Sie das gewünschte Reportdokument auf.
Fenster Report & Dokument Editor wird geöffnet.

2.

Klicken Sie Word-Vorlagen.

3.

Klicken Sie die Word-Vorlage, welche Sie für diesen Serienbrief verwenden möchten.
Word wird geöffnet, das Word-Dokument erstellt und angezeigt. Die einzelnen Briefe werden durch einen Abschnittwechsel getrennt.

4.

Drucken und/oder Speichern Sie den Serienbrief.

Je nach Version nimmt Word beim Laden eines Dokumentes automatisch gewisse Manipulationen vor. Nach dem Schliessen des Serienbriefes kann deshalb die Frage erscheinen, ob Sie die Änderungen an der Vorlage speichern möchten, obwohl Sie selbst nichts daran geändert haben. Dies ist eine Eigenheit von Word und kann nicht ausgeschaltet werden. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Änderungen an der Vorlage vorgenommen wurden, empfehlen wir Ihnen, diese Frage mit Nein zu beantworten.


Word-Vorlage aus Menü löschen

Mit dieser Funktion löschen Sie eine Word-Vorlage aus dem Menü; die Vorlage selber bleibt erhalten.

1.

Rufen Sie das gewünschte Reportdokument auf.
Fenster Report & Dokument Editor wird geöffnet.

2.

Wählen Sie Extras | Wordvorlage | Bearbeiten.
Fenster Wordvorlagen bearbeiten wird geöffnet.

3.

Markieren Sie die Zeile der Word-Vorlage, welche Sie aus dem Menü entfernen möchten, und klicken Sie Bearbeiten | Ausschneiden.

4.

Ggf. wird die Frage, ob Sie Die ausgewählte Word-Vorlage wirklich entfernen möchten, angezeigt; beantworten Sie diese mit Ja.
Die markierte Zeile wird gelöscht und der Eintrag aus dem Menü entfernt.

5.

Klicken Sie Datei | Speichern.
Das Reportdokument wird ohne die gelöschte Wordvorlage gespeichert.

6.

Schliessen Sie das Fenster Wordvorlagen bearbeiten.


Report aus Personen-Stammdaten via E-Mail senden

Aus den Fenstern der Personen-Stammdaten können Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger senden:

1.

Öffnen Sie das gewünschte Stammdaten-Fenster.

2.

Suchen Sie die gewünschte(n) Adresse(n).

3.

Wählen Sie Drucken | Listen.

4.

Markieren Sie in der Spalte Reports das gewünschte Reportdokument.
Der Report wird aufbereitet und zeigt die entsprechenden Daten.

5.

Klicken Sie Extras | E-Mail senden und wählen Sie eine der folgenden Optionen (je nach Report sind nicht alle Optionen anwählbar):

 

·  Ohne Empfängeradresse mit dem Reportdokument als Anlage: Das Reportdokument wird automatisch in eine PDF-Datei umgewandelt und als Anhang einer neuen E-Mail (ohne Empfänger) hinzugefügt. Je nach Installation erscheint eine Warnmeldung von Outlook; geben Sie den Zugriff für mindestens 1 Minute frei.

·  Empfängeradressen für alle Mail-Empfänger sichtbar: Eine neue E-Mail wird geöffnet (ohne Anhang); die E-Mail-Adressen stehen im Feld An und sind für alle E-Mail-Empfänger sichtbar.

·  Empfängeradressen für alle Mail-Empfänger unsichtbar: Eine neue E-Mail wird geöffnet (ohne Anhang); die E-Mail-Adressen stehen im Feld Bcc (= blind copy) und jeder Empfänger sieht jeweils nur seine eigene E-Mail-Adresse.

·  Pro Empfänger eine einzelne E-Mail senden (ab Vorlage): Wählen Sie die gewünschte Outlook-Vorlage (oft-Datei; normalerweise im hom-Verzeichnis unter Vorlagen | Outlook-Vorlagen abgelegt) und klicken Sie Öffnen. Je nach Installation erscheint eine Warnmeldung von Outlook; geben Sie den Zugriff für mindestens 1 Minute frei. Danach wird für jeden Empfänger eine E-Mail mit dem Text aus der Outlook-Vorlage erstellt.

6.

Vervollständigen Sie Ihre E-Mail(s) und Senden Sie diese.