SMEEX - Patientendaten standardisiert exportieren/importieren

SMEEX (Swiss Medical Data Exchange) ist eine vom VFSM (Verband Schweizerischer Fachhäuser für Medizinalinformatik) erarbeitete, standardisierte Datenstruktur zum Austausch von administrativen und medizinischen Patientendaten zwischen verschiedenen Praxisinformationssystemen (z.B. wenn der Patient den Hausarzt wechselt). Neben den strukturierten Daten im XML-Format können im SMEEX-File (welches im Grunde ein Zip-File ist) auch binäre Dokumente wie PDF, Word, Bilder, etc. enthalten sein. Dabei spielt es keine Rolle, wie das Absender- oder Empfängersystem aussieht:

·  Export: die Daten werden von der Absender- in die SMEEX-Struktur aufbereitet;

·  Import: die Daten werden von der SMEEX- in die Empfänger-Struktur übertragen.

Aktuell können Sie jeweils die Daten eines einzelnen Patienten exportieren und importieren, d.h. 1 SMEEX-File enthält die Daten 1 Patienten.

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Voraussetzungen:

·  vitomed Typ3 Version 2.64 mit vitocase (Lizenz für elektronische Krankengeschichte);
SMEEX ist im vitomed-Standard enthalten und benötigt somit keine zusätzliche Lizenz.

Ab Version 2.67.002 kann der Patient im importierenden System vorhanden sein. Die neuen Daten werden jedoch nicht mit bestehenden Daten zusammengeführt, sondern am Ende angehängt.


Dieses Thema enthält:

·  Export - Allgemeines

·  Export - Daten

·  Import - Allgemeines

·  Import - Regeln für Patientenstamm-Abgleich

·  Import - Daten


Export - Allgemeines

In der Praxis, welche der Patient verlässt, werden die Daten in das SMEEX-File exportiert. Folgende Daten können exportiert werden:

Patientendaten:

·  Adresse

·  Alternativadresse

·  Arbeitgeber

·  Hausarzt

Begleitschreiben:

·  Eine beliebige Word- oder PDF-Datei;

KG-Daten:

·  Diagnosen

·  Verlauf

·  Messwerte

·  Anamnese (nur Persönliche Anamnese, Sozial-Anamnese, Familien-Anamnese, System-Anamnese, Risikofaktoren und Allergien)

·  Impfungen

·  Arbeitsunfähigkeiten

·  Labordaten (als PDF)

·  Dokumente


Export - Daten

1.

Rufen Sie den Patienten auf, dessen Daten Sie exportieren möchten.

2.

Wählen Sie Spezielles | SMEEX-Export (alternativ kann Ihr Systemadministrator vitomed (SA) die Funktion {SmeexExport.Activate} auf die Werkzeugleiste parametrieren).
Das Fenster Smeex-Export wird geöffnet; einige Felder sind vorbefüllt.

3.

·  Titel: z.B. Name/Vorname/Geburtsdatum des Patienten aufzuführen, also: Muster Hans, 01.01.1960;

·  Erstellt von: wählen Sie einen Leistungserbringer aus der Liste (dies ist eine obligatorische Eingabe);

·  Empfänger: bestimmen Sie, wer dieses SMEEX-File erhalten soll; pro Empfänger wird eine separate Datei erstellt. Über können Sie weitere Empfänger zur Liste hinzufügen.

4.

Falls Sie ein Begleitschreiben in das SMEEX-File integrieren möchten:

·  klicken Sie im Menüband Import ab Dateisystem, wählen im Öffnen-Dialog die entsprechende Word- oder PDF-Datei und klicken Öffnen
oder

·  kopieren Sie eine Word- oder PDF-Datei in die Zwischenablage und klicken im Menüband Import ab Zwischenablage.

In beiden Fällen wird die Datei unterhalb der Empfängerauswahl eingefügt:

Um ein Begleitschreiben zu entfernen, rechtsklicken Sie dieses und wählen Dokument entfernen im Kontextmenü.

5.

Blättern Sie hinunter zum Bereich Krankengeschichte.

