vitosms - Massenversand SMS/E-Mail (Terminerinnerung/Terminbestätigung)

Um sicherzustellen, dass Ihre Patienten die Termine einhalten, können Sie mit vitomed Erinnerungen via SMS und E-Mail senden. Voraussetzung ist, dass Sie die Mobiltelefon-Nummer bzw. E-Mail-Adresse in den Patienten-Stammdaten erfasst haben.

Jeder Termin wird nur 1 Mal erinnert. Sind bei einem Patienten Mobiltelefon-Nummer und E-Mail-Adresse gespeichert, wird die zuerst erstellte Versandart angewendet.

Nutzen Sie die modernen Kommunikationstechnologien, denn pünktlich erscheinende Patienten erlauben ein strafferes Zeitmanagement im Praxisalltag.


Dieses Thema enthält:

·  Terminerinnerung via SMS senden

·  Terminerinnerung via E-Mail senden

·  SMS-/Mail-Log


Terminerinnerung via SMS senden

1.

Wählen Sie Hilfsprogramme | Termin-Erinnerungen generieren in der Agenda (vitodate).

2.

Wählen Sie im neuen Fenster die gewünschten Einstellungen:

·  Berücksichtigte Termine: bestimmen Sie, für welchen Tag die Termine erinnert werden sollen (Mehrfachauswahl ist möglich);

·  Termin-Status: bestimmen Sie, welcher Terminstatus erinnert werden soll (Mehrfachauswahl ist möglich);

·  Besuchsgründe (ab Version 2.69): bestimmen Sie, welcher Besuchsgrund erinnert werden soll (Mehrfachauswahl ist möglich; vorgeschlagen werden alle Besuchsgründe, welche in zukünftigen Terminen gefunden werden). Entweder werden die Kurzzeichen (= Default) oder die Bezeichnungen der Besuchsgründe angezeigt; dies ist abhängig von der Parametrierung in der Datei VM97.DEF. Deaktivieren Sie die Checkbox Alle Besuchsgründe, falls Sie einzelne Besuchsgründe erinnern möchten;

·  Sende-Optionen (nur SMS): bestimmen Sie die früheste Sendezeit für die Meldungen oder ob diese sofort gesendet werden sollen.
Diese Option greift nur bei SMS; E-Mails werden immer sofort gesendet.

3.

Aktivieren Sie die Checkbox Pro Patient und Tag nur eine einzige Erinnerung aufbereiten, damit ein Patient nur für den ersten Termin an einem Tag eine Erinnerung erhält.
Wenn Sie diese Einstellung ändern, können Sie anschliessend deren Gültigkeitsbereich festlegen.

4.

Klicken Sie Patienten zusammensuchen im Bereich SMS-Aufträge aufbereiten.
Die Patienten werden aufgelistet.

5.

Markieren Sie die Patienten, welche eine Erinnerung erhalten sollen (durch Klicken und gleichzeitiges Drücken der Ctrl-Taste können Sie mehrere einzelne, durch Ziehen mit der linken Maustaste mehrere aufeinanderfolgende Einträge markieren) oder aktivieren Sie die Checkbox Alle markieren.

6.

Klicken Sie SMS-Aufträge ans Online-Portal senden.
Jetzt wird automatisch geprüft, ob Sie noch genügend Credits für das Versenden dieser Erinnerungen besitzen:

·  Falls Nein, müssen Sie zuerst mindestens die notwendige Anzahl Credits kaufen;

·  Falls Ja, werden Aufträge ans Online-Portal gesendet und von dort an Ihre Patienten übermittelt.

7.

Nach der Ausführung zeigt eine Meldung, wie viele Datensätze erfolgreich verarbeitet wurden und wie viele Credits Sie noch zur Verfügung haben.
Bestätigen Sie diese Meldung mit OK.

Sie können Terminerinnerungen via SMS auch für Termine von Patienten generieren, welche noch nicht in den Patienten-Stammdaten aufgenommen sind; im Termin muss jedoch eine Mobile-Nummer erfasst sein.

Für die unter Punkt 2 beschriebenen Einstellungen können Sie über die Schalterverwaltung (Suchbegriff Offset) Vorgabewerte bestimmen.

Sie können Terminerinnerungen und Geburtstagsglückwünsche automatisiert senden.


Terminerinnerung via E-Mail senden

1.

Wählen Sie Hilfsprogramme | Termin-Erinnerungen generieren in der Agenda (vitodate).

2.

