vitosms - Einzelversand SMS/E-Mail

Mit dieser vitosms-Funktion senden Sie eine einzelne SMS bzw. E-Mail mit beliebigem Inhalt an einen Patienten (oder eine andere Person).

Kosten für den Versand: 1 Credit pro SMS/E-Mail.
Eine SMS kann teurer werden, wenn Sie mehr als 160 Zeichen senden; die genauen Kosten werden während des Schreibens dynamisch angepasst.

Prüfen Sie vorgängig, ob der sendende Mandant über ein ausreichendes Credits-Guthaben verfügt.

Dieses Thema enthält:

·  Einzelne SMS senden

·  Einzelne E-Mail senden

·  Übersicht der einzeln gesendeten SMS/E-Mails anzeigen


Einzelne SMS senden

1.

a) Suchen Sie die Person, welche eine SMS erhalten soll, im entsprechenden Stamm, und klicken Sie dort neben der Mobiltelefonnummer (Empfänger-Nummer und -Name werden so automatisch befüllt)

oder

b) Wählen Sie Hilfsprogramme | SMS-Meldung versenden.

2.

Erfassen Sie ggf. den Absender.
Schreiben Sie z.B. Ihren Namen oder Ihre Mobiltelefon-Nummer (das Feld ist bei alphanumerischer Eingabe auf 11, bei numerischer Eingabe auf 13 Zeichen beschränkt).
Falls Sie Ihre Absendernummer im internationalen Format (+41781234567 oder 0041781234567) eingeben, kann der Empfänger direkt auf diese Nummer eine SMS senden oder anrufen.

3.

Erfassen Sie die Empfänger-Mobiltelefon-Nummer (falls 1b gewählt).
Die folgenden Formate werden akzeptiert: +41781234567 / 0041781234567 / 0781234567.

4.

Erfassen Sie den Empfänger-Namen (falls 1b gewählt).
Dieser wird in der Übersicht angezeigt und kann Ihnen bei Recherchen helfen.

5.

Erfassen Sie im Feld Mitteilung den gewünschten Text.
Sie können bis zu 1'300 Zeichen eingeben; die Anzahl geschriebener Zeichen sowie die Kosten der Mitteilung (in Credits) werden unterhalb des Textfeldes dynamisch angepasst.

6.

Aktivieren Sie, falls gewünscht, die Checkbox Flashing SMS.
Eine Flashing SMS wird direkt auf dem Bildschirm angezeigt; der Empfänger kann eine solche Nachricht zwar speichern, wenn er aber die falsche Schaltfläche antippt, wird sie ohne Rückfrage unwiderruflich gelöscht. Im Gegensatz dazu muss eine normale SMS manuell gelöscht und diese Löschung in einer Rückfrage normalerweise zusätzlich bestätigt werden.
Wir empfehlen Ihnen deshalb, diese Checkbox nicht zu aktivieren.

7.

Sendezeit:

a) Aktivieren Sie die Checkbox Sofort senden

oder

b) Definieren Sie eine Sendezeit im gleichnamigen Fenster.

Achten Sie darauf, die SMS nicht zur Unzeit zu senden; Sie möchten Ihre Patienten schliesslich nicht aus der Tiefschlafphase wecken.

8.

Bestimmen Sie, ob und wie der SMS-Versand rückgemeldet werden soll:

·  Keine Rückmeldung;

·  SMS-Rückmeldung an beliebige Mobiltelefon-Nummer (kostet 1 Credit);

·  E-Mail-Rückmeldung an beliebige E-Mail-Adresse (kostet 1 Credit).

9.

Klicken Sie Senden.
Falls Ihr Credits-Guthaben nicht ausreicht, weist Sie eine Meldung darauf hin; ansonsten wird die Nachricht übermittelt.

Im Register Status wird vermerkt, ob und wann Ihre SMS ausgeliefert wurde. Möglicherweise müssen Sie zuerst Status aktualisieren klicken, um die Anzeige auf den aktuellsten Stand zu bringen.