6.

Bestimmen Sie den Umfang des Exportes; Einträge, deren Checkboxen aktiviert sind, werden exportiert.
Nicht mehr aktive Datensätze (z.B. inaktive Medikamente) sind defaultmässig deaktiviert, können aber aktiviert werden.

 

1

Checkboxen für ein Element: (de-)aktiviert die Checkbox eines Elementes innerhalb eines Bereiches.

2

Checkboxen für einen Bereich: (de-)aktiviert die Checkboxen aller Elemente im darunter liegenden Bereich.

3

Checkbox Alles: ist defaultmässig deaktiviert:

·  Bei Klick: aktiviert diese Checkbox und die Checkboxen aller (auch inaktiver) Elemente in allen Bereichen;
Ein allfällig definierter Datumsbereich wird nicht berücksichtigt.

·  Bei erneutem Klick: deaktiviert diese Checkbox und die inaktiven Elemente in allen Bereichen;
Ein allfällig definierter Datumsbereich wird berücksichtigt.

4

Datumsbereich: definiert den zu berücksichtigenden Zeitraum.
Nur wirksam, wenn die Checkbox Alles deaktiviert ist.

5

Leistungserbringer: aktivieren Sie die Checkboxen der Leistungserbringer, deren Daten Sie exportieren möchten.

7.

Wenn Sie die zu exportierenden Daten definiert haben, klicken Sie Speichern&Schliessen.

8.

Für jedes erstellte File (falls Sie bei Schritt 3 mehrere Empfänger definiert haben) wird eine Meldung angezeigt, welche Sie mit OK bestätigen:

9.

Die SMEEX-Files (gemäss Ihrer Auswahl im Feld Empfänger bei Schritt 3) finden Sie im DMS bzw. in der Berichtsübersicht:

Von hier können Sie die SMEEX-Files in Ihr Dateisystem exportieren und z.B. via E-Mail an den neuen Hausarzt senden oder auf einen USB-Stick kopieren.

In vitomed gibt es die Möglichkeit, eine Alternativadresse zu erfassen; diese kann vom Typ Eltern, Korrespondenz oder Vormund sein. Eine solche Alternativadresse wird aber nur dann für eine Rechnung verwendet, wenn die Felder Name/Vorname befüllt sind. Aus diesem Grund wird eine Alternativadresse für den SMEEX-Export nur berücksichtigt, wenn diese beiden Felder einen Wert enthalten.


Import - Allgemeines

In der Praxis, bei welcher sich der Patient in Zukunft behandeln lassen will, wird das SMEEX-File importiert. Folgende Daten können importiert werden:

Patientendaten:

·  Adresse

Begleitschreiben:

·  Eine beliebige Word- oder PDF-Datei, welche beim Export definiert wurde;

KG-Daten:

·  Diagnosen

·  Verlauf

·  Messwerte

·  Anamnese (nur Persönliche Anamnese, Sozial-Anamnese, Familien-Anamnese, System-Anamnese, Risikofaktoren und Allergien)

·  Impfungen

·  Arbeitsunfähigkeiten

·  Labordaten (als PDF)

·  Dokumente

Fehlende Daten wie Garanten oder Alternativadressen erfassen Sie nach dem Import manuell (allenfalls mit Hilfe der Versichertenkarte).


Import - Regeln für Patientenstamm-Abgleich

Anhand der AHV-Nummer wird beim Import geprüft, ob der Patient in den Patienten-Stammdaten bereits existiert (Dublettenprüfung). Ist keine AHV-Nummer vorhanden, erfolgt die Prüfung anhand Geburtsdatum, Geschlecht, Vor- und/oder Nachname.

In den Optionen des SMEEX-Importfenster (Register Datei) können Sie als Systemadministrator vitomed (SA) selber festlegen, was wie geprüft werden soll:


Import - Daten

Ein SMEEX-File (Dateiendung .smeex) können Sie auf verschiedene Arten erhalten: E-Mail, USB-Stick, CD, usw. Speichern Sie die Datei vor dem Import an einem beliebigen Ort in Ihrer Dateiablage oder kopieren Sie diese mittels Ctrl+C in Ihre Zwischenablage.