Wählen Sie im neuen Fenster die gewünschten Einstellungen:

·  Berücksichtigte Termine: bestimmen Sie, für welchen Tag die Termine erinnert werden sollen (Mehrfachauswahl ist möglich);

·  Termin-Status: bestimmen Sie, welcher Terminstatus erinnert werden soll (Mehrfachauswahl ist möglich);

·  Besuchsgründe (ab Version 2.69): bestimmen Sie, welcher Besuchsgrund erinnert werden soll (Mehrfachauswahl ist möglich; vorgeschlagen werden alle Besuchsgründe, welche in zukünftigen Terminen gefunden werden). Entweder werden die Kurzzeichen (= Default) oder die Bezeichnungen der Besuchsgründe angezeigt; dies ist abhängig von der Parametrierung in der Datei VM97.DEF. Deaktivieren Sie die Checkbox Alle Besuchsgründe, falls Sie einzelne Besuchsgründe erinnern möchten;

·  Sende-Optionen (nur SMS): Diese Option greift nur bei SMS; E-Mails werden immer sofort gesendet.

3.

Aktivieren Sie die Checkbox Pro Patient und Tag nur eine einzige Erinnerung aufbereiten, damit ein Patient nur für den ersten Termin an einem Tag eine Erinnerung erhält.
Wenn Sie diese Einstellung ändern, können Sie anschliessend deren Gültigkeitsbereich festlegen.

4.

Klicken Sie Patienten zusammensuchen im Bereich E-Mail-Aufträge aufbereiten.
Die Patienten werden aufgelistet.

5.

Markieren Sie die Patienten, welche eine Erinnerung erhalten sollen (durch Klicken und gleichzeitiges Drücken der Ctrl-Taste können Sie mehrere einzelne, durch Ziehen mit der linken Maustaste mehrere aufeinanderfolgende Einträge markieren) oder aktivieren Sie die Checkbox Alle markieren.

6.

Klicken Sie E-Mail-Aufträge ans Online-Portal senden.
Jetzt wird automatisch geprüft, ob Sie noch genügend Credits für das Versenden dieser Erinnerungen besitzen:

·  Falls Nein, müssen Sie zuerst mindestens die notwendige Anzahl Credits kaufen;

·  Falls Ja, werden Aufträge ans Online-Portal gesendet und von dort an Ihre Patienten übermittelt.

7.

Nach der Ausführung zeigt eine Meldung, wie viele Datensätze erfolgreich verarbeitet wurden und wie viele Credits Sie noch zur Verfügung haben.
Bestätigen Sie diese Meldung mit OK.

Für die unter Punkt 2 beschriebenen Einstellungen können Sie über die Schalterverwaltung (Suchbegriff Offset) Vorgabewerte bestimmen.


SMS-/Mail-Log

Der oben beschriebene Massenversand von SMS/E-Mails wird in einem Log (Protokoll) festgehalten.

Log einsehen

1.

a) Aus der Agenda über Hilfsprogramme | Termin-Erinnerungen generieren

oder

b) aus dem vitomed-Hauptmenü über Termine | Recall-Briefe.

Falls innerhalb der letzten 7 Tage SMS-Logeinträge gefunden werden, bei welchen der Auslieferungsstatus des Providers nicht auf dem aktuellsten Stand ist, werden Sie gefragt, ob Sie diesen Status nachführen möchten; antworten Sie entsprechend.

2.

Wählen Sie Hilfsprogramme | SMS/Mail-Log einsehen und SMS/Mail-Texte bearbeiten.
Das Log wird angezeigt; die Spalte Status Provider können Sie, falls nötig, während 7 Tagen nach Versand nachführen lassen.

3.

Um weitere Informationen zu sehen, wählen Sie Einstellungen | Alle Spalten einblenden.
Die zusätzlichen Angaben sind vorwiegend technischer Natur; in der letzten Spalte finden Sie den Mitteilungstext (oder Teile davon).

Im unteren Teil dieses Fensters haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Anzeige zu verändern. Beachten Sie: wenn Sie das Log via ...

·  Agenda aufrufen, werden die Terminerinnerungen bzw.

·  Recalls aufrufen, werden die Recall-Termine

angezeigt.

Ändern Sie die Ansicht, indem Sie einen anderen Mitteilungs-Typ aus der Combobox wählen; um alle Mitteilungen zu sehen, klicken Sie diese Combobox und drücken die Del-Taste.

Log (Auslieferungsstatus) nachführen

Wenn Sie Terminerinnerungen, Terminbestätigungen oder Recall-Aufgebote via SMS senden, wartet vitosms eine bestimmte Anzahl Sekunden (s. unten), bis die Antwort vom Provider kommt, ob die SMS übermittelt werden konnte. Falls die Übermittlung länger dauert, wird in vitosms der Status Nicht verarbeitet oder Nicht übermittelt angezeigt.

Folgende Statustypen für die Auslieferung sind möglich:

·  0 = ausgeliefert;

·  1 = gepuffert (buffered). Die Kurzmitteilung konnte nicht auf Anhieb erfolgreich ausgeliefert werden (z.B. Empfänger-Mobiltelefon ausgeschaltet, Funkloch). Das Netzwerk versucht in solchen Fällen (normalerweise während maximal 24 Stunden), die Kurzmitteilung auszuliefern;

·  2 = fehlgeschlagen (failed). Die SMS konnte definitiv nicht zugestellt werden und es erfolgen keine weiteren Zustellversuche.

