vitoclient-Services - Abläufe automatisieren

Mit vitoclient-Services können Sie bestimmte Arbeitsabläufe automatisiert durchführen lassen. Die folgenden Funktionen sind (v.a. für den Systemadministrator vitomed) verfügbar:

·  Download-Service: Elemente vom Online-Portal herunterladen (aber nicht automatischinstallieren!);

·  SMS-Service: Terminerinnerungen/Geburtstagsglückwünsche senden.

Beachten Sie auch die Systemanforderungen für die vitoclient-Services.


Dieses Thema enthält:

·  Download-Service - Element abonnieren

·  Download-Service - Element installieren

·  Download-Service - SQL-Server-Aufträge verwalten

·  SMS-Service - SQL-Server-Aufträge verwalten

·  Download- und SMS-Service - Protokoll "Auftragsverlauf" anzeigen

·  Download- und SMS-Service - Protokoll "Aktivitäten/Fehler" anzeigen


Download-Service

Mit dem Download-Service werden Elemente, welche Sie im Online-Portal abonniert haben, automatisiert heruntergeladen (aber nicht installiert!), sobald eine neuere Version gefunden wird. Beim vitomed-Neustart und beim Benutzerwechsel wird in einem Popup-Fenster angezeigt, ob neue Downloads vorhanden sind; Sie müssen also nicht mehr im Online-Portal nachschauen.


Download-Service - Element abonnieren

Bestimmen Sie, welches Element (z.B. Update vitomed) automatisch heruntergeladen werden soll:

1.

Wählen Sie ? | Info...

2.

Klicken Sie Online-Portal.
Via Internet wird eine Verbindung hergestellt und die verschiedenen Bereiche angezeigt.

3.

Rechtsklicken Sie den Bereich Neue Downloads und wählen Sie im Kontextmenü Download-Service aktivieren (falls Sie diesen Service bereits aktiviert haben, ist die Funktion nicht anwählbar).

4.

Markieren Sie die Zeile des zu abonnierenden Elementes (keine Überschrift) mittels Klick.
Falls Sie das gewünschte Element nicht finden, suchen Sie dieses in der Download-History.

5.

Rechtsklicken Sie die markierte Zeile und wählen Sie Automatisch herunterladen im Kontextmenü.

6.

Schliessen Sie das Online-Portal über Datei | Beenden und das Informationen-Fenster über OK.

Im Fenster SQL-Server-Aufträge verwalten müssen Sie den entsprechenden Auftrag aktivieren und einen Zeitplan anlegen. Stellen Sie ausserdem sicher, dass der Schalter Aktiv in der Sektion DownloadService auf Ja steht.


Download-Service - Element installieren

So installieren Sie das automatisch heruntergeladene Element:

1.

Wenn Sie vitomed starten (oder den Benutzer wechseln) wird in einem Popup-Fenster angezeigt, dass Neue Downloads vorhanden sind; klicken Sie den Link in diesem Popup-Fenster.
Das Fenster, welches diese Downloads enthält, können Sie auch so aufrufen:

·  ? | Info, danach Download-Liste aufrufen klicken.

2.

Aktivieren Sie im Fenster Downloads... die Checkbox des Elementes, welches Sie installieren möchten.

3.

Klicken Sie Ausführen.
Dateien werden angezeigt; um aber z.B. ein vitomed-Update durchzuführen, müssen Sie vitomed schliessen und erneut starten.


Download-Service - SQL-Server-Aufträge verwalten

Im Fenster SQL-Server-Aufträge verwalten bestimmen Sie mittels Zeitplan, wann und wie häufig der Download-Service ausgeführt werden soll.

1.

Wählen Sie ? | Daten und Parameterverwaltung | Tabellen/Indices bearbeiten im vitomed-Hauptmenü.

2.

Wählen Sie im neuen Fenster Zusatz-Funktionen, danach Client-Services | SQL-Server-Aufträge verwalten.
Im angezeigten Fenster sehen Sie eine Liste der verschiedenen Aufträge.

3.

Für den Download-Service ist nur der gleichnamige Auftrag notwendig; aktivieren Sie dessen Checkbox in der Spalte Aktiviert.

4.

Rechtsklicken Sie diesen Auftrag und wählen Sie Zeitplan im Kontextmenü.
Ein weiteres Fenster wird geöffnet.

5.

Wählen Sie im Bereich Häufigkeit, wie oft der Auftrag Ausgeführt und Wiederholt werden soll.

