docbox - Elektronische Dienstleistungen

Die Schnittstelle docbox vernetzt Ärzte, Ärztegesellschaften, Pharmafirmen, Spitäler und Patienten und erlaubt, verschiedene Planungs- und Kommunikationsaufgaben schnell und einfach zu erledigen. Die Schnittstelle unterstützt als Gegenstelle für den Datenaustausch die Infrastruktur von docbox (visionary AG). Die Komponenten ermöglichen ausserdem den Zugang zur Webplattform von docbox und der dort durch docbox bereitgestellten Funktionalitäten (unabhängig von der Vitodata AG). Die wichtigsten Dienstleistungen:

·  Elektronischer Datenaustausch Mein Patient: Patienten elektronisch an Spitäler und Ärzte überweisen sowie Dateien (Bilder, Dokumente) empfangen und patientenspezifisch ablegen;

·  Terminvereinbarung;

·  Notfalldienstplanung;

·  Ärztebesucherplanung.

Beachten Sie, dass diese Dienstleistungen kostenpflichtig sein können. Für genaue Auskünfte wenden Sie sich an die visionary AG; auf deren Webseite finden Sie zahlreiche Support-Themen.

Benutzen Sie zum Navigieren im docbox-Fenster immer die entsprechend gekennzeichneten Schaltflächen (z.B. Zurück, Abbrechen, Weiter), nicht die Navigationssymbole des Browsers; andernfalls können Daten verloren gehen.

Die Vitodata AG hat keinen Einfluss auf die Gestaltung der Formulare in docbox; aus diesem Grund beschreiben wir diese in den folgenden Anleitungen nicht.

Dieses Hilfe-Video gibt Ihnen einen Überblick zum Thema. Klicken Sie , um den Film im Vollbildmodus zu sehen, und , um die Qualität zu ändern (beachten Sie auch die Übersicht aller Hilfe-Videos).


Dieses Thema enthält:

·  Daten exportieren (Überweisung/Anmeldung - Upload)

·  Daten importieren/löschen (Bilder/Dokumente - Download)

·  Termine für Ärzte/Patienten freigeben

·  Termine für Ärztebesucher freigeben

·  Terminabgleich aus docbox in die vitomed-Agenda


Daten exportieren (Überweisung/Anmeldung - Upload)

Nicht alle Empfänger akzeptieren alle Dateitypen; dies wird Ihnen jeweils erst im entsprechenden docbox-Browser-Fenster angezeigt.

Falls ein Dateityp (z.B. docm) nicht erlaubt ist, gehen Sie wie folgt vor:

·  Rechtsklicken Sie das Word-Dokument im DMS und wählen Sie Duplizieren.
Das Dokument wird dupliziert; das Duplikat erhält den Zusatz Kopie in der Bezeichnung.

·  Rechtsklicken Sie diese Kopie und wählen Sie In PDF umwandeln.
Eine Meldung weist Sie darauf hin, dass die originale Word-Datei verloren geht; klicken Sie Ja.

·  Rechtsklicken Sie dieses neue PDF und wählen Sie Eigenschaften.

·  Ändern Sie die Bezeichnung (zumindest das Wort Kopie entfernen) und klicken Sie Speichern&Schliessen.
Das Dokument wird mit der neuen Bezeichnung im DMS aufgeführt.

Ab hier entspricht das Vorgehen der nachfolgenden Anleitung a) ab Schritt 3.

a) Via DMS exportieren

1.

Suchen Sie den Patienten in vitomed.

2.

Drücken Sie die Tastenkombination Ctrl+Alt+B, um das DMS-Fenster aufzurufen.

3.

Markieren Sie das zu exportierende Dokument.
Wenn Sie die Ctrl-Taste drücken, können Sie mehrere Dokumente markieren.

4.

Rechtsklicken Sie die Markierung und wählen Sie im Kontextmenü Dokumente exportieren | Dokumente an docbox übergeben | Via Startseite XYZ.
(XYZ steht für die 3 Startseiten, welche Sie zur Auswahl haben. Die folgenden Schritte beschreiben die Spitalkommunikation.)
Das docbox-Browser-Fenster mit dem Titel Spitalanmeldung wird geöffnet. Bestimmte Patientendaten sind bereits vorbefüllt.

5.

Wählen Sie Spital , Fachbereich und ggf. Leistung aus der Liste.

6.