1.

Rufen Sie das Log auf.

2.

Klicken Sie die Combobox Mitteilungs-Typ und drücken Sie die Del-Taste.
Jetzt werden die Einträge aller Mitteilungs-Typen angezeigt.

3.

Klicken Sie die Spaltenüberschrift Status Provider, damit die Liste nach den verschiedenen Status sortiert wird.

4.

Markieren Sie die Einträge, welche den Status Nicht verarbeitet aufweisen (durch Klicken und gleichzeitiges Drücken der Ctrl-Taste können Sie mehrere einzelne, durch Ziehen mit der linken Maustaste mehrere aufeinanderfolgende Einträge markieren).

5.

Wählen Sie Extras | Auslieferungsstatus bei der aktuellen Auswahl nachführen.
Alternativ rechtsklicken Sie die Markierung und wählen die Funktion im Kontextmenü.

6.

Klicken Sie Ja in der Kontrollfrage, wenn Sie den Auslieferungsstatus der Einträge wirklich nachführen möchten.

7.

Eine Meldung zeigt, dass der Auslieferungsstatus aktualisiert wurde.
Bestätigen Sie diese mit OK.

Falls Sie den Auslieferungsstatus oft nachführen lassen, erhöhen Sie die Zeitspanne im Schalter AuslieferungsStatusAbfragenSekunden auf maximal 15 Sekunden. Bedenken Sie jedoch, dass Sie beim Aufbereiten von SMS-Terminerinnerungen entsprechend länger warten müssen.

Log (Terminerinnerungen) rücksetzen

Diese Funktion bewirkt, dass die rückgesetzten Einträge bei einem künftigen Terminerinnerungs-Lauf erneut aufbereitet werden.

1.

Rufen Sie das Log auf.

2.

Wählen Sie Termin-Erinnerung in der Combobox Mitteilungs-Typ.
Nur diese Mitteilungen können Sie rücksetzen.

3.

Markieren Sie die Einträge, welche Sie rücksetzen möchten (durch Klicken und gleichzeitiges Drücken der Ctrl-Taste können Sie mehrere einzelne, durch Ziehen mit der linken Maustaste mehrere aufeinanderfolgende Einträge markieren).

4.

Wählen Sie Extras | Aktuelle Auswahl für die nochmalige Verarbeitung rücksetzen.
Alternativ rechtsklicken Sie die Markierung und wählen die Funktion im Kontextmenü.

5.

Beantworten Sie die Kontrollfrage mit Ja, wenn Sie die markierten Einträge wirklich rücksetzen und zur nochmaligen Verarbeitung freigeben möchten.

6.

Eine Meldung zeigt, wie viele Einträge rückgesetzt wurden.
Bestätigen Sie diese mit OK.

Log löschen

In diesem Protokoll werden sämtliche gesendeten SMS/E-Mails aufbewahrt; es kann deshalb sinnvoll sein, wenn Sie die älteren Einträge gelegentlich löschen, um die Liste übersichtlich zu halten.

1.

Rufen Sie das Log auf.

2.

Klicken Sie die Combobox Mitteilungs-Typ und drücken Sie die Del-Taste.
Jetzt werden die Einträge aller Mitteilungs-Typen angezeigt.

3.

Klicken Sie, falls nötig, die Spaltenüberschrift Einlieferdatum, damit die ältesten Einträge zuoberst stehen.
Defaultmässig sollte die Liste schon nach dieser Spalte sortiert sein; beachten Sie, dass mit jedem weiteren Klick der Überschrift die Sortierreihenfolge ändert.

4.

Markieren Sie die zu löschenden Einträge (durch Klicken und gleichzeitiges Drücken der Ctrl-Taste können Sie mehrere einzelne, durch Ziehen mit der linken Maustaste mehrere aufeinanderfolgende Einträge markieren).

5.

Wählen Sie Extras | Aktuelle Auswahl bis zu einem wählbaren Datum reorganisieren.
Alternativ rechtsklicken Sie die Markierung und wählen die Funktion im Kontextmenü.

6.

Geben Sie im Reorganisieren-Fenster das Datum ein, bis und mit welchem Sie die markierten Log-Einträge löschen möchten, und klicken Sie OK.

7.

Beantworten Sie die Kontrollfrage mit Ja, wenn Sie die markierten Einträge wirklich löschen möchten.

8.

Eine Meldung zeigt, wie viele Einträge gelöscht wurden.
Bestätigen Sie diese mit OK.

Log-Einträge, welche Sie mit dieser Funktion löschen, werden definitiv entfernt und können nicht wiederhergestellt werden.