6.

Wählen Sie im Bereich Häufigkeit pro Tag, ob der Auftrag Einmalig (mit Uhrzeit) oder Mehrmals (alle N Stunden/Minuten) ausgeführt werden soll.
Bei Mehrmals können Sie zudem bestimmen, innerhalb welcher Zeitspanne der Auftrag ausgeführt werden soll (z.B. 08.00 - 18.00 Uhr); generell gilt, dass Ihr SQL-Server während der Ausführung in Betrieb sein muss.

7.

Klicken Sie Speichern, um das Zeitplan-Fenster zu schliessen.

8.

Klicken Sie Speichern, um das Aufträge-Fenster zu schliessen.


SMS-Service

Mit dem SMS-Service werden Terminerinnerungen und Geburtstagsglückwünsche mittels von Ihnen definierter Zeitpläne automatisiert an Ihre Patienten gesendet.

Beachten Sie auch die Informationen zu vitosms.


SMS-Service - SQL-Server-Aufträge verwalten

Bedingungen, welche geprüft werden bei Geburtstagsglückwünschen und Terminerinnerungen:

·  Der Patient, welcher eine SMS erhalten soll, hat mindestens eine Behandlung:

·  Falls Behandlungen von mehreren Mandanten existieren, wird der Mandant der letzten Behandlungseröffnung belastet;

·  Hat der Patient noch keine Behandlung, wird der Mandant aus dem Schalter DefaultSMSMandant übernommen.

·  Der Mandant besitzt eine gültige Lizenznummer.

·  Beim Patienten ist kein Sterbedatum erfasst.

·  Beim Patienten ist eine Mobiltelefonnummer oder E-Mail-Adresse hinterlegt (s. weiter unten).

·  Textvorlagen sind erstellt.

·  Credits-Guthaben ist vorhanden.

Bedingungen, welche zusätzlich geprüft werden nur bei Terminerinnerungen:

·  Der Terminstatus ist definitiv.

·  Für diese Termin ist noch keine Erinnerung gesendet worden.

Im Fenster SQL-Server-Aufträge verwalten bestimmen Sie mittels Zeitplan, wann und wie häufig der SMS-Service ausgeführt werden soll, und zwar für Terminerinnerungen und Geburtstagsglückwünsche getrennt.

1.

Wählen Sie ? | Daten- und Parameterverwaltung | Tabellen/Indices bearbeiten im vitomed-Hauptmenü.

2.

Wählen Sie im neuen Fenster Zusatz-Funktionen, danach Client-Services | SQL-Server-Aufträge verwalten.
Im angezeigten Fenster sehen Sie eine Liste der verschiedenen Aufträge.

3.

Für den SMS-Service sind mehrere Aufträge notwendig:

 

·  Terminerinnerungen aufbereiten und/oder Geburtstagsglückwünsche aufbereiten

·  Mitteilungen senden

·  Status aktualisieren

Aktivieren Sie die gewünschten Checkboxen in der Spalte Aktiviert.

4.

Rechtsklicken Sie einen Auftrag und wählen Sie Zeitplan im Kontextmenü.
Ein weiteres Fenster wird geöffnet.

5.

Wählen Sie im Bereich Häufigkeit, wie oft der Auftrag Ausgeführt und Wiederholt werden soll (sowohl bei Terminerinnerungen als auch bei Geburtstagsglückwünschen ist Täglich sicher sinnvoll).

6.

Wählen Sie im Bereich Häufigkeit pro Tag, ob der Auftrag Einmalig (mit Uhrzeit) oder Mehrmals (alle N Stunden/Minuten) ausgeführt werden soll sowohl bei Terminerinnerungen als auch bei Geburtstagsglückwünschen ist Einmalig sicher sinnvoll).
Bei Mehrmals können Sie zudem bestimmen, innerhalb welcher Zeitspanne der Auftrag ausgeführt werden soll (z.B. 08.00 - 18.00 Uhr); generell gilt, dass Ihr SQL-Server während der Ausführung in Betrieb sein muss.

Egal, ob Sie Einmalig oder Mehrmals wählen, die Zeitpläne müssen in folgender Reihenfolge ausgeführt werden:
a) Terminerinnerungen und/oder Geburtstagsglückwünsche aufbereiten (z.B. 10.00h);
b) Mitteilungen senden (z.B. 10.10h);
c) Status aktualisieren (z.B. 10.20h).
Zwischen den Startzeitpunkten der einzelnen Aufträge sollten mindestens 5 Minuten liegen. Achten Sie ausserdem darauf, dass die SMS nicht zur Unzeit versendet werden; Sie möchten Ihre Patienten schliesslich nicht aus der Tiefschlafphase wecken.