Klicken Sie Vorname Nachname anmelden (wobei Vorname Nachname sich auf den gewählten Patienten beziehen).
Seite 1 der gewählten Anmeldung wird angezeigt.

7.

Erfassen Sie die notwendigen Informationen und klicken Sie am Ende Weiter.
Obligatorische Eingaben sind mit einem * gekennzeichnet; am Schluss wird eine Zusammenfassung angezeigt.

8.

Prüfen Sie die Daten in der Zusammenfassung und, falls OK, klicken Sie An Spital senden.
Eine Versandbestätigung wird angezeigt und die Anmeldung als PDF aufbereitet.

9.

Klicken Sie docTrans in der Navigation.
Eine Übersicht zeigt alle Nachrichten; zuoberst müsste die soeben versandte Spitalanmeldung stehen (falls nicht, aktualisieren Sie die Liste mit der gleichnamigen Schaltfläche).

10.

Markieren Sie das gewünschte Dokument in der Liste und klicken Sie im Bereich Nachricht Details den PDF-Dateinamen.

Das Dateidownload-Fenster wird geöffnet.

11.

Klicken Sie Speichern unter, wählen Sie den Ablageort im Speichern unter-Fenster, ändern Sie ggf. den Dateinamen und klicken Sie Speichern.
Das Dokument wird am gewünschten Ort abgelegt und im Protokoll als Aus docTrans heruntergeladen gekennzeichnet.

12.

Schliessen Sie das WebBrowser-Fenster, falls Sie dieses nicht mehr brauchen.

b) Via Werkzeugleiste exportieren

Hierzu muss Ihr Systemadministrator vitomed (SA) vorgängig die Funktion {DocBoxBrowser.Show} auf die Werkzeugleiste parametrieren.

1.

Suchen Sie den Patienten in vitomed.

2.

Klicken Sie in der Werkzeugleiste das Icon docbox Überweisung (Datenexport).
Falls bei Ihnen mehrere Leistungserbringer mit gültigem docbox-Login definiert sind, müssen Sie ggf. den passenden Eintrag auswählen und mit OK bestätigen.
Das docbox-WebBrowser-Fenster wird geöffnet; bestimmte Patientenfelder sind bereits vorbefüllt.

3.

Klicken Sie Patient bei Spital anmelden.

4.

Wählen Sie Spital, Fachbereich und Leistung aus und klicken Sie danach Anmelden.

5.

Füllen Sie die notwendigen Felder aus und klicken Sie jeweils Weiter.
Obligatorische Eingaben sind mit einem * gekennzeichnet; teilweise können Sie auch Dokumente anhängen.
Am Schluss wird eine Zusammenfassung angezeigt.

6.

Klicken Sie An Spital senden in dieser Zusammenfassung.
Eine Versandbestätigung wird angezeigt und die Anmeldung als PDF aufbereitet.

7.

Klicken Sie docTrans in der Navigation.
Eine Übersicht zeigt alle Nachrichten; zuoberst steht die soeben versandte Spitalanmeldung (falls nicht, aktualisieren Sie die Liste mit der gleichnamigen Schaltfläche).

8.

Markieren Sie das gewünschte Dokument in der Liste und klicken Sie im Bereich Nachricht Details den PDF-Dateinamen.

Das Dateidownload-Fenster wird geöffnet.

9.

Wählen Sie Speichern unter, bestimmen Sie den Ablageort im Speichern unter-Fenster, ändern Sie ggf. den Dateinamen und klicken Sie Speichern.

Das Dokument wird am gewünschten Ort abgelegt.

10.

Schliessen Sie das docbox-WebBrowser-Fenster, falls Sie dieses nicht mehr brauchen.

Nach einem vitomed-Neustart kann der Aufruf dieser Funktionalität länger dauern als nachfolgende Aufrufe, da zuerst das .Net-Framework geladen werden muss.

Sie können auch aus DMS Dokumente in die docbox exportieren.


Daten importieren/löschen (Bilder/Dokumente - Download)

Hierzu muss Ihr Systemadministrator vitomed (SA) vorgängig die Funktion {DocBoxImport.Show} auf die Werkzeugleiste parametrieren.

1.