1.

Wählen Sie Spezielles | SMEEX-Import.
Alternativ kann Ihr Systemadministrator vitomed (SA) die Funktion {SmeexImport.Activate} auf die Werkzeugleiste parametrieren.
Das Fenster Smeex-Import wird geöffnet.

2.

·  Klicken Sie die Funktion Import ab Dateisystem, worauf der Öffnen-Dialog angezeigt wird,
oder

·  drücken Sie die Tastenkombination Ctrl+V, falls sich die Datei in der Zwischenablage befindet (in diesem Fall fahren Sie bei Schritt 4 weiter).

3.

Suchen Sie die SMEEX-Datei, markieren Sie diese und klicken Sie Öffnen.
Die Datei wird im Bereich Import-Dateien aufgeführt.

Die Checkbox Verarbeitet muss deaktiviert sein; ist sie aktiviert, wurde dieses File bereits importiert.

4.

Klicken Sie den File-Namen.
Jetzt prüft vitomed im Hintergrund anhand der definierten Regeln, ob der zu importierende Patient (oder ähnliche) bereits vorhanden ist. Falls ja, wird folgende Meldung angezeigt:

Klicken Sie eine der Schaltflächen:

Neu erfassen

Der Import-Vorgang erstellt einen neuen Patienten, welchem diese importierten SMEEX-Daten zugeteilt werden. Die Nummer dieses Patienten wird im Importprotokoll angezeigt, welches am Ende des Vorganges erstellt wird (s. Schritt 10).

Patient zuweisen

Die zu importierenden Daten werden beim markierten Patienten am Ende von bereits vorhandenen Daten angehängt (also nicht in chronologischer Reihenfolge).

Suchen

Erfassen Sie Suchkriterien (Name, Vorname, Geburtsdatum, Ort), um den Patienten zu finden, welchem Sie diese Daten zuweisen möchten.

Abbrechen

Die Daten werden im Import-Fenster angezeigt, sind aber inaktiv. Trotzdem können Sie Dokumente öffnen, indem Sie klicken:

In dieser Anleitung klicken wir Neu erfassen, danach wird folgendes Bild angezeigt:

5.

Blättern Sie hinunter zum Bereich Krankengeschichte.

6.

Bestimmen Sie, ob Alles oder nur ein bestimmter Datumsbereich importiert werden soll, und für welchen Mandanten:

Falls Sie mit der neuesten Version der vitomed-Referenz-Datenbank (= vitomedORI) arbeiten, können Sie nebst dem Mandanten auch die Mandantengruppe bestimmen:

7.

Durch (De-)Aktivieren der Checkboxen der Bereichsüberschriften (hier: Medikationen) oder der einzelnen Elemente (hier: Medikamente)legen Sie fest, welche Daten importiert werden sollen (aktive Datensätze werden schwarz, inaktive grau dargestellt):

Es kann vorkommen, dass bei einzelnen Einträgen ein Warn-Symbol angezeigt wird. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol fahren, erklärt ein Tooltip dessen Bedeutung. In der obigen Grafik handelt es sich um ein Medikament, welches in den Medikamenten-Stammdaten nicht gefunden wurde; dieses kann als freies Medikament importiert werden.

Falls Daten nicht importiert werden können, wird keine Import-Checkbox angezeigt bzw. kann diese nicht aktiviert werden.

8.

Wenn Sie die zu importierenden Daten definiert haben, klicken Sie Speichern&Schliessen im Menüband.
Eine Meldung zeigt den erfolgreichen Import an:

9.

Klicken Sie Ja, um das Protokoll zu sehen. Dieses zeigt am Anfang die Nummer des neu erstellten Patienten (falls Sie bei Schritt 4 Neu erfassen gewählt haben):

10.

Klicken Sie OK.
Alle SMEEX-Fenster werden geschlossen.

11.

Rufen Sie den soeben erstellten Patienten auf.
Die importierten Daten werden angezeigt und können bearbeitet/ergänzt werden.