7.

Klicken Sie Speichern, um das Zeitplan-Fenster zu schliessen.

8.

Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 7 für weitere Aufträge.

9.

Klicken Sie Speichern, um das Aufträge-Fenster zu schliessen.

Die Schalter TerminerinnerungSenden und/oder GeburtstagsglückwünscheSenden müssen auf Ja stehen, sonst werden die Aufträge nicht ausgeführt.

Bestimmen Sie im Schalter DefaultSMSMandant einen Mandanten, damit Sie auch an Patienten, welche noch keine Behandlung haben, SMS senden können.

Mit den Schaltern OffsetStartStage und OffsetSuchTage bestimmen Sie, wie viele Tage nach dem aktuellen Tagesdatum und an wie vielen aufeinander folgenden Tagen nach Terminen gesucht werden soll.

Mit dem Schalter CreditBestandPrüfen bestimmen Sie, ob der Creditbestand geprüft werden soll; falls ja, wird beim vitomed-Start eine Meldung angezeigt, wenn der von Ihnen definierte Mindestbestand (Schalter CreditMindestbestand) unterschritten wird.

Hat der Patient keine Mobiltelefonnummer bzw. E-Mail-Adresse, wird

·  bei Geburtstagsglückwünschen kein Eintrag in die Versand-Queue erstellt;

·  bei Terminerinnerungen ein Eintrag mit entsprechender Fehlermeldung erstellt; so könnte der Patient anderweitig (z.B. brieflich) erinnert werden.

Beachten Sie auch die generellen Informationen zu vitosms.


Download- und SMS-Service - Protokoll "Auftragsverlauf" anzeigen

Der Aufruf dieses Protokolls funktioniert für den Download- und den SMS-Service identisch, deshalb werden diese hier im gleichen Abschnitt behandelt.

Im Fenster SQL-Serveraufträge verwalten können Sie pro Auftrag ein Protokoll aufrufen; dieses zeigt, mit welchem Resultat der Auftrag abgeschlossen wurde.

1.

Wählen Sie ? | Daten- und Parameterverwaltung | Tabellen/Indices bearbeiten im vitomed-Hauptmenü.

2.

Wählen Sie im neuen Fenster Zusatz-Funktionen, danach Client-Services | SQL-Serveraufträge verwalten.
Im angezeigten Fenster sehen Sie eine Liste der verschiedenen Aufträge.

3.

Rechtsklicken Sie den gewünschten Auftrag und wählen Sie Protokoll Auftragsverlauf im Kontextmenü.
Aufgrund des von Ihnen gewählten Zeitraumes wird für jede Ausführung ein Protokolleintrag vorgenommen. In der Spalte Status sehen Sie, ob der Auftrag mit Erfolg oder mit Fehler abgeschlossen wurde. Diese Liste können Sie sortieren, indem Sie einen Spaltentitel klicken.

4.

Klicken Sie Schliessen, um das Fenster zu verlassen.

Der Status Erfolg eines Auftrages zeigt, dass er im SQL-Server ausgeführt werden konnte; dies bedeutet nicht notwendigerweise, dass z.B. die SMS auch wirklich verschickt werden konnten. Aufschluss gibt jedoch das nachfolgend beschriebene Aktivitäten-/Fehlerprotokoll.


Download- und SMS-Service - Protokoll "Aktivitäten/Fehler" anzeigen

Anzeige und Bedienung dieses Protokolls funktionieren für den Download- und den SMS-Service identisch, deshalb werden diese hier im gleichen Abschnitt behandelt.

1.

Wählen Sie ? | Daten- und Parameterverwaltung | Tabellen/Indices bearbeiten im vitomed-Hauptmenü.

2.

Wählen Sie im neuen Fenster Zusatz-Funktionen, danach Client-Services | SQL-Serveraufträge verwalten.

3.

Ein separates Fenster zeigt die fehlerhaften Downloads und/oder SMS-Aufträge in verschiedenen Registern (in Klammern jeweils die Anzahl Fehler); mit der Schaltfläche ...

 

·  Drucken geben Sie die Liste auf Papier aus;

·  Alle löschen entfernen Sie die Liste;

·  OK schliessen Sie das Fenster, ohne eine Aktivität auszulösen.