Klicken Sie in der Werkzeugleiste das Icon docbox Dokumenten-Import.
Falls bei Ihnen mehrere Leistungserbringer mit gültigem docbox-Login definiert sind, müssen Sie ggf. den passenden Eintrag auswählen und mit OK bestätigen.
Das Dokumentenimport-Fenster wird geöffnet, worauf neue Dokumente heruntergeladen werden (falls Internet-Verbindung aktiv).

2.

Dokumente können auf verschiedene Arten einem Patienten zugewiesen sein:

 

Gar nicht

Keine Übereinstimmung gefunden; Sie müssen die Zuweisung über Zuweisung anpassen vornehmen.

Automatisch

Die Zuweisung wird vorgeschlagen, weil Nachname, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort übereinstimmen, kann aber trotzdem gelöscht oder angepasst werden; falls OK, das kleine Icon Übernehmen beim Vorschlag klicken.

Erfolgreich

Dieses Icon wird nur aufgrund des im vorherigen Abschnitt beschriebenen manuellen Eingriffes angezeigt; die Zuweisung kann trotzdem noch gelöscht oder angepasst werden.
Im schlimmsten Fall können Sie ein Dokument einem anderen Patienten zuteilen.

3.

a) Importieren

·  Aktivieren Sie die Checkboxen der Dokumente, welche Sie importieren möchten.

·  Klicken Sie in der Werkzeugleiste, um die ausgewählten Dokumente zu importieren.
Das Import-Fenster in vitomed wird geöffnet.

·  Falls Sie mehrere Dokumente markiert haben, wird das Import-Fenster für jedes Dokument einzeln angezeigt.
Falls Sie nicht zugewiesene Dokumente markiert haben, werden Sie gefragt, ob Sie nach einem Patienten suchen möchten; klicken Sie Ja.
Die importierten Dokumente sind im DMS ersichtlich.

 

b) Löschen

·  Aktivieren Sie die Checkboxen der Dokumente, welche Sie löschen möchten.

·  Klicken Sie , um die ausgewählten Dokumente zu löschen.

·  Beantworten Sie die Kontrollfrage mit Ja.


Termine für Ärzte/Patienten freigeben

Bei der erstmaligen Freigabe von Terminen für Ärzte/Patienten müssen Sie die 3 folgenden Schritte (in dieser Reihenfolge) durchführen.

1. Leistungen definieren

Bevor Sie Termine für Ärzte/Patienten freigeben können, müssen Sie Leistungen definieren:

1.

Öffnen Sie in vitomed einen Patienten.

2.

Klicken Sie in der Werkzeugleiste das Icon docbox Überweisung (Datenexport).
Das docbox-WebBrowser-Fenster wird geöffnet.

3.

Klicken Sie in der Navigation Patiententermine freigeben, danach oben Leistungen definieren.

4.

Klicken Sie Neue Leistung eingeben.

5.

Befüllen Sie Name, Dauer und Beschreibung für diese Leistung.

6.

Definieren Sie über die Checkboxen Patienten und Zuweiser, wer diese Leistung buchen darf.

7.

Wenn Sie dieser Leistung ein Dokument anhängen (z.B. Merkblatt) möchten, gehen Sie wie folgt vor:

·  Klicken Sie Durchsuchen..., markieren Sie das gewünschte Dokument und klicken Sie Öffnen.

·  Erfassen Sie einen Titel sowie ggf. eine Beschreibung.

·  Klicken Sie Hinzufügen.

8.

Klicken Sie Speichern.
Wiederholen Sie die Schritte 4 - 8, falls Sie weitere Leistungen definieren möchten.

2. Benutzer autorisieren

Bevor Sie Termine freigeben können, müssen Sie bestimmen, welche Ärzte/Patienten bei Ihnen welche Termine für welche Leistungen buchen dürfen:

1.

Öffnen Sie in vitomed einen Patienten.

2.

Klicken Sie in der Werkzeugleiste das Icon docbox Überweisung (Datenexport).
Das docbox-WebBrowser-Fenster wird geöffnet.

3.

Klicken Sie in der Navigation Patiententermine freigeben, danach oben Leistungen definieren.
Die Funktion Ärzte sollte aktiviert sein.

4.

Jetzt haben Sie zwei Möglichkeiten. Wenn Sie möchten, dass ...