Wenn Sie den Versand wie unter 1a beschrieben vornehmen, wird die Patientennummer des Empfängers ins SMS-/Mail-Log übertragen.

Beim Senden von SMS wird als Absender-Telefonnummer standardmässig die Empfänger-Nummer angegeben, damit nicht direkt geantwortet werden kann.


Einzelne E-Mail senden

1.

Wählen Sie Hilfsprogramme | SMS-Meldung versenden.

2.

Aktivieren Sie das Optionsfeld E-Mail.

3.

Erfassen Sie den Absender-Namen.
Die Absender-Mailadresse wird aus den Mandanten-Stammdaten übernommen und kann hier nicht verändert werden.

4.

Erfassen Sie Empfänger-Mailadresse und Empfänger-Name.

5.

Bestimmen Sie, ob diese E-Mail an weitere sichtbare (Cc = Kopie) bzw. nicht sichtbare (Bcc = Blindkopie) Empfänger gesendet werden soll (mehrere Mailadressen trennen Sie mittels ; ab); solche Empfänger kosten keine zusätzlichen Credits.

6.

Erfassen Sie einen aussagekräftigen Betreff.

7.

Schreiben Sie im Feld Mitteilung den gewünschten Text.

8.

Über können Sie beliebig viele Anhänge bis zur Gesamtgrösse von 5 MB hinzufügen (die Dateigrösse sehen Sie hinter jedem Anhang, die Gesamtgrösse bei der Beschriftung Anhänge).
Wird diese Gesamtgrösse überschritten, erscheint eine Meldung.

9.

Klicken Sie Senden.
Falls Ihr Credits-Guthaben nicht ausreicht, weist Sie eine Meldung darauf hin; ansonsten wird die Nachricht übermittelt.

Im Register Status wird vermerkt, ob und wann Ihre E-Mail ausgeliefert wurde. Möglicherweise müssen Sie zuerst Status aktualisieren klicken, um die Anzeige auf den aktuellsten Stand zu bringen.

Natürlich können Sie eine einzelne E-Mail auch mit Ihrem Mail-Programm schreiben und senden. Suchen Sie die Person, welche eine E-Mail erhalten soll, im entsprechenden Stamm, und klicken Sie dort neben der E-Mail-Adresse; wenn Sie mit Outlook arbeiten, wird jetzt automatisch eine neue E-Mail geöffnet und die Empfänger-Mail-Adresse vorbefüllt.


Übersicht der einzeln gesendeten SMS/E-Mails anzeigen

Diese Liste zeigt die von Ihnen wie oben beschrieben einzeln gesendeten SMS und E-Mails.

1.

Wählen Sie Hilfsprogramme | SMS-Meldung versenden.

2.

Klicken Sie Übersicht im Bereich Mitteilungen.

3.

Definieren Sie den Zeitraum, von welchem Sie die gesendeten SMS/E-Mails sehen möchten:

·  Wählen Sie bei Zeitbereich Datum/Uhrzeit und die Anzahl Stunden vor diesem Zeitpunkt

oder

·  wählen Sie bei Datumsbereich eine von-/bis-Zeitspanne (Datum und Uhrzeit).

4.

Bestimmen Sie allenfalls im Bereich Filter weitere Werte, um das Ergebnis einzuschränken.

5.

Klicken Sie Filter anwenden.
Die Liste können Sie mittels Klick einer Spaltenüberschrift nach den entsprechenden Werten sortieren.

Über Statusinformationen aktualisieren bringen Sie die Liste auf den neuesten Stand. Dies kann notwendig sein, wenn Sie z.B. gepufferte Einträge (Mitteilungen, welche dem Empfänger noch nicht zugestellt werden konnten, weil sein Mobiltelefon ausgeschaltet war oder keinen Empfang hatte) haben.

Über Drucken können Sie diese Liste auf Papier ausgeben.