·  alle bei docbox registrierten Ärzte für alle Leistungen Termine buchen können, klicken Sie Terminbuchung für alle docbox-Ärzte zulassen
oder

·  nur bestimmte Ärzte für bestimmte Leistungen Termine buchen können, klicken Sie Weitere Ärzte berechtigen, suchen den Arzt und klicken Autorisieren auf der entsprechenden Zeile. Wählen Sie danach, welche Leistungen dieser Arzt buchen darf, und klicken Sie Speichern.
Wenn Sie danach Zur Übersicht klicken, wird der soeben berechtigte Arzt mit den autorisierten Leistungen aufgeführt. Ausserdem erhält der berechtigte Arzt eine E-Mail, in welcher er sieht, welcher Arzt ihn für welche Leistungen autorisiert hat.

Wiederholen Sie diese Schritte für zusätzliche Ärzte.

5.

Klicken Sie oben Patienten (die Funktion Benutzer autorisieren muss immer noch aktiv sein).

6.

Jetzt haben Sie erneut zwei Möglichkeiten. Wenn Sie möchten, dass ...

·  alle Patienten Termine buchen können, klicken Sie Terminbuchung für alle docbox-Patienten zulassen
oder

·  nur bestimmte Patienten Termine buchen können, klicken Sie Weitere Patienten berechtigen, erfassen Vorname/Name/E-Mail-Adresse und klicken Autorisieren.
Der Patient erhält die Zugangsdaten per E-Mail zugesandt. Sie erhalten diese Daten zusätzlich als PDF und können sie ihm auch persönlich übergeben.

Wiederholen Sie diese Schritte für zusätzliche Patienten.

3. Termine freigeben

Nachdem Sie Leistungen definiert und Benutzer autorisiert haben, können Sie Termine wie folgt freigeben:

1.

Öffnen Sie in vitomed einen Patienten.

2.

Klicken Sie in der Werkzeugleiste das Icon docbox Überweisung (Datenexport).
Das docbox-WebBrowser-Fenster wird geöffnet.

3.

Klicken Sie in der Navigation Patiententermine freigeben, danach oben Leistungen definieren.

4.

Wählen Sie Termin-Art, ggf. Wiederholung und klicken Sie Weiter.

5.

a) Sie haben beim vorherigen Schritt Einzelner Termin gewählt:

·  Erfassen Sie das Startdatum (oder klicken Sie Kalender und wählen Sie eines aus).

·  Erfassen Sie den Startzeitpunkt im Feld Von.

·  Wählen Sie die Leistung (Mehrfachauswahl nicht möglich), welche mit diesem Termin gebucht werden darf, und klicken Sie Weiter.
oder

 

b) Sie haben beim vorherigen Schritt Zeitfenster gewählt:

·  Erfassen Sie das Startdatum (oder klicken Sie Kalender und wählen Sie eines aus).

·  Erfassen Sie den Startzeitpunkt im Feld Von und den Endzeitpunkt im Feld Bis.

·  Bestimmen Sie den Terminstart alle nn Minuten.
So können Sie definieren, dass zwischen den einzelnen Terminen eine gewisse Zeit nicht verbucht ist.

·  Wählen Sie die Leistungen (Mehrfachauswahl möglich), welche mit diesem Zeitfenster gebucht werden dürfen, indem Sie die entsprechenden Checkboxen (de-)aktivieren, und klicken Sie Weiter.

6.

Prüfen Sie die Übersicht dieser Terminfreigabe sorgfältig.

7.

Klicken Sie Speichern, wenn die Daten korrekt sind.
Die docbox-Agenda wird angezeigt.

Im docbox-Fenster erhalten Sie über die Schaltflächen...

·  Agenda | Terminserien Übersicht eine Liste aller freigegebenen Termine und Terminserien;

·  Agenda | Gebuchte Termine eine Liste der gebuchten Termine (künftige und vergangene).


Termine für Ärztebesucher freigeben

Bei den folgenden Beschreibungen gehen wir davon aus, dass das docbox-WebBrowser-Fenster geöffnet ist.

1. Pharmafirmen suchen

Klicken Sie Besucherverzeichnis in der Navigation, um die Pharmafirmen zu sehen, welche ihre Daten in docbox zur Verfügung stellen.
Schreiben Sie dort die gewünschten Suchkriterien und klicken Sie Suchen; darunter werden die Treffer angezeigt.

2. Einstellungen anpassen

Bevor Sie Termine freigeben, müssen Sie möglicherweise gewisse Einstellungen anpassen.
Klicken Sie hierzu Ärztebesucherplanung in der Navigation, danach oben Einstellungen.
Hier bearbeiten Sie die Daten in den Bereichen Generell (z.B. Standard-Termindauer), Indikationen (buchbar bzw. nicht buchbar), Firmen (z.B. maximale Anzahl Besuche pro Jahr) und Abgleich Agenda (z.B. Häufigkeit von Benachrichtigungen).
Klicken Sie jeweils Speichern (bzw. Anpassen), bevor Sie in den nächsten Bereich wechseln.

3. Termine freigeben

Die Terminfreigabe für Ärztebesucher definieren Sie in einem sogenannten Buch:

1.

Klicken Sie Ärztebesucherplanung in der Navigation, danach oben Buch anlegen.

2.

Wählen Sie einen Starttermin aus der Liste.
Es werden nur Zeitspannen angezeigt, welche noch nicht vergeben sind.

3.

Wählen Sie eine Dauer aus der Liste.

4.

Bestimmen Sie, ab wann die Termine buchbar sein sollen.
Dies kann frühestens der nächste Arbeitstag sein.

5.

Klicken Sie Weiter.

6.

Definieren Sie wiederholende/einzelne Termine.
Möglicherweise werden bereits Vorschläge angezeigt; diese können Sie Bearbeiten oder Löschen.

7.

Wählen Sie Neuen wiederholenden Termin eingeben oder Neuen Einzeltermin eingeben.

8.

Befüllen Sie die notwendigen Felder und klicken Sie Speichern, danach Weiter.

9.

Prüfen Sie die Übersicht dieser Ärztebesucherplanung sorgfältig.

10.

Klicken Sie Bestätigen, wenn die Daten korrekt sind.
Die Übersicht der Ärztebesucherplanung mit der docbox-Agenda wird angezeigt; im Bereich Aktuelle Bücher finden Sie das soeben erstellte Buch.


Terminabgleich aus docbox in die vitomed-Agenda

Sie können Einträge der docbox-Agenda (freigegebene oder gebuchte Termine/Zeitfenster) regelmässig und automatisiert in die vitomed-Agenda übertragen lassen (aber nicht umgekehrt). Der umgekehrte Abgleich (also von vitomed zu docbox) funktioniert nur dann, wenn Sie in der vitomed-Agenda einen Termin, welcher in docbox gebucht wurde, verschieben oder löschen.

Damit dieser Abgleich funktioniert, müssen Sie den Schalter StartAutomatischAbgleich auf Ja stellen.

Das folgende Bild zeigt, wie docbox-Einträge in der vitomed-Agenda aussehen können; einerseits ein freigegebenes Zeitfenster, andererseits ein gebuchter Ärztebesucher-Termin:

Im Zusammenhang mit dem Terminabgleich gibt es ein paar Schalter, von denen nachfolgend einige beschrieben sind (suchen Sie in der Schalterverwaltung nach docbox, um alle diesbezüglichen Schalter zu sehen):

·  AppointmentReasonBooked: Besuchsgrund-Kürzel für gebuchte Termine (Default: docbox);

·  AppointmentReasonEmergency: Besuchsgrund-Kürzel für Notfalldienst (Default: docbox_em);

·  AppointmentReasonOpen: Besuchsgrund-Kürzel für reservierte Zeitslots (Default: docbox_res)

·  AppointmentStateToDelete: Terminstatus, welche als zu löschende Termine gewertet werden sollen. Die so markierten Termine werden beim nächsten Synchronisieren auf der docbox gelöscht (Default: -1, entspricht ungültigem Status und somit inaktiv);

·  DefaultAppointmentData: Falls beim Einfügen von neuen docbox-Terminen zusätzliche Felder gesetzt werden müssen, können Sie dies hier eingeben
(Format: Feld1=Wert1,Feld2=Wert2 (Syntax wie im SQL!), Default=(leer));

·  LastUpdate_XXX: Hier wird der Zeitpunkt des letzten Synchronisierungs-Vorganges für jeden Benutzer gespeichert;

·  UpdateCurrentProviderOnly: Kann gesetzt werden, falls auf den Stationen nur der aktuelle Leistungserbringer (sofern konfiguriert) aktualisiert werden soll (Default: false = nein).

Sie können auf der Werkzeugleiste des Terminerfassungsfensters ein Icon parametrieren, über welches Sie den entsprechenden Termin in docbox aufrufen